Mở quán cafe có cần thuê kế toán không là câu hỏi mà nhiều chủ quán nhỏ chần chừ rất lâu, vì thuê thì tốn thêm chi phí cố định mỗi tháng, mà không thuê thì lo sổ sách, hóa đơn và nghĩa vụ thuế làm sai lúc nào không hay. Câu trả lời thực tế là tùy vào quy mô và hình thức kinh doanh của quán, nhưng dù thuê hay tự làm, vẫn có một phần việc sổ sách tối thiểu mà chủ quán buộc phải tự nắm được. Bài viết này phân tích rõ hai phần việc đó, với lưu ý các quy định cụ thể cần được kiểm chứng lại với cơ quan thuế địa phương hoặc đơn vị tư vấn tại thời điểm bạn thực hiện.
Mục lục
Khi nào quán nên thuê kế toán hoặc dịch vụ kế toán
Với quán nhỏ do hộ kinh doanh vận hành, doanh thu chưa lớn và số lượng hóa đơn đầu vào, đầu ra còn ít, nhiều chủ quán vẫn tự quản lý được phần ghi chép cơ bản, đồng thời nhờ dịch vụ kế toán theo vụ để hỗ trợ những việc định kỳ như kê khai và quyết toán. Khi quán lớn dần, chuyển sang hình thức doanh nghiệp, có nhiều nhân viên, nhiều nhà cung cấp và doanh thu qua nhiều kênh như tiền mặt, chuyển khoản và ứng dụng giao hàng, khối lượng chứng từ tăng lên nhanh chóng và sai sót bắt đầu có cái giá đắt hơn. Đó là lúc thuê kế toán bán thời gian hoặc một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp trở thành khoản chi hợp lý, giúp chủ quán yên tâm tập trung vào vận hành và bán hàng.
Thông tin liên quan bạn có thể xem thêm ở bài học phí học pha chế có trả góp được không và các chính sách hỗ trợ học viên, bài viết này sẽ giúp bạn nối vấn đề đang bàn với bức tranh học và mở quán một cách đầy đủ hơn.
Một dấu hiệu khác cho thấy đã đến lúc cần kế toán là khi bạn không còn trả lời được những câu hỏi cơ bản về quán của mình: tháng này lãi hay lỗ bao nhiêu, khoản chi nào đang tăng bất thường, công nợ với nhà cung cấp còn bao nhiêu. Kế toán tốt không chỉ làm nghĩa vụ với cơ quan thuế, họ còn biến đống hóa đơn, chứng từ thành bức tranh tài chính để bạn ra quyết định. Nếu chi phí cho dịch vụ kế toán giúp bạn tránh được một lần phạt, một lần thất thoát hàng hóa lớn hoặc một quyết định nhập hàng sai, khoản chi đó đã tự trả được cho chính nó.
Phần sổ sách tối thiểu chủ quán phải tự làm được
Dù có thuê kế toán, chủ quán vẫn phải tự làm tốt khâu ghi nhận tại nguồn, bởi không kế toán nào có thể khôi phục lại những con số chưa từng được ghi. Việc tối thiểu gồm ghi doanh thu mỗi ngày theo kênh bán, lưu giữ hóa đơn và chứng từ chi, ghi chép nhập xuất nguyên liệu chính và đối chiếu tiền cuối ca. Những việc này nghe đơn giản nhưng đòi hỏi kỷ luật mỗi ngày, và chính chúng quyết định chất lượng của mọi báo cáo phía sau. Một cuốn sổ hoặc một bảng tính được cập nhật đều đặn còn quý hơn một phần mềm đắt tiền bị bỏ trống cả tháng mới nhập liệu một lần trong trí nhớ mơ hồ.
Thông tin liên quan bạn có thể xem thêm ở bài lớp học pha chế thường có bao nhiêu học viên, bài viết này sẽ giúp bạn nối vấn đề đang bàn với bức tranh học và mở quán một cách đầy đủ hơn.
Chủ quán cũng cần nắm những khái niệm nền tảng như giá vốn, chi phí cố định, chi phí biến đổi và điểm hòa vốn ở mức đủ dùng cho quán của mình. Không cần trở thành chuyên gia tài chính, bạn chỉ cần đủ khả năng đọc một báo cáo tháng và hỏi lại kế toán những chỗ chưa rõ. Sự hiểu biết tối thiểu này giúp bạn không phụ thuộc hoàn toàn vào người khác trong việc quan trọng nhất của kinh doanh là tiền bạc, đồng thời giúp bạn phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường như hao hụt nguyên liệu hay doanh thu lệch so với lượng hàng bán ra.
Cách phối hợp với kế toán để không tốn tiền vô ích
Hãy thỏa thuận rõ ngay từ đầu về phạm vi công việc, lịch gửi chứng từ và hình thức báo cáo bạn sẽ nhận được mỗi tháng. Chứng từ nên được tập hợp theo tuần hoặc theo tháng một cách ngăn nắp, chụp hoặc lưu bản điện tử dự phòng, thay vì dồn thành một túi lộn xộn cuối quý mới đưa. Mỗi tháng, dành một buổi ngắn ngồi lại với kế toán để nghe giải thích về doanh thu, chi phí lớn và những việc cần xử lý trong tháng tới. Buổi trao đổi ngắn này là nơi giá trị của dịch vụ kế toán thật sự xuất hiện, chứ không chỉ nằm ở những tờ khai được nộp đúng hạn mà bạn không bao giờ đọc.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng thuê kế toán là thuê sự hỗ trợ chuyên môn, còn trách nhiệm cuối cùng về hoạt động của quán vẫn thuộc về chủ quán. Chọn đơn vị hoặc cá nhân có kinh nghiệm với ngành ăn uống sẽ giúp bạn tránh nhiều bỡ ngỡ, bởi ngành này có những đặc thù riêng về hàng hóa dễ hư hỏng, doanh thu nhiều kênh và nhân sự thời vụ. Cứ hỏi thẳng kinh nghiệm ngành, cách họ xử lý khi chứng từ thiếu và mức phí trọn gói gồm những gì, trước khi gắn bó lâu dài.
Câu trả lời cho những thắc mắc dạng này hiếm khi chỉ có một đáp án đúng cho mọi người, bởi mỗi người học và mỗi quán đều đứng ở một hoàn cảnh khác nhau về vốn, thời gian, nhân sự và tệp khách. Điều quan trọng hơn là hiểu rõ các yếu tố làm nên quyết định đúng trong trường hợp của mình, thay vì sao chép nguyên xi cách làm của một quán hay một học viên khác. Khi đã nắm được nguyên tắc, bạn sẽ tự điều chỉnh được chi tiết cho phù hợp, và đó mới là năng lực giúp bạn đi đường dài trong nghề đồ uống vốn thay đổi rất nhanh theo mùa và theo gu của khách.
Một thói quen nhỏ nhưng rất đáng làm trước khi quyết định bất cứ điều gì liên quan đến học tập hay mở quán là viết ra giấy những con số và mốc thời gian cụ thể. Vốn dự kiến bao nhiêu, mỗi tháng sẵn sàng chi thêm bao nhiêu, khi nào cần bắt đầu có doanh thu, ai sẽ phụ trách việc gì trong những tháng đầu. Khi mọi thứ còn nằm trong đầu, chúng ta rất dễ lạc quan quá mức, nhưng khi đã thành chữ viết và con số, những điểm chưa hợp lý sẽ lộ ra ngay. Nhiều quyết định vội vàng trong ngành này không đến từ thiếu năng lực, mà đến từ việc bỏ qua bước ngồi xuống tính toán tỉnh táo ấy.
Cũng cần nói thêm rằng thị trường đồ uống ở Việt Nam có tính mùa vụ và tính địa phương rất rõ. Cùng một mô hình, cùng một công thức, nhưng đặt ở khu dân cư, gần trường học, gần văn phòng hay ở tuyến phố du lịch thì kết quả có thể khác nhau hoàn toàn. Vì vậy, trước khi áp dụng bất kỳ kinh nghiệm nào đọc được, hãy đối chiếu lại với khu vực mình định làm: khách ở đó là ai, họ chi tiêu ở mức nào, họ ghé quán vào khung giờ nào và xung quanh đã có những lựa chọn nào tương tự. Sự đối chiếu này tốn ít thời gian nhưng giúp tránh được rất nhiều quyết định cảm tính.
Trong quá trình tìm hiểu, bạn cũng nên chủ động hỏi kỹ nơi đào tạo hoặc đối tác mà mình định gắn bó, và hỏi bằng những câu hỏi cụ thể thay vì câu hỏi chung chung. Chẳng hạn, thay vì hỏi chung chung rằng mọi thứ có tốt không, hãy hỏi những điều đo được: quy mô lớp bao nhiêu người, được thực hành bao nhiêu, khi quên bài có được hỗ trợ lại hay không, và những cam kết đó được ghi ở đâu. Câu trả lời cụ thể, rõ ràng và nhất quán thường là dấu hiệu của một đơn vị làm việc nghiêm túc, còn những lời hứa hẹn quá chung chung lại là điều nên thận trọng.
Sau khi đã có đủ thông tin, đừng để mình rơi vào trạng thái chần chừ quá lâu vì chờ một phương án hoàn hảo. Trong kinh doanh đồ uống, phương án đủ tốt và được triển khai đúng lúc thường hiệu quả hơn phương án hoàn hảo nhưng đến muộn. Cách làm khôn ngoan là bắt đầu ở quy mô vừa sức, đo lường phản hồi thật của khách và của chính dòng tiền, rồi mới mở rộng dần. Đi từng bước vững như vậy giúp bạn giữ được cả vốn lẫn tinh thần cho chặng đường dài phía sau, thay vì dốc toàn lực vào một quyết định duy nhất rồi không còn đường lui.
Một góc nhìn khác cũng rất đáng cân nhắc là chi phí cơ hội của việc chờ đợi. Mỗi tháng trì hoãn là một tháng bạn chưa tích lũy được kinh nghiệm thật, chưa biết khách của mình thực sự thích gì và chưa bắt đầu xây dựng được tệp khách quen. Dĩ nhiên, vội vàng khi chưa chuẩn bị cũng nguy hiểm không kém, nhưng chuẩn bị ở đây nên hiểu là chuẩn bị những việc cốt lõi nhất, chứ không phải chờ đến khi mọi chi tiết đều hoàn hảo mới bắt đầu. Rất nhiều chủ quán thành công đều thừa nhận rằng những bài học quan trọng nhất của họ chỉ đến sau khi quán đã mở cửa và va chạm với khách thật.
Câu trả lời cho những thắc mắc dạng này hiếm khi chỉ có một đáp án đúng cho mọi người, bởi mỗi người học và mỗi quán đều đứng ở một hoàn cảnh khác nhau về vốn, thời gian, nhân sự và tệp khách. Điều quan trọng hơn là hiểu rõ các yếu tố làm nên quyết định đúng trong trường hợp của mình, thay vì sao chép nguyên xi cách làm của một quán hay một học viên khác. Khi đã nắm được nguyên tắc, bạn sẽ tự điều chỉnh được chi tiết cho phù hợp, và đó mới là năng lực giúp bạn đi đường dài trong nghề đồ uống vốn thay đổi rất nhanh theo mùa và theo gu của khách.
Một thói quen nhỏ nhưng rất đáng làm trước khi quyết định bất cứ điều gì liên quan đến học tập hay mở quán là viết ra giấy những con số và mốc thời gian cụ thể. Vốn dự kiến bao nhiêu, mỗi tháng sẵn sàng chi thêm bao nhiêu, khi nào cần bắt đầu có doanh thu, ai sẽ phụ trách việc gì trong những tháng đầu. Khi mọi thứ còn nằm trong đầu, chúng ta rất dễ lạc quan quá mức, nhưng khi đã thành chữ viết và con số, những điểm chưa hợp lý sẽ lộ ra ngay. Nhiều quyết định vội vàng trong ngành này không đến từ thiếu năng lực, mà đến từ việc bỏ qua bước ngồi xuống tính toán tỉnh táo ấy.
Cũng cần nói thêm rằng thị trường đồ uống ở Việt Nam có tính mùa vụ và tính địa phương rất rõ. Cùng một mô hình, cùng một công thức, nhưng đặt ở khu dân cư, gần trường học, gần văn phòng hay ở tuyến phố du lịch thì kết quả có thể khác nhau hoàn toàn. Vì vậy, trước khi áp dụng bất kỳ kinh nghiệm nào đọc được, hãy đối chiếu lại với khu vực mình định làm: khách ở đó là ai, họ chi tiêu ở mức nào, họ ghé quán vào khung giờ nào và xung quanh đã có những lựa chọn nào tương tự. Sự đối chiếu này tốn ít thời gian nhưng giúp tránh được rất nhiều quyết định cảm tính.
Lời khuyên ngắn gọn trước khi bạn quyết định
Tóm lại, quán nhỏ vẫn cần sổ sách tử tế ngay từ đầu, và khi quy mô lớn dần, kế toán chuyên nghiệp là khoản đầu tư nên có chứ không phải gánh nặng. Trong lúc lập kế hoạch mở quán, bạn cũng nên dự trù các khoản học và vận hành qua học phí học pha chế có trả góp được không và các chính sách hỗ trợ học viên, tham khảo lớp học pha chế thường có bao nhiêu học viên cho việc đào tạo đội ngũ, và học pha chế 1 kèm 1 và khi nào nên chọn học kèm riêng nếu cần kèm riêng về vận hành, để mọi phần việc của quán đều có người phụ trách rõ ràng. Nếu cần một nơi học có thực hành nhiều để áp dụng ngay, bạn có thể tham khảo Namas, đơn vị theo Namas công bố có hơn 8 năm kinh nghiệm, 20.000+ học viên, thực hành khoảng 80%, hỗ trợ học lại và cập nhật công thức trọn đời, vận hành chuỗi Lofita – Tea & Coffee và Sứ Cà Phê, hotline 1800 6128.
Bài viết liên quan:
Học pha chế tại Hải Phòng: học ở đâu, học phí và lưu ý cho người muốn mở quán Công thức nước ép ổi để bán: chọn quả, định lượng và cách tránh bị tách nước, thâm màu 
Cách làm sốt dâu tây cho quán: công thức, ứng dụng lên món và bảo quản 
Setup quầy bar rượu nhỏ trong nhà hàng, quán cafe: thiết bị và nhóm rượu nền cần có
