Hợp đồng cung cấp đồ uống cho căng-tin công ty: chào giá, mẫu thử và điều khoản thanh toán

Bán đồ uống cho căng-tin công ty khác hẳn bán lẻ tại quán. Khách không đến từng người một mà đến theo một hợp đồng: một đầu mối duyệt mẫu, một bộ phận nghiệm thu, một kỳ thanh toán cố định và một danh sách nhân viên sẽ uống món của bạn mỗi ngày.

Doanh thu của kênh này không bùng nổ nhưng đều, dễ dự báo và ít phụ thuộc thời tiết hay mùa vụ. Đổi lại, chỉ một lần giao chậm, một đợt hàng không đạt mẫu hoặc một kỳ công nợ kéo dài cũng đủ làm quán hụt dòng tiền và mất hợp đồng.

Bài viết này đi theo đúng trình tự một thương vụ căng-tin thường diễn ra: chào giá thế nào, tổ chức buổi thử mẫu ra sao, và những điều khoản thanh toán nào cần chốt thật kỹ trước khi ký.

Căng-tin công ty mua đồ uống theo cách nào

Có hai hình thức hợp tác phổ biến. Hình thức thứ nhất là quán cung cấp thành phẩm đóng sẵn theo đơn đặt mỗi ngày hoặc mỗi tuần: trà đóng chai, cà phê đóng chai, nước ép, sữa chua uống và các món để được trong tủ mát. Căng-tin nhận hàng, bày bán và thanh toán theo sản lượng.

Hình thức thứ hai là quán đặt một quầy pha chế ngay trong căng-tin, dùng mặt bằng của công ty và phục vụ nhân viên tại chỗ vào giờ nghỉ. Hình thức này cần nhân sự thường trực, thiết bị đặt cố định và thỏa thuận rõ về điện nước, vệ sinh và giờ hoạt động.

Nhiều hợp đồng bắt đầu ở hình thức thứ nhất rồi mới mở rộng. Thành phẩm đóng sẵn giúp công ty kiểm chứng chất lượng và tốc độ tiêu thụ mà không phải thay đổi mặt bằng. Khi sản lượng đủ lớn và nhân viên đã quen vị, việc đặt quầy tại chỗ mới trở nên hợp lý.

Người ra quyết định cũng khác khách lẻ. Người dùng cuối là nhân viên, nhưng người ký là bộ phận hành chính, nhân sự hoặc đơn vị vận hành căng-tin. Vì vậy hồ sơ chào hàng phải nói được hai thứ cùng lúc: món ngon cho người uống và quy trình gọn cho người quản lý.

Khảo sát trước khi chào giá: đừng báo giá khi chưa biết số

Sai lầm thường gặp nhất là gửi bảng giá ngay khi nghe tin một công ty đang tìm nhà cung cấp. Giá đúng hay sai phụ thuộc hoàn toàn vào những con số mà chỉ khảo sát mới có: quy mô nhân sự, số người ăn uống tại căng-tin mỗi ngày, khung giờ cao điểm và khoảng cách giao hàng.

Hãy hỏi rõ công ty có bao nhiêu nhân viên thường trực, căng-tin phục vụ bữa nào, giờ giải lao kéo dài bao lâu và hiện đang bán những món gì. Một công ty ba trăm người nhưng chỉ một phần ăn tại căng-tin sẽ cho sản lượng rất khác một công ty hai trăm người ăn tập trung cả hai bữa.

Khoảng cách và điều kiện giao hàng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá. Giao một điểm cố định mỗi sáng khác hẳn giao lẻ tẻ nhiều ca trong ngày. Đồ uống cần giữ lạnh còn đòi hỏi thùng giữ nhiệt, đá gel hoặc xe có thùng mát, và những chi phí đó phải được tính vào đơn giá.

Một điểm nữa là yêu cầu giấy tờ. Doanh nghiệp thường cần nhà cung cấp có đăng ký kinh doanh, hóa đơn hợp lệ, giấy tờ về an toàn thực phẩm cho cơ sở sản xuất và đôi khi cả hồ sơ nguyên liệu. Chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ này từ đầu là một lợi thế cạnh tranh thực sự, không phải thủ tục phụ.

Xây dựng chào giá: bán theo cấu trúc, không bán theo cảm tính

Một bản chào giá thuyết phục thường gồm ba phần: danh mục món kèm đơn giá theo bậc sản lượng, điều kiện giao hàng và chăm sóc trong quá trình hợp tác, và chính sách đổi trả với hàng lỗi hoặc hàng không đạt mẫu. Thiếu phần thứ ba, người duyệt hồ sơ sẽ tự hỏi điều gì xảy ra khi có sự cố.

Đơn giá theo bậc sản lượng là cách làm công bằng cho cả hai phía. Dưới một mức sản lượng nhất định áp một giá, vượt mức đó áp giá tốt hơn. Cách này khuyến khích căng-tin đẩy sản lượng, đồng thời bảo vệ quán khỏi những hợp đồng sản lượng quá thấp nhưng đòi hỏi giao hàng đều đặn mỗi ngày.

Nền của mọi con số vẫn là cost từng món. Mỗi chai trà hay ly cà phê phải được bóc tách nguyên liệu, bao bì, nhân công đóng gói, vận chuyển và tỉ lệ hao hụt dự kiến. Bài cách tính giá cost đồ uống và ngưỡng cost an toàn cho quán là tài liệu nền nên đọc trước khi ngồi vào bàn đàm phán, vì ở kênh doanh nghiệp, giảm giá một lần là giảm trên toàn bộ hợp đồng.

Đừng quên để lại một khoảng đệm cho biến động giá nguyên liệu. Hợp đồng căng-tin thường kéo dài nhiều tháng, trong khi giá trái cây, sữa và bao bì thay đổi theo mùa. Khoảng đệm nhỏ trong giá, hoặc điều khoản rà soát giá theo chu kỳ, sẽ cứu quán khỏi cảnh càng bán càng lỗ.

• Danh mục món và đơn giá theo từng bậc sản lượng cam kết
• Thời gian đặt hàng, giờ giao hàng và người phụ trách nhận hàng mỗi ca
• Điều kiện bảo quản, hạn dùng và cách xử lý hàng giao không đạt mẫu
• Chính sách đổi trả, hàng mẫu định kỳ và hỗ trợ trưng bày tại căng-tin
• Chu kỳ đối chiếu sản lượng và điều kiện thanh toán cụ thể

Buổi thử mẫu: nơi hợp đồng được quyết định thật sự

Trong kênh doanh nghiệp, bảng giá chỉ giúp bạn qua vòng hồ sơ. Quyết định cuối cùng gần như luôn nằm ở buổi thử mẫu, khi người của công ty và đại diện nhân viên uống thử và nhận xét ngay tại chỗ.

Hãy mang đến buổi thử một danh mục ngắn, không tham nhiều món. Năm đến bảy món mạnh nhất, chia rõ nhóm cà phê, nhóm trà trái cây, nhóm nước ép hoặc món nhẹ và nhóm dành cho người hạn chế đường. Mỗi món trình bày đúng định dạng sẽ bán thật: đúng chai, đúng dung tích, đúng nhãn và đúng nhiệt độ phục vụ.

Chuẩn bị sẵn bản định lượng và thông tin nguyên liệu của từng món. Người phụ trách căng-tin sẽ hỏi món này để được bao lâu, bảo quản thế nào, có đáp ứng được giờ cao điểm mười lăm phút hay không. Trả lời bằng con số cụ thể luôn thắng những câu hứa chung chung.

Sau buổi thử, đừng chờ đợi trong im lặng. Gửi lại bản tổng hợp: món nào được chọn, nhận xét cần điều chỉnh gì, định lượng và đơn giá tương ứng, cùng đề xuất ngày bắt đầu giao thử. Giai đoạn giao thử một đến hai tuần với sản lượng vừa phải là bước đệm khôn ngoan cho cả hai phía trước khi ký kỳ dài hơn.

Những điều khoản hợp đồng cần chốt kỹ

Điều khoản về sản lượng và đặt hàng cần ghi rõ đơn tối thiểu mỗi lần giao, thời hạn chốt đơn và cách xử lý khi công ty thay đổi số lượng đột xuất vì sự kiện nội bộ hay ngày nghỉ. Những thay đổi này xảy ra thường xuyên, nên càng ghi rõ càng ít va chạm.

Điều khoản về chất lượng cần có mẫu chuẩn làm căn cứ: định lượng, hương vị, dung tích, bao bì và hạn dùng tại thời điểm giao. Khi có phản ánh, hai bên đối chiếu với mẫu chuẩn và quy trình đã thỏa thuận, thay vì tranh luận theo cảm nhận của từng người.

Điều khoản về mặt bằng và vận hành chỉ xuất hiện khi đặt quầy tại căng-tin, nhưng lại là phần dễ phát sinh mâu thuẫn nhất. Ai chịu chi phí điện nước, quầy được dùng chung hay riêng, giờ mở cửa theo giờ làm việc hay theo ca, và vệ sinh khu vực do bên nào phụ trách đều phải có câu trả lời bằng văn bản. Cách bố trí quầy trong không gian có sẵn có thể tham khảo thêm bài thiết kế và bài trí không gian quán theo mô hình kinh doanh để tránh cảnh quầy đẹp nhưng chắn lối đi của căng-tin.

Cuối cùng là điều khoản chấm dứt và bàn giao. Hợp đồng nào cũng nên có lối ra: thời hạn báo trước, cách quyết toán công nợ còn lại, xử lý hàng tồn và thiết bị đặt tại căng-tin. Nghĩ đến lối ra ngay từ lúc bắt đầu không phải là bi quan, mà là cách làm việc của những mối hợp tác bền.

Điều khoản thanh toán: phần quyết định dòng tiền của quán

Kênh doanh nghiệp hiếm khi thanh toán tiền mặt từng ngày. Chu kỳ phổ biến là đối chiếu theo tuần hoặc theo tháng, sau đó thanh toán trong một số ngày kể từ khi nhận đủ chứng từ. Với quán nhỏ, khoảng chờ này chính là bài kiểm tra sức chịu đựng của dòng tiền.

Trước khi ký, hãy tính thật tỉnh táo: mỗi tháng quán phải ứng trước bao nhiêu tiền nguyên liệu, bao bì và nhân công cho hợp đồng này, trong khi tiền thu về sau bao nhiêu ngày. Nếu khoảng ứng trước vượt quá khả năng, hợp đồng doanh thu đẹp vẫn có thể làm quán hụt hơi.

Có vài cách giảm áp lực mà không làm mất thiện cảm của đối tác. Rút ngắn chu kỳ đối chiếu xuống theo tuần trong giai đoạn đầu, đề nghị đặt cọc cho đơn hàng lớn bất thường, hoặc chia lịch giao và lịch thanh toán thành nhiều đợt nhỏ hơn trong tháng. Doanh nghiệp có quy trình rõ ràng thường chấp nhận những đề xuất có lý do cụ thể.

Mọi thỏa thuận về thanh toán phải nằm trong hợp đồng, không nằm trong tin nhắn hay lời hứa miệng: ngày đối chiếu, bộ chứng từ cần có, thời hạn thanh toán, người phụ trách duyệt chi của mỗi bên và cách xử lý khi chậm thanh toán. Khi người phụ trách bên công ty thay đổi, văn bản là thứ duy nhất còn giữ được thỏa thuận ban đầu.

Vận hành sau khi ký: giữ hợp đồng khó hơn ký hợp đồng

Tháng đầu tiên quyết định gần như toàn bộ tuổi thọ của hợp đồng. Giao đúng giờ tuyệt đối, chất lượng đồng đều từng ngày, phản hồi nhanh khi có góp ý. Chỉ cần hai ba lần giao trễ vào giờ ăn trưa, niềm tin của bộ phận vận hành căng-tin sẽ rơi rất nhanh và khó lấy lại.

Nên có một đầu mối liên lạc duy nhất ở mỗi bên. Nhân viên căng-tin cần biết gọi ai khi thiếu hàng, gọi ai khi có phản ánh về chất lượng. Phía quán cũng cần một người chịu trách nhiệm theo dõi sản lượng mỗi ngày để phát hiện sớm dấu hiệu món nào đang chậm lại.

Định kỳ mỗi tháng, hãy ngồi lại với đối tác bằng một bản tổng kết ngắn: sản lượng từng món, món bán chạy, món chậm, phản hồi của nhân viên và đề xuất thay món theo mùa. Việc thay món định kỳ giúp thực đơn căng-tin không nhàm chán, và đó cũng là lý do để công ty tiếp tục gia hạn thay vì tìm nhà cung cấp mới.

Một thói quen nhỏ nhưng rất được các đơn vị vận hành căng-tin đánh giá cao là lưu mẫu và ghi nhật ký sản xuất cho từng đợt giao. Mỗi ngày giao hàng, quán giữ lại một mẫu nhỏ theo đúng quy cách đã thỏa thuận, kèm ghi chép về mẻ nguyên liệu và người phụ trách. Khi có phản ánh, việc truy vết diễn ra trong vài phút thay vì vài ngày.

Nhật ký đó cũng bảo vệ chính quán. Không ít trường hợp hàng đạt chuẩn khi giao nhưng bị bảo quản sai tại điểm nhận, để ngoài tủ lạnh qua giờ cao điểm rồi giảm chất lượng. Có ghi chép giờ giao, điều kiện giao và người nhận ký xác nhận, hai bên sẽ nhìn vào sự việc một cách công bằng hơn.

Nhìn ở góc độ dài hạn, một hợp đồng căng-tin ổn định còn là kênh giới thiệu thương hiệu đến hàng trăm nhân viên văn phòng mỗi ngày. Cách chăm tệp khách đều đặn này gần với tinh thần của bài chiến lược thu hút khách hàng cho quán đồ uống mới từ tuần khai trương đến khách quen: khách quen không tự nhiên mà có, họ được giữ lại bằng sự đều đặn qua từng ngày.

Câu hỏi thường gặp về cung cấp đồ uống cho căng-tin

Quán nhỏ có nên nhận hợp đồng căng-tin không?

Có, nếu sản lượng của hợp đồng không vượt quá năng lực sản xuất hiện có và dòng tiền chịu được chu kỳ thanh toán của doanh nghiệp. Hãy bắt đầu bằng giao thành phẩm đóng sẵn với sản lượng vừa phải, thay vì nhận ngay quầy tại chỗ đòi hỏi nhân sự và thiết bị riêng.

Nên ký hợp đồng trong bao lâu cho lần đầu?

Một kỳ đầu ngắn, khoảng ba đến sáu tháng, là lựa chọn thận trọng cho cả hai bên. Khoảng thời gian này đủ để đánh giá sản lượng thật, mức độ ổn định chất lượng và tốc độ thanh toán, trước khi cam kết một kỳ dài hơn với điều khoản chặt hơn.

Giá nguyên liệu tăng giữa kỳ hợp đồng thì xử lý thế nào?

Nếu hợp đồng có điều khoản rà soát giá định kỳ, hai bên ngồi lại đối chiếu biến động và điều chỉnh theo thỏa thuận. Nếu không có điều khoản đó, quán nên chủ động đề xuất sớm bằng số liệu cụ thể, thay vì âm thầm giảm chất lượng để bù giá, cách làm gần như luôn bị phát hiện.

Hàng giao bị phản ánh không đạt chất lượng thì sao?

Xử lý theo đúng điều khoản đã ký: tiếp nhận phản ánh, đối chiếu mẫu chuẩn, đổi hoặc trừ hàng theo thỏa thuận và ghi lại nguyên nhân để tránh lặp lại. Tốc độ phản hồi trong lần sự cố đầu tiên thường quyết định đối tác có tin quán ở những tháng tiếp theo hay không.

Kết luận

Hợp đồng cung cấp đồ uống cho căng-tin là kênh doanh thu đều và đáng giá, với điều kiện quán bước vào bằng con số chứ không bằng cảm tính: khảo sát kỹ trước khi chào giá, thử mẫu chỉn chu, cost rõ ràng và điều khoản thanh toán đủ sức bảo vệ dòng tiền.

Nếu bạn đang vận hành quán và muốn mở thêm kênh doanh nghiệp, hãy hoàn thiện trước hai nền tảng: định lượng món thật chuẩn và quy trình sản xuất ổn định mỗi ngày. Cần trao đổi thêm về kỹ năng pha chế và vận hành quầy bài bản, bạn có thể liên hệ Namas qua hotline 1800 6128 để được tư vấn lộ trình phù hợp với mô hình của mình.

Bài viết liên quan:

Mở quán nước ép vỉa hè: chi phí đầu tư, thiết bị cần có và dự toán dòng tiền những tháng đầu Panna cotta cam: đông mềm rung rinh, không bị dai như thạch Bánh bán kèm đồ uống: chọn bánh, học làm và định giá cho quán cafe, trà sữa, quán kem Cách pha bia trái cây: công thức và lưu ý phục vụ cho bartender