Một đám cưới ngoài trời cần nước cho ba trăm khách, một buổi khai trương cần quầy cà phê chụp hình đẹp, một hội nghị cần trà và cà phê đúng giờ giải lao. Những nhu cầu đó không quán cố định nào đáp ứng thay được, và đó là chỗ của quầy đồ uống sự kiện, hay event bar cho thuê.
Khác với bán tại quán, event bar bán theo buổi, theo đầu khách và theo một menu đã chốt trước. Doanh thu tính được ngay từ lúc ký, nhưng rủi ro cũng dồn vào vài tiếng đồng hồ: thiếu đá, thiếu người, quá tải giờ cao điểm là mất uy tín ngay trước hàng trăm khách.
Bài này đi vào phần thực tế nhất của mô hình: báo giá theo đầu khách ra sao cho không lỗ, menu rút gọn thế nào để phục vụ nhanh, và những khoản chi phí người mới thường quên đến khi sự kiện kết thúc mới nhận ra.
Mục lục
- Event bar là gì và khách thuê trong những dịp nào
- Báo giá theo đầu khách: ba cách đóng gói phổ biến
- Bóc tách giá: một đầu khách thực sự tốn bao nhiêu
- Menu rút gọn: ít món nhưng món nào cũng chạy
- Dựng quầy tại điểm sự kiện: đẹp nhưng phải phục vụ được
- Quy trình nhận một sự kiện từ đầu đến cuối
- Những khoản chi phí người mới hay quên
- Biến khách tại sự kiện thành khách quen của quán
- Câu hỏi thường gặp về quầy đồ uống sự kiện
- Kết luận
Event bar là gì và khách thuê trong những dịp nào
Event bar là một quầy pha chế lưu động được dựng ngay tại địa điểm tổ chức sự kiện. Bên cho thuê mang theo quầy, máy móc, nguyên liệu, ly tách và nhân sự pha chế, phục vụ đồ uống trong một khung giờ thỏa thuận rồi thu dọn và rút đi.
Nhóm khách thuê quen thuộc nhất là tiệc cưới, tiệc sinh nhật lớn và lễ kỷ niệm gia đình. Nhóm thứ hai là doanh nghiệp: khai trương, ra mắt sản phẩm, hội nghị, tiệc cuối năm, gian hàng tại triển lãm. Nhóm thứ ba là trường học và các đơn vị tổ chức lễ hội, nơi nhu cầu nước giải khát tập trung trong thời gian ngắn.
Mỗi nhóm khách có một mối quan tâm khác nhau. Khách tiệc cưới quan tâm hình thức quầy và sự chỉn chu vì quầy sẽ lên hình. Khách doanh nghiệp quan tâm tiến độ, hóa đơn và khả năng phục vụ đúng giờ. Khách lễ hội quan tâm tốc độ và giá trên mỗi đầu khách.
Nhận diện đúng mối quan tâm đó ngay từ cuộc trao đổi đầu tiên giúp phần báo giá đi nhanh hơn nhiều. Đừng gửi một bảng giá chung cho mọi khách, vì cùng một quầy nhưng cách đóng gói và cách nói chuyện phải khác nhau rõ rệt.
Báo giá theo đầu khách: ba cách đóng gói phổ biến
Cách tính theo đầu khách được ưa chuộng vì khách dễ hình dung ngân sách và bên cho thuê dễ kiểm soát định lượng. Khách báo số người dự kiến, hai bên chốt mức phục vụ trong một khung giờ, và giá được tính trên số đầu khách cam kết tối thiểu.
Cách đóng gói thứ nhất là gói giới hạn số ly. Mỗi khách được phục vụ một hoặc hai ly trong menu, vượt số đó tính thêm theo ly thực tế. Cách này hợp với hội nghị và sự kiện doanh nghiệp, nơi lượng tiêu thụ khá dự đoán được theo lịch trình.
Cách đóng gói thứ hai là gói uống thoải mái trong khung giờ. Khách trả trọn gói theo đầu người cho hai đến bốn tiếng phục vụ, uống bao nhiêu tùy thích trong menu đã chốt. Cách này hợp với tiệc cưới và tiệc cuối năm, nhưng đòi hỏi định lượng dự phòng cao hơn.
Cách đóng gói thứ ba là thuê quầy và nhân sự, nguyên liệu tính riêng theo thực tế dùng. Cách này minh bạch nhưng khách khó chốt ngân sách từ đầu, nên thường chỉ hợp với khách quen hoặc đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã làm việc cùng nhau nhiều lần.
Dù chọn cách nào, báo giá cũng phải ghi rõ bốn thứ: số đầu khách tối thiểu, khung giờ phục vụ, số ly hoặc mức phục vụ mỗi khách, và cách tính phần phát sinh. Thiếu một trong bốn thứ đó, tranh cãi sau sự kiện gần như chắc chắn xảy ra.
Bóc tách giá: một đầu khách thực sự tốn bao nhiêu
Muốn báo giá không lỗ, trước hết phải biết một ly đồ uống tại sự kiện tốn bao nhiêu khi cộng đủ các lớp chi phí. Lớp dễ thấy nhất là nguyên liệu pha chế. Lớp thứ hai là ly, ống hút, đá, khăn giấy và các vật tư dùng một lần đi kèm mỗi ly.
Lớp thứ ba là nhân sự và vận chuyển. Một sự kiện cách quán ba mươi cây số, phục vụ ba tiếng, thực tế ngốn gần như cả ngày công của ê-kíp vì còn thời gian chuẩn bị, di chuyển, lắp đặt và thu dọn. Nếu chỉ tính giờ phục vụ, phần giá sẽ thiếu một khoản rất lớn.
Lớp thứ tư là hao hụt và dự phòng. Khách đến đông hơn dự kiến, một mẻ trà bị hỏng, máy xay trục trặc giữa chừng đều cần phương án dự phòng, và dự phòng đó phải nằm trong giá. Nguyên tắc tính cost cho từng ly có thể xem kỹ trong bài cách tính giá cost đồ uống và ngưỡng cost an toàn cho quán, áp dụng tương tự nhưng cộng thêm chi phí lưu động.
Ở mức tham khảo phổ biến, nhiều đơn vị giữ phần nguyên liệu và vật tư trong khoảng một phần ba giá bán mỗi đầu khách, phần còn lại dành cho nhân sự, vận chuyển, khấu hao thiết bị và biên lợi nhuận. Tỉ lệ này chỉ để tham khảo, mỗi mô hình phải tự tính trên số liệu thật của mình.
Một mẹo nhỏ nhưng cứu nhiều ca lỗ: luôn tính giá trên số đầu khách cam kết, không tính trên số khách dự kiến mơ hồ. Khách nói khoảng hai trăm người thì hợp đồng nên chốt mức tối thiểu, ví dụ một trăm tám mươi, và ghi rõ cách tính nếu số khách thực tế vượt hoặc hụt nhiều.
Menu rút gọn: ít món nhưng món nào cũng chạy
Menu sự kiện không phải bản thu nhỏ tùy tiện của menu quán. Nó là một danh sách đã được chọn theo ba tiêu chí: pha nhanh, chuẩn bị trước được phần lớn, và nguyên liệu dùng chung để giảm tồn kho mang theo.
Một menu rút gọn hiệu quả thường xoay quanh năm đến tám món. Trong đó nên có một món cà phê, một hoặc hai món trà trái cây, một món không caffeine cho trẻ em và người lớn tuổi, và một món đặc trưng làm điểm nhấn hình ảnh cho quầy.
- Cà phê đen và cà phê sữa pha sẵn hoặc pha phin mẻ lớn, rót nhanh tại quầy
- Trà đào, trà vải hoặc trà trái cây theo mùa, ủ sẵn theo mẻ có định lượng rõ ràng
- Nước ép hoặc nước trái cây tươi cho nhóm khách không uống trà và cà phê
- Một món signature có màu đẹp, trang trí nhanh, hợp chụp hình tại sự kiện
- Nước suối và trà đá đi kèm, tưởng phụ nhưng cứu khát giờ cao điểm rất tốt
Điểm cần tránh là nhận làm mọi món khách yêu cầu. Khách thường đề nghị thêm món này món kia cho phong phú, nhưng mỗi món thêm là thêm một bộ nguyên liệu, một quy trình và một nguy cơ chậm hàng. Hãy giải thích bằng lợi ích của khách: menu gọn thì khách của họ không phải xếp hàng chờ lâu.
Định lượng từng món cần được chốt thành văn bản trước sự kiện. Bao nhiêu trà cho một mẻ, bao nhiêu đá cho một ly, topping tính thế nào. Khi mọi thứ đã thành con số, nhân sự mới nhận việc vẫn pha đúng vị, và chủ quầy mới tính được lượng nguyên liệu cần mang theo.
Dựng quầy tại điểm sự kiện: đẹp nhưng phải phục vụ được
Quầy sự kiện vừa là nơi pha chế vừa là phông nền chụp ảnh, nên phần nhìn không thể làm qua loa. Nhưng lỗi thường gặp là dựng quầy theo hướng đẹp cho người chụp mà bất tiện cho người pha: thiếu mặt bàn thao tác, thiếu chỗ để đá, đường đi lấy đồ chồng chéo nhau.
Trước ngày sự kiện, cần khảo sát hoặc ít nhất yêu cầu khách gửi ảnh và kích thước khu vực đặt quầy. Nguồn điện ở đâu, nguồn nước ở đâu, xe chở đồ vào bằng đường nào, mưa thì che chắn ra sao. Bốn câu hỏi này quyết định nửa phần thành công của buổi phục vụ.
Cách sắp xếp mặt quầy nên theo dòng chảy một chiều: nhận yêu cầu, pha chế, ra món, trả khay và thu gom. Nguyên tắc bố trí theo luồng công việc này cũng là nền tảng trong bài thiết kế và bài trí không gian quán theo mô hình kinh doanh, chỉ khác là ở sự kiện mọi thứ phải gói trong vài mét vuông và tháo lắp trong vài chục phút.
Trang trí quầy nên bám theo tông của sự kiện: bảng tên cô dâu chú rể, logo doanh nghiệp, màu chủ đạo của chương trình. Những chi tiết này tốn ít tiền nhưng khiến khách thấy quầy thuộc về sự kiện của họ, chứ không phải một quầy nước lạ đặt nhờ một góc sảnh.
Quy trình nhận một sự kiện từ đầu đến cuối
- Tiếp nhận yêu cầu, hỏi rõ ngày giờ, địa điểm, số khách, tính chất sự kiện và khung giờ cần phục vụ
- Đề xuất menu rút gọn cùng báo giá theo đầu khách, ghi rõ mức tối thiểu và phần phát sinh
- Chốt hợp đồng hoặc văn bản xác nhận, nhận đặt cọc theo thỏa thuận hai bên
- Khảo sát địa điểm trực tiếp hoặc qua ảnh, chốt vị trí quầy, nguồn điện và đường vận chuyển
- Chuẩn bị nguyên liệu theo định lượng, kiểm tra máy móc, đóng gói theo danh sách kiểm tra
- Đến sớm trước giờ phục vụ, lắp quầy, pha thử mẻ đầu và kiểm tra lại hương vị
- Phục vụ theo khung giờ đã chốt, ghi chép số ly thực tế và các phát sinh nếu có
- Thu dọn, bàn giao mặt bằng sạch, đối chiếu và quyết toán phần còn lại với khách
Bước ghi chép trong lúc phục vụ thường bị xem nhẹ, nhưng đó là bằng chứng duy nhất khi hai bên đối chiếu số ly phát sinh. Một tờ giấy đếm vạch đơn giản hoặc một người phụ trách ghi số theo giờ là đủ, miễn là làm thật và làm ngay tại chỗ.
Sau sự kiện một ngày, nên nhắn tin cảm ơn và xin phản hồi. Phản hồi tốt được xin phép dùng làm tư liệu giới thiệu, phản hồi chưa tốt là dữ liệu để sửa quy trình. Nhiều đơn vị bỏ qua bước này và mất luôn cơ hội bán tiếp cho chính khách đó ở sự kiện sau.
Những khoản chi phí người mới hay quên
Khoản bị quên nhiều nhất là thời gian của chính chủ quầy. Từ lúc tư vấn, chốt menu, đi khảo sát đến ngày phục vụ và quyết toán, một sự kiện nhỏ cũng lấy mất vài ngày làm việc rời rạc. Nếu giá không gánh được phần thời gian đó, làm càng nhiều sự kiện càng mệt mà tiền không dư.
Khoản thứ hai là khấu hao và rủi ro thiết bị. Máy pha cà phê, máy xay, bình ủ và quầy lưu động đều mòn nhanh hơn khi phải vận chuyển liên tục. Ly thủy tinh vỡ trên đường, máy hỏng trước giờ phục vụ đều là chi phí thật, chỉ là nó đến bất ngờ nên hay bị gạt ra khỏi phép tính.
Khoản thứ ba là chi phí cơ hội của quán chính. Nếu rút hết nhân sự giỏi đi sự kiện vào cuối tuần, quán cố định mất doanh thu giờ cao điểm. Nhiều chủ quán nhận sự kiện rất vui, đến khi cộng cả phần hụt ở quán mới thấy buổi đó không lãi như tưởng.
Giải pháp không phải là bỏ mô hình này, mà là tách rõ hai dòng việc. Sự kiện nên có ê-kíp riêng hoặc nhân sự thời vụ đã được đào tạo bài bản, còn quán chính giữ nguyên đội hình. Khi hai dòng tách ra, phép tính lãi lỗ của từng dòng mới rõ ràng.
Biến khách tại sự kiện thành khách quen của quán
Một sự kiện vài trăm khách là một buổi giới thiệu trực tiếp mà tiền quảng cáo khó mua được. Người dự tiệc uống thử món, thấy ngon, nhìn thấy tên quán trên quầy. Vấn đề là sau sự kiện, phần lớn họ không có lý do gì để tìm đến quán nếu không có một cầu nối.
Cầu nối đơn giản nhất là một tấm thẻ nhỏ đặt tại quầy: tên quán, địa chỉ, một ưu đãi nhỏ cho lần ghé đầu tiên. Đừng làm ồn ào, đừng biến quầy sự kiện của khách thành quầy quảng cáo của mình. Một chi tiết tinh tế, đúng mức, thường hiệu quả hơn mọi sự phô trương.
Với khách doanh nghiệp, cầu nối nằm ở mối quan hệ sau sự kiện: gửi ảnh đẹp của quầy trong chương trình cho người phụ trách, chúc mừng sự kiện thành công, và giữ liên lạc đến dịp tiếp theo. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện theo chu kỳ, ai được nhớ đến trước sẽ có cơ hội trước.
Nhìn rộng hơn, event bar là một kênh mở rộng tệp khách có chủ đích, tương tự tinh thần trong bài chiến lược thu hút khách hàng cho quán đồ uống mới từ tuần khai trương đến khách quen: mỗi điểm chạm đều phải có bước tiếp theo rõ ràng, thay vì để khách uống xong rồi thôi.
Câu hỏi thường gặp về quầy đồ uống sự kiện
Nên nhận sự kiện tối thiểu bao nhiêu khách?
Không có con số chung cho mọi đơn vị. Cách tính đúng là lấy tổng chi phí cố định của một buổi phục vụ, gồm nhân sự, vận chuyển và thời gian chuẩn bị, rồi chia cho biên lãi mỗi đầu khách. Kết quả ra số khách tối thiểu mà dưới mức đó, buổi phục vụ không còn đáng làm.
Khách báo số người không chính xác thì xử lý thế nào?
Hãy chốt trong thỏa thuận một mức tối thiểu được tính tiền và một biên dao động chấp nhận được, ví dụ cộng trừ mười phần trăm. Vượt biên thì tính thêm theo đầu khách hoặc theo ly thực tế. Ghi rõ từ đầu thì khi quyết toán, cả hai bên đều thoải mái.
Nên, đặc biệt với tiệc cưới và sự kiện doanh nghiệp lớn. Một buổi thử món ngắn giúp khách yên tâm, giúp hai bên chốt được độ ngọt, độ đậm và món chủ lực. Chi phí thử món có thể tính vào gói hoặc miễn phí khi khách đã đặt cọc, tùy chính sách của từng đơn vị.
Sự kiện ngoài trời gặp mưa thì sao?
Điều này phải nằm trong thỏa thuận ngay từ đầu: ai chịu trách nhiệm che chắn, quầy có chuyển vào trong được không, và trường hợp hoãn sự kiện thì đặt cọc xử lý thế nào. Mưa không phải chuyện hiếm, nên đừng để đến ngày phục vụ mới bàn.
Kết luận
Event bar là mô hình đáng làm nếu người chủ tính giá trên đủ bốn lớp chi phí, giữ menu thật gọn và có quy trình phục vụ rõ ràng. Báo giá theo đầu khách chỉ an toàn khi đi kèm số khách tối thiểu, khung giờ và cách tính phát sinh được ghi thành văn bản.
Với các quán đang muốn mở thêm dòng dịch vụ này, hãy bắt đầu bằng vài sự kiện nhỏ của khách quen để hoàn thiện quy trình, thay vì nhận ngay một sự kiện lớn khi chưa có ê-kíp riêng. Muốn trao đổi thêm về cách xây menu và vận hành quầy pha chế bài bản, bạn có thể liên hệ Namas qua hotline 1800 6128 để được tư vấn hướng đi phù hợp.
Bài viết liên quan:
Mở quán nước ép vỉa hè: chi phí đầu tư, thiết bị cần có và dự toán dòng tiền những tháng đầu 
Panna cotta cam: đông mềm rung rinh, không bị dai như thạch 
Bánh bán kèm đồ uống: chọn bánh, học làm và định giá cho quán cafe, trà sữa, quán kem Cách pha bia trái cây: công thức và lưu ý phục vụ cho bartender
