Chiều thứ bảy, khu hội chợ ẩm thực bắt đầu lên đèn. Gian đồ uống ở gần cổng vào có hàng người xếp dài, trong khi một gian khác ở cuối khu, khuất sau dãy lều sự kiện, nhân viên ngồi nhìn nhau vì khách đi qua mà không dừng lại. Cùng một hội chợ, cùng bán nước, kết quả khác nhau bắt đầu từ khâu chọn gian.
Bán đồ uống tại hội chợ, lễ hội là mô hình kinh doanh ngắn ngày nhưng cường độ rất cao. Bạn chỉ có vài ngày, thậm chí một buổi tối, để thu hồi tiền thuê gian, tiền nguyên liệu, tiền nhân sự và có lãi. Không có thời gian sửa sai từ từ như quán cố định bán quanh năm.
Vì tính ngắn ngày đó, thành bại nằm gần như hoàn toàn ở khâu chuẩn bị: thuê gian ở vị trí nào, dự trù bao nhiêu ly là đủ mà không thừa quá nhiều, và bố trí bao nhiêu người cho từng khung giờ. Bài viết này đi sâu vào đúng ba việc đó, theo trình tự một người bán hội chợ thực tế phải làm.
Mục lục
- Hội chợ, lễ hội nào phù hợp để bán đồ uống?
- Thuê gian hàng: vị trí quyết định hơn kích thước
- Chọn menu cho gian hội chợ: ít món, ra ly nhanh, lời rõ ràng
- Dự trù sản lượng: bài toán khó nhất của bán ngắn ngày
- Nhân sự cho gian hội chợ: ít người nhưng đúng việc
- Vận hành trong ngày sự kiện và những sự cố thường gặp
- Câu hỏi thường gặp khi bán đồ uống tại hội chợ, lễ hội
- Kết lại: hội chợ thưởng cho người chuẩn bị kỹ nhất
Hội chợ, lễ hội nào phù hợp để bán đồ uống?
Không phải sự kiện đông người nào cũng là nơi bán nước tốt. Hội chợ thương mại trong nhà, lễ hội ẩm thực ngoài trời, hội chợ quê ngày Tết và sự kiện âm nhạc buổi tối có tập khách, thời gian lưu lại và thói quen chi tiêu hoàn toàn khác nhau. Chọn sai loại sự kiện, gian đẹp đến đâu cũng khó bán.
Yếu tố quan trọng nhất là thời gian khách ở lại sự kiện. Lễ hội ẩm thực, hội chợ cuối tuần và sự kiện ngoài trời kéo dài nhiều giờ khiến khách khát nước và mua lặp lại. Ngược lại, sự kiện mà khách chỉ đến xem một chương trình ngắn rồi về ngay sẽ cho doanh thu thấp hơn nhiều so với số người tham dự công bố.
Thời tiết và mùa cũng quyết định sức mua. Hội chợ ngoài trời mùa nắng nóng là điều kiện lý tưởng cho nước chanh, trà tắc, nước trái cây và trà đá. Sự kiện mùa lạnh hoặc trong nhà có điều hòa cần thêm đồ uống ấm như trà gừng, sữa ngô nóng và cacao nóng, thay vì chỉ chuẩn bị toàn đồ đá.
Trước khi đăng ký, hãy hỏi ban tổ chức về lượng khách thực tế của kỳ trước, không chỉ con số kỳ vọng của kỳ này. Hỏi thêm số lượng gian đồ uống đã đăng ký, vì hai mươi gian cùng bán nước trong một hội chợ nhỏ sẽ chia nhau lượng khách rất mỏng, dù tổng khách nghe có vẻ lớn.
Thuê gian hàng: vị trí quyết định hơn kích thước
Trong hội chợ, vị trí gian quan trọng hơn diện tích gian. Một gian nhỏ gần cổng vào, gần sân khấu chính hoặc trên trục đường khách buộc phải đi qua thường bán tốt hơn gian lớn ở góc khuất. Khi xem sơ đồ mặt bằng, hãy hình dung dòng người di chuyển, thay vì chỉ nhìn gian nào còn trống.
Giá thuê gian thường được tính theo vị trí, diện tích và số ngày sự kiện, kèm theo các khoản có thể phát sinh như điện, nước, vệ sinh và gửi hàng qua đêm. Bạn cần hỏi rõ gian có được cấp điện đủ cho tủ lạnh và máy xay không, có điểm lấy nước và thoát nước gần không, và gian có mái che hay bạn phải tự chuẩn bị.
Những câu hỏi cần chốt với ban tổ chức trước khi đặt cọc
- Gian nằm ở khu vực nào trên sơ đồ, gần cổng, sân khấu hay khu ăn uống tập trung
- Nguồn điện cấp cho gian là bao nhiêu, có tính phí riêng và có máy phát dự phòng không
- Điểm lấy nước sạch và nơi đổ nước thải ở đâu, cách gian bao xa
- Thời gian được vào dựng gian, thời gian phải tháo dỡ sau sự kiện
- Có được để hàng và thiết bị qua đêm không, an ninh khu vực ban đêm thế nào
- Sự kiện có độc quyền ngành hàng đồ uống không, tổng số gian đồ uống là bao nhiêu
- Chính sách hoàn phí hoặc dời ngày khi sự kiện hoãn vì thời tiết
Đừng đặt cọc chỉ qua tin nhắn mà không có xác nhận bằng văn bản về vị trí gian và các điều khoản chính. Tranh chấp phổ biến nhất ở hội chợ là gian thực tế khác gian đã thỏa thuận trên sơ đồ. Một xác nhận rõ ràng từ ban tổ chức giúp bạn có căn cứ khi đến nơi dựng gian và thấy vị trí đã đổi.
Việc sắp xếp bên trong gian cũng cần tính từ khi thuê. Dù là gian tạm vài ngày, cách thiết kế và bài trí không gian theo mô hình kinh doanh vẫn áp dụng ở quy mô nhỏ: khu pha chế ở giữa, khu trữ hàng phía sau, mặt tiền thoáng để khách nhìn thấy menu và thao tác sạch sẽ của người bán.
Menu hội chợ nên gói gọn trong khoảng năm đến tám món đồ uống, trong đó có hai, ba món chủ lực dễ nhận diện từ xa như trà tắc khổng lồ, nước chanh dây, trà đào hoặc nước ép theo mùa. Khách hội chợ quyết định mua trong vài giây khi đi ngang qua, menu dài và chữ nhỏ sẽ khiến họ bỏ qua.
Món chủ lực nên là món pha theo mẻ lớn được, giữ vị ổn định và tốc độ ra ly nhanh. Trà và nước nền nấu sẵn theo bình lớn, khi khách gọi chỉ cần rót, thêm đá, thêm topping đơn giản nếu có. Món phải xay, nấu hoặc trình bày cầu kỳ từng ly sẽ tạo hàng chờ dài và làm khách phía sau nản.
Ly đựng cũng là một phần của trải nghiệm hội chợ. Ly lớn, màu nước bắt mắt và ống hút to tạo hiệu ứng thị giác khiến người đi ngang muốn mua theo. Nhiều gian bán chạy nhờ khách cầm ly đi khắp hội chợ như một hình thức quảng cáo di động miễn phí cho chính gian hàng đó.
Giá bán tại hội chợ thường cao hơn quán thường ngày một chút vì khách chấp nhận trả cho trải nghiệm sự kiện và chi phí thuê gian cao. Tuy vậy, giá vẫn phải nằm trong ngưỡng hợp lý của khu vực. Định giá quá cao khiến khách chỉ mua một ly rồi thôi, trong khi giá vừa phải khuyến khích mua ly thứ hai cho bạn đi cùng.
Muốn định giá có cơ sở, bạn phải biết giá vốn của từng ly. Cách tính giá cost đồ uống và ngưỡng cost an toàn cho quán áp dụng nguyên vẹn cho gian hội chợ, chỉ khác là chi phí thuê gian và nhân sự ngắn ngày cần được phân bổ thêm vào bài toán lãi lỗ của từng ngày bán.
Dự trù sản lượng: bài toán khó nhất của bán ngắn ngày
Dự trù thiếu, bạn hết hàng giữa lúc đông nhất và mất doanh thu không bao giờ lấy lại được. Dự trù thừa, nguyên liệu tươi như trái cây, sữa và trà đã pha sẽ phải đổ bỏ khi sự kiện kết thúc. Người bán hội chợ giỏi là người dự trù sát, dựa trên số liệu chứ không dựa trên cảm giác lạc quan.
Điểm bắt đầu là lượng khách dự kiến thực tế. Từ tổng khách của sự kiện, chỉ một tỉ lệ nhất định sẽ mua đồ uống, và tỉ lệ này còn phải chia cho số gian đồ uống cùng tham gia. Bạn nên tính theo kịch bản thận trọng trước, rồi chuẩn bị phương án bổ sung nhanh, thay vì nhập hàng theo kịch bản đông nhất ngay từ đầu.
Cách chia nguyên liệu theo mức độ rủi ro khi thừa hàng
- Hàng khô để được lâu như đường, trà khô, bột, ly và ống hút: chuẩn bị dư thoải mái
- Hàng đóng chai, đóng lon có hạn dùng dài: chuẩn bị dư vừa phải, thừa mang về bán tiếp được
- Trái cây tươi và sữa: nhập theo ngày bán, ưu tiên nhà cung cấp gần nơi tổ chức
- Trà và nước nền đã pha: pha theo đợt trong ngày, hết đến đâu pha tiếp đến đó
- Đá viên: đặt theo khung giờ, có số điện thoại của đại lý đá gần nhất để gọi bổ sung
Đá là mặt hàng hay bị xem nhẹ nhất nhưng lại quyết định khả năng bán hàng buổi chiều và tối. Đá tan nhanh ở sự kiện ngoài trời, thùng giữ nhiệt kém sẽ làm bạn mất một phần ba lượng đá trước khi bán. Hãy tính cả tỉ lệ đá tan trong dự trù, và luôn có phương án mua đá bổ sung trong vòng ba mươi phút.
Với sự kiện nhiều ngày, số liệu bán của ngày đầu tiên là căn cứ quý nhất để chỉnh dự trù cho các ngày sau. Hãy ghi chép theo khung giờ: giờ nào bán được bao nhiêu ly, món nào chạy, món nào ế. Đừng dựa vào trí nhớ sau một ngày đứng bán mệt nhoài, vì con số ghi lại mới giúp bạn đặt hàng đúng vào tối hôm đó.
Nhân sự cho gian hội chợ: ít người nhưng đúng việc
Gian đồ uống nhỏ thường cần tối thiểu hai người trong giờ thường và ba đến bốn người trong giờ cao điểm: một người pha chính, một người phụ chuẩn bị đá và topping, một người nhận đơn thu tiền và một người giao ly, gọi tên khách. Một người ôm tất cả các việc sẽ nhanh chóng quá tải khi hàng khách bắt đầu dài.
Nhân sự hội chợ phần lớn là nhân viên thời vụ theo ngày. Điểm yếu của đội thời vụ là không thuộc công thức và lúng túng khi đông khách. Cách khắc phục là đơn giản hóa công thức cho hội chợ: định lượng bằng dụng cụ đong cố định, bảng công thức dán ngay tại khu pha, và tập dượt một buổi ngắn trước ngày bán đầu tiên.
Ca làm cần bám theo nhịp khách của sự kiện. Giờ mở màn, giờ nghỉ giữa chương trình và giờ kết thúc thường là ba đợt đông nhất. Hãy bố trí đủ người ở các đợt này và cho nhân sự nghỉ luân phiên vào giờ vắng, thay vì dàn đều người từ sáng đến tối khiến ai cũng mệt mà giờ cao điểm vẫn thiếu tay.
Tiền bạc tại gian tạm cần quy trình rõ ràng ngay từ đầu: một người phụ trách thu tiền, tiền thối chuẩn bị theo mệnh giá nhỏ, và đối soát doanh thu theo ca. Sự kiện càng đông, càng dễ nhầm lẫn giữa tiền mặt và chuyển khoản. Một cuốn sổ ghi nhanh theo khung giờ giúp cuối ngày đối chiếu không mất hàng giờ.
Vận hành trong ngày sự kiện và những sự cố thường gặp
Hãy đến sớm hơn giờ mở cửa ít nhất một đến hai tiếng để dựng gian, kiểm tra điện nước, nấu trà nền và xếp hàng. Mọi sự cố về điện, thiếu nước hay thiếu đá đều cần được phát hiện trong lúc chưa có khách. Khi dòng người đầu tiên đổ vào mà gian vẫn chưa sẵn sàng, bạn mất luôn đợt bán tốt nhất trong ngày.
Sự cố phổ biến nhất là mất điện hoặc điện yếu không chạy được tủ lạnh và máy móc cùng lúc. Hãy hỏi trước ban tổ chức về phương án dự phòng, đồng thời chuẩn bị thùng đá đủ lớn để giữ lạnh nguyên liệu vài tiếng khi cần. Đồ uống nền pha sẵn theo bình giúp bạn vẫn bán được các món cơ bản ngay cả khi thiết bị điện gặp trục trặc.
Mưa bất chợt ở sự kiện ngoài trời làm lượng khách giảm mạnh và hàng tươi đã chuẩn bị trở thành rủi ro. Đây là lý do dự trù theo kịch bản thận trọng và pha theo đợt luôn an toàn hơn ôm hàng từ sáng. Nếu sự kiện có dự báo mưa, hãy chủ động giảm lượng hàng tươi và tăng tỉ trọng hàng đóng chai bán không hết vẫn mang về được.
Cuối mỗi ngày bán, dành mười lăm phút ghi lại doanh thu, hàng tồn, hàng hỏng và nhận xét về vị trí gian, khung giờ đông khách. Những ghi chép này là tài sản thật cho lần hội chợ sau, giúp bạn quyết định có quay lại sự kiện đó năm sau hay không bằng số liệu, thay vì bằng ấn tượng mơ hồ.
Khách mua tại hội chợ hôm nay cũng có thể trở thành khách của quán cố định ngày mai, nếu bạn có quán hoặc điểm bán thường xuyên ở gần đó. Đặt một tấm bảng nhỏ ghi địa chỉ quán và chương trình ưu đãi sau sự kiện là cách nối dài giá trị của vài ngày bán ngắn ngủi, đúng tinh thần của chiến lược thu hút khách từ tuần khai trương đến khách quen cho quán đồ uống.
Câu hỏi thường gặp khi bán đồ uống tại hội chợ, lễ hội
Nên đăng ký bao nhiêu gian nếu lần đầu tham gia một hội chợ?
Lần đầu nên bắt đầu với một gian ở vị trí tốt thay vì nhiều gian ở vị trí thường. Một gian giúp bạn kiểm soát chất lượng, đo đúng sức mua thật của sự kiện và hạn chế rủi ro tồn hàng. Sau khi đã có số liệu của một kỳ, bạn mới có cơ sở quyết định mở rộng ở kỳ tiếp theo.
Bán hội chợ có cần giấy phép kinh doanh và giấy tờ an toàn thực phẩm không?
Nhiều ban tổ chức yêu cầu gian hàng cung cấp đăng ký kinh doanh và cam kết hoặc giấy tờ liên quan đến an toàn thực phẩm khi đăng ký. Yêu cầu cụ thể khác nhau theo sự kiện và địa phương, nên bạn cần hỏi rõ ngay từ khâu đăng ký và chuẩn bị giấy tờ bản sao sẵn, tránh bị từ chối vào dựng gian sát ngày bán.
Làm sao biết một hội chợ có đáng thuê gian hay không?
Hãy nhìn vào ba yếu tố: lượng khách thực tế của kỳ trước, số gian đồ uống cùng tham gia, và thời gian khách ở lại sự kiện. Nếu có thể, hãy đến tham quan chính sự kiện đó với tư cách khách trước một kỳ. Chi phí một lần đi khảo sát nhỏ hơn rất nhiều so với tiền thuê gian cho một sự kiện không phù hợp.
Kết lại: hội chợ thưởng cho người chuẩn bị kỹ nhất
Bán đồ uống tại hội chợ, lễ hội không phải cuộc chơi may rủi như nhiều người nghĩ. Gian ở đúng vị trí, menu ngắn và ra ly nhanh, dự trù sản lượng theo số liệu và nhân sự phân vai rõ ràng là bốn yếu tố quyết định gần như toàn bộ kết quả của vài ngày bán hàng ngắn ngủi.
Nếu lần đầu chưa có lãi như kỳ vọng, đừng vội kết luận mô hình này không hiệu quả. Hãy xem lại ghi chép theo khung giờ của chính bạn: sai ở chọn sự kiện, ở vị trí gian, ở dự trù hay ở tốc độ phục vụ. Mỗi kỳ hội chợ làm tốt hơn kỳ trước một điểm, bạn sẽ dần có được công thức riêng cho mình.
Tay nghề pha chế ổn định và khả năng tính cost nhanh là nền tảng cho mọi gian hội chợ bán chạy. Bạn có thể trau dồi tại các lớp thực hành của Namas ở Hà Nội, TP.HCM tại Lê Văn Sỹ Quận 3, Đà Nẵng, Vinh và Thái Nguyên. Cần tư vấn khóa học phù hợp với kế hoạch kinh doanh của mình, hãy gọi hotline 1800 6128.
Bài viết liên quan:
Mở quán nước ép vỉa hè: chi phí đầu tư, thiết bị cần có và dự toán dòng tiền những tháng đầu 
Panna cotta cam: đông mềm rung rinh, không bị dai như thạch 
Bánh bán kèm đồ uống: chọn bánh, học làm và định giá cho quán cafe, trà sữa, quán kem Cách pha bia trái cây: công thức và lưu ý phục vụ cho bartender
