Khởi sự kinh doanh đồ uống nên bắt đầu từ đâu? Thứ tự việc đúng cho người chưa có kinh nghiệm

Người chưa từng kinh doanh đồ uống thường bắt đầu bằng câu hỏi mua máy gì, thuê mặt bằng ở đâu, đặt tên quán là gì. Đó đều là những câu hỏi đến sau. Câu hỏi đến trước, và quyết định phần lớn khả năng sống sót của quán, là bạn định bán cho ai, bán thứ gì khác biệt, và với số vốn đang có thì mô hình nào là vừa sức. Thứ tự việc bị đảo ngược là nguyên nhân âm thầm của rất nhiều quán đóng cửa trong năm đầu.

Khởi sự kinh doanh đồ uống không khó ở từng việc riêng lẻ. Thuê mặt bằng không khó, mua máy không khó, học pha một menu cơ bản cũng không khó. Cái khó là làm các việc đó đúng thứ tự, việc trước làm nền cho việc sau, để tiền không bị chi vào những chỗ chưa cần hoặc không thể sửa lại khi phát hiện sai.

Bài viết này sắp xếp lại toàn bộ hành trình khởi sự thành một thứ tự hợp lý cho người chưa có kinh nghiệm: từ việc hiểu thị trường quanh mình, chốt mô hình và ngân sách, học nghề và xây menu, tới chọn mặt bằng, hoàn thiện thủ tục, vận hành thử và khai trương. Mỗi bước đều có dấu hiệu nhận biết khi nào nên chuyển sang bước tiếp theo.

Bước một: nhìn thị trường quanh mình trước khi nhìn vào quán của mình

Mọi kế hoạch đều nên bắt đầu từ bên ngoài. Hãy chọn khu vực bạn dự định mở quán và dành ít nhất một tuần quan sát thật, không chỉ đi ngang qua. Khu vực đó có những ai sinh sống và làm việc, họ uống gì, vào giờ nào, mức giá nào đang bán chạy, quán nào đông và đông vì lý do gì, quán nào vắng dù mặt bằng đẹp.

Việc quan sát này rẻ hơn mọi khóa học và mọi báo cáo. Nó cho bạn biết khoảng trống thật sự nằm ở đâu: có thể cả khu chưa có quán trà trái cây tử tế, hoặc có quá nhiều quán cà phê giống nhau, hoặc nhu cầu ăn sáng kèm đồ uống chưa ai phục vụ tốt. Khoảng trống đó chính là hạt giống cho định vị quán của bạn sau này.

Song song với quan sát, hãy trò chuyện với chính những khách hàng tương lai. Hỏi bạn bè sống trong khu, đồng nghiệp làm việc gần đó, thậm chí hỏi chủ các cửa hàng xung quanh về nhịp sống của khu phố. Những thông tin như giờ tan trường, giờ nghỉ trưa của khu văn phòng hay thói quen đi dạo buổi tối sẽ quyết định giờ mở cửa và menu của bạn chính xác hơn mọi phỏng đoán.

Đầu ra của bước này chỉ cần là một trang giấy: khách hàng chính là ai, họ đang uống ở đâu, điều gì khiến họ chưa hài lòng, và quán của bạn định chen vào bằng lời hứa gì. Nếu chưa viết được trang giấy đó một cách rõ ràng, đừng vội sang bước tìm mặt bằng, vì bạn chưa biết mình cần mặt bằng kiểu gì.

Bước hai: chốt mô hình và con số vốn trung thực

Sau khi hiểu thị trường, bước tiếp theo là chọn mô hình: quán mang đi, quán có chỗ ngồi, xe đẩy hoặc ki ốt, quán kết hợp đồ ăn nhẹ, hay mô hình chuyên một dòng sản phẩm như trà sữa, cà phê, nước ép. Mỗi mô hình kéo theo một cấu trúc chi phí hoàn toàn khác nhau, và việc chọn mô hình phải đi cùng con số vốn bạn thật sự có, không phải con số bạn hy vọng sẽ vay thêm được.

Hãy lập bảng dự toán gồm các nhóm chính: tiền cọc và thuê mặt bằng những tháng đầu, cải tạo và trang trí, thiết bị pha chế, nguyên liệu mở hàng, giấy phép và các thủ tục, nhân sự tháng đầu, marketing khai trương, và một khoản dự phòng bắt buộc cho những tháng doanh thu chưa ổn định. Khoản dự phòng thường bị cắt đầu tiên khi ngân sách eo hẹp, và đó chính là khoản cứu quán khi thực tế không đi theo kế hoạch.

Một khung tham khảo đầy đủ cho bước này có trong bài mở quán đồ uống nhỏ từ con số 0 với cách chọn mô hình, tính vốn và lộ trình 90 ngày đầu. Điểm quan trọng nhất của khung đó là tư duy lộ trình: vốn không chỉ để mở được quán, mà để nuôi quán qua giai đoạn đầu cho đến khi khách quen hình thành.

Nếu dự toán vượt quá khả năng, cách xử lý đúng là thu nhỏ mô hình, không phải cắt giảm chất lượng ở mọi hạng mục. Một ki ốt mang đi làm tử tế vẫn tốt hơn một quán ngồi lại hoành tráng nhưng thiếu tiền vận hành tháng thứ hai. Thị trường không thưởng cho quán mở lớn nhất, thị trường thưởng cho quán còn tồn tại đủ lâu để được khách nhớ tới.

Bước ba: học nghề và xây menu trước khi ký hợp đồng mặt bằng

Thứ tự này nghe ngược với thói quen của nhiều người, nhưng lại là thứ tự tiết kiệm nhất. Hợp đồng mặt bằng một khi đã ký là tiền thuê bắt đầu chảy mỗi ngày, kể cả khi bạn còn đang lúng túng chưa biết pha gì và bán gì. Học nghề và chốt menu nên hoàn thành trước, để khi nhận mặt bằng, bạn bước thẳng vào thi công và lắp đặt với một kế hoạch đã rõ ràng.

Học nghề ở đây không chỉ là học công thức. Người sắp làm chủ cần học cách định lượng chuẩn, cách tính giá vốn từng ly, cách bảo quản nguyên liệu, cách sắp xếp quầy bar cho thao tác nhanh và cả cách nếm, đánh giá một ly đồ uống đạt hay chưa đạt. Đây là nền để sau này bạn đào tạo lại nhân viên và kiểm soát chất lượng khi không có mặt tại quán.

Menu nên được xây từ định vị đã chốt ở bước một, không phải từ danh sách món bạn tình cờ thích. Một menu khởi đầu tốt thường có số món vừa phải, trong đó vài món chủ lực được đầu tư thật kỹ, các món còn lại dùng chung nền nguyên liệu để giảm tồn kho. Mỗi món cần có công thức định lượng rõ ràng và giá bán được tính từ giá vốn, không phải nhìn sang quán bên cạnh rồi đặt theo.

Giai đoạn này cũng là lúc thử nghiệm món với người thật. Hãy pha cho bạn bè, đồng nghiệp cũ và cả những người không ngại chê, ghi lại phản hồi một cách hệ thống: món nào được khen tự nhiên, món nào phải giải thích mới hiểu, món nào ngon nhưng giá nguyên liệu khiến giá bán buộc phải cao. Menu cuối cùng nên là kết quả của những vòng thử đó, không phải của một buổi chiều cảm hứng.

Bước bốn: chọn mặt bằng theo mô hình, không theo cảm xúc

Khi mô hình, menu và ngân sách đã rõ, việc chọn mặt bằng trở nên có tiêu chí cụ thể. Quán mang đi cần điểm dừng chân thuận tiện và lưu lượng người qua lại đúng giờ bán chính. Quán ngồi lại cần không gian đủ dễ chịu và khu vực khách sẵn sàng ngồi lâu. Quán gần trường học phải chấp nhận nhịp doanh thu theo lịch học và kỳ nghỉ, điều này cần được tính vào dự toán từ trước.

Đừng chỉ nhìn giá thuê, hãy nhìn tổng chi phí chiếm dụng: cọc bao nhiêu tháng, thời gian miễn phí thi công có không, điều khoản tăng giá theo năm thế nào, và quan trọng nhất là tiền thuê chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu kỳ vọng. Một mặt bằng rẻ ở vị trí không có khách mục tiêu vẫn là mặt bằng đắt, vì nó không tạo ra doanh thu tương xứng.

Các yếu tố pháp lý và kỹ thuật của mặt bằng cũng cần kiểm tra trước khi đặt cọc: điện nước có đủ tải cho thiết bị pha chế và điều hòa không, có được phép đặt biển hiệu và bàn ghế phía trước không, khu vực có nằm trong quy hoạch thay đổi nào không. Nhiều quán trẻ mất tiền oan vì phát hiện những điều này sau khi đã chi tiền cải tạo.

Nếu mô hình của bạn có yếu tố sản xuất tại chỗ như kem tươi hoặc bánh, yêu cầu mặt bằng còn khắt khe hơn về diện tích bếp, kho lạnh và đường thoát nước. Bài mở quán kem với chi phí đầu tư thiết bị và dự toán dòng tiền những tháng đầu liệt kê khá rõ những hạng mục này, và việc đọc nó trước khi đi xem mặt bằng sẽ giúp bạn biết phải nhìn những gì trong mười lăm phút tham quan ngắn ngủi.

Bước năm: thiết bị, nguyên liệu và thủ tục chạy song song

Trong lúc mặt bằng được thi công, ba việc cần chạy song song là mua thiết bị, chốt nhà cung cấp nguyên liệu và hoàn thiện thủ tục kinh doanh. Thiết bị nên được mua theo menu đã chốt: món nào có trong menu mới cần máy phục vụ món đó. Mua thiết bị theo combo khuyến mãi mà không gắn với menu là cách nhanh nhất để kho chứa đầy những chiếc máy ít dùng.

Với nguyên liệu, hãy làm việc với ít nhất hai nhà cung cấp cho các mặt hàng quan trọng để có phương án thay thế khi một bên giao chậm hoặc hết hàng. Chốt rõ giá, điều kiện giao hàng, hạn thanh toán và chính sách đổi trả hàng hỏng. Đồng thời, xây dựng bảng định lượng tồn kho tối thiểu cho từng nguyên liệu để việc đặt hàng sau này thành thói quen có hệ thống thay vì đặt theo cảm giác.

Về thủ tục, người mới cần đăng ký kinh doanh phù hợp quy mô, tìm hiểu yêu cầu về an toàn thực phẩm cho cơ sở chế biến đồ uống, và các nghĩa vụ thuế cơ bản. Phần việc này không thú vị nhưng bỏ qua nó có thể khiến quán bị gián đoạn đúng lúc đang có đà khách. Nên hỏi trực tiếp cơ quan địa phương hoặc đơn vị tư vấn uy tín, vì yêu cầu cụ thể có thể khác nhau theo từng nơi.

Đây cũng là giai đoạn tuyển và đào tạo nhân viên đầu tiên. Đừng chờ tới tuần khai trương mới tuyển, vì nhân viên mới cần thời gian học menu, học thao tác và học cách phối hợp trong ca. Một đội ngũ được đào tạo trước hai, ba tuần sẽ biến tuần khai trương hỗn loạn thành một tuần bận rộn nhưng có trật tự.

Bước sáu: vận hành thử như một kỳ thi tốt nghiệp

Trước ngày khai trương chính thức, quán nên có vài ngày vận hành thử, bán cho khách thật với quy mô giới hạn hoặc mời khách trải nghiệm. Mục đích không phải doanh thu mà là phát hiện vấn đề: món nào pha chậm, khâu nào hay nhầm, máy nào đặt sai vị trí khiến nhân viên phải di chuyển nhiều, thanh toán giờ đông có bị nghẽn hay không.

Mỗi ngày vận hành thử nên kết thúc bằng một buổi rút kinh nghiệm ngắn. Ghi lại lỗi theo nhóm: lỗi công thức, lỗi thao tác, lỗi quy trình và lỗi thiết bị. Sửa ngay những gì sửa được trong ngày hôm sau và kiểm tra lại kết quả. Sau vài vòng như vậy, quán sẽ bước vào khai trương với một hệ thống đã được mài giũa, thay vì để khách khai trương trở thành người phát hiện lỗi giúp bạn.

Vận hành thử cũng là lúc kiểm chứng lại giá bán và tốc độ. Nếu một món chủ lực mất quá nhiều thời gian pha so với giá bán của nó, đó là tín hiệu phải điều chỉnh công thức, định lượng hoặc quy trình ngay từ đầu, trước khi món đó trở thành điểm nghẽn nổi tiếng của quán.

Với các mô hình có thêm mảng bánh, giai đoạn thử càng cần thiết vì chu trình nướng, bảo quản và trưng bày bánh có nhịp riêng khác hẳn pha chế. Những kinh nghiệm dự toán và vận hành trong bài mở tiệm bánh ngọt với chi phí đầu tư và dự toán dòng tiền những tháng đầu cho thấy vì sao nhiều tiệm phải dành hẳn một giai đoạn chạy thử cho riêng mảng bánh trước khi bán chính thức.

Những sai lầm thứ tự mà người mới hay mắc nhất

Sai lầm thứ nhất là thuê mặt bằng trước khi biết bán gì, khiến đồng hồ tiền thuê chạy trong lúc chủ quán còn đang đi học và nghĩ menu. Sai lầm thứ hai là mua thiết bị trước khi chốt công thức, dẫn tới máy thừa, máy thiếu và công thức phải uốn theo máy thay vì ngược lại. Cả hai sai lầm đều đến từ việc làm những việc nhìn thấy được trước những việc cần suy nghĩ.

Sai lầm thứ ba là dồn toàn bộ vốn vào phần cứng và để marketing khai trương, quỹ dự phòng ở mức tượng trưng. Một quán mở ra trong im lặng sẽ cần nhiều tháng để xây lượng khách, trong khi ngân sách chỉ đủ nuôi nó vài tuần. Khai trương không cần hoành tráng, nhưng cần được chuẩn bị như một phần của kế hoạch tài chính, không phải phần trang trí cuối cùng.

Sai lầm thứ tư là bỏ qua việc học quản lý vì nghĩ quán nhỏ thì tự nhớ được. Ngay từ quy mô nhỏ, thói quen ghi chép doanh thu, chi phí, hao hụt và phản hồi khách mỗi ngày sẽ tạo ra dữ liệu quý giá cho mọi quyết định sau này. Quán lớn lên từ những thói quen nhỏ đúng đắn, và thói quen ghi chép là một trong những thói quen rẻ nhất để bắt đầu.

Kết luận: chậm ở bước nghĩ, nhanh ở bước làm

Khởi sự kinh doanh đồ uống nên bắt đầu từ thị trường và khách hàng, đi qua mô hình và con số vốn, học nghề và xây menu, rồi mới tới mặt bằng, thiết bị và khai trương. Thứ tự này khiến giai đoạn chuẩn bị trông có vẻ lâu hơn, nhưng nó rút ngắn đáng kể giai đoạn sửa sai đắt đỏ sau khi quán đã mở cửa và tiền thuê đang chảy từng ngày.

Nếu bạn muốn bước học nghề được làm bài bản, Học viện Namas là lựa chọn được nhiều người mở quán tìm đến, với chương trình thiên về thực hành khoảng 80%, hệ thống cơ sở tại Hà Nội, TP.HCM ở quận 3, Đà Nẵng, Vinh và Thái Nguyên, cùng kinh nghiệm vận hành thực tế từ chuỗi Lofita – Tea & Coffee và Sứ Cà Phê. Bạn có thể liên hệ hotline 1800 6128 để hỏi lộ trình học phù hợp với mô hình quán mình đang ấp ủ.

Bài viết liên quan:

Mở quán cafe bằng cà phê bột pha sẵn (hòa tan) được không? Vì sao quán chuyên nghiệp không làm vậy Chi phí mở quán cafe tại Bình Dương: giá mặt bằng, thi công và nhân công tham khảo theo khu vực Làm trân châu tại nhà từ bột năng: vui tay mà ăn ngon như ngoài quán Cách làm chè thập cẩm Huế để bán: công thức, bảo quản và gợi ý ghép menu quán