Kỹ năng quản trị nhân sự cho bar trưởng: xếp ca, đào tạo và giữ người giỏi

Quầy bar có một đặc thù mà không phải ngành nghề nào cũng có: đội ngũ trẻ, làm việc ban đêm, cường độ cao và tỷ lệ nghỉ việc luôn thuộc nhóm cao trong ngành dịch vụ. Trong bối cảnh đó, bar trưởng không chỉ quản lý đồ uống mà còn quản lý con người, và thực tế cho thấy phần việc con người mới là phần quyết định quầy bar có vận hành ổn định được hay không.

Một bar trưởng giỏi pha chế nhưng yếu quản trị nhân sự sẽ liên tục rơi vào vòng luẩn quẩn: tuyển người, đào tạo vội, nhân viên nghỉ, lại tuyển người mới. Ngược lại, người biết xếp ca hợp lý, đào tạo có lộ trình và giữ được nhân sự giỏi sẽ có một đội ngũ ổn định, và sự ổn định đó thể hiện trực tiếp qua chất lượng từng ly đồ uống phục vụ khách mỗi đêm.

Xếp ca: bài toán công bằng trước khi là bài toán nhân lực

Xếp ca là công việc tưởng đơn giản nhưng lại là nơi niềm tin của đội ngũ được xây dựng hoặc bị bào mòn nhanh nhất. Ca cuối tuần và ca sự kiện thường cho thu nhập tip tốt hơn, ca ngày thường nhẹ hơn nhưng ít cơ hội học việc khó. Nếu bar trưởng luôn ưu ái một vài người thân quen vào những ca tốt, những người còn lại sẽ sớm cảm thấy mình chỉ đang lấp chỗ trống.

Nguyên tắc xếp ca bền vững là công khai tiêu chí. Đội ngũ cần biết vì sao người này được đứng quầy chính tối thứ bảy, vì sao người kia được xếp ca mở quầy nhiều hơn. Khi tiêu chí dựa trên năng lực, kinh nghiệm và mức độ tin cậy được thể hiện qua thời gian, đa số nhân viên sẽ chấp nhận lịch ca kể cả khi nó chưa hoàn toàn như mong muốn cá nhân của họ.

Bar trưởng cũng cần tính đến nhịp sinh học và đời sống riêng của đội. Làm ca đêm liên tục nhiều ngày khiến sức khỏe và tinh thần đi xuống rõ rệt, kéo theo sai sót trong pha chế và thái độ với khách. Một lịch ca biết luân phiên ngày nghỉ, tránh dồn ca khuya quá dày cho cùng một người và có phương án dự phòng khi ai đó ốm đột xuất sẽ giúp đội bền sức hơn hẳn trong mùa cao điểm.

Dưới đây là những nguyên tắc xếp ca được nhiều bar trưởng có kinh nghiệm áp dụng để giữ sự công bằng và ổn định cho đội quầy bar:

• Công bố lịch ca trước ít nhất một tuần để nhân viên chủ động sắp xếp việc cá nhân, hạn chế đổi ca sát giờ.
• Luân phiên ca tốt và ca nhẹ giữa các thành viên đủ năng lực, tránh để cố định một nhóm luôn hưởng ca đông khách.
• Xếp người mới đi cùng người có kinh nghiệm trong cùng ca, vừa đảm bảo chất lượng vừa tạo cơ hội học việc thực tế.
• Giữ một phương án dự phòng rõ ràng cho ca cao điểm, thay vì xử lý bị động mỗi khi có người báo nghỉ đột xuất.
• Ghi nhận đầy đủ giờ làm thêm và ngày nghỉ bù, đối chiếu minh bạch cuối tháng để tránh tranh cãi về quyền lợi.

Một lịch ca tốt không làm hài lòng tất cả mọi người trong mọi tuần, nhưng nó khiến mọi người hiểu rằng sự phân chia đang dựa trên nguyên tắc chung. Đó là nền tảng để bar trưởng có thể yêu cầu cao ở đội ngũ trong những ca khó, bởi mọi người biết sự cố gắng của mình sẽ được ghi nhận công bằng vào những tuần tiếp theo.

Đào tạo trong ca: biến mỗi đêm làm việc thành một buổi học

Đội quầy bar hiếm khi có nhiều thời gian đào tạo tập trung ngoài giờ làm, vì vậy hình thức đào tạo hiệu quả nhất là đào tạo ngay trong ca. Bar trưởng giao cho phụ bar những việc tăng dần độ khó, cho bartender mới thử pha những món ít phức tạp trong giờ vắng khách, và luôn dành vài phút cuối ca để rút kinh nghiệm về những ly đồ uống bị trả lại hoặc những tình huống khó đã xảy ra trong đêm.

Nội dung đào tạo cần có thứ tự rõ ràng, bắt đầu từ nền tảng nguyên liệu và kỹ thuật cơ bản trước khi đi vào sáng tạo. Một lộ trình hợp lý thường đi từ vệ sinh và an toàn, qua định lượng và kỹ thuật lắc, khuấy, rồi mới đến các nhóm công thức kinh điển. Người học cần nắm chắc kiến thức rượu nền cho bartender với sáu nhóm rượu mạnh trước khi được giao những ly cocktail phức tạp, vì thiếu nền tảng này, mọi công thức học thuộc lòng đều dễ sụp đổ khi khách yêu cầu thay đổi.

Đánh giá tay nghề cũng cần được làm định kỳ và minh bạch. Bar trưởng có thể tổ chức những buổi kiểm tra ngắn, trong đó mỗi bartender pha một vài ly chuẩn của quán để cả đội cùng nếm và góp ý. Chẳng hạn, một ly đòi hỏi kỹ thuật rót lớp chính xác như trong cách pha B52 chuẩn quầy bar là bài kiểm tra tốt về sự khéo tay và kiên nhẫn, những phẩm chất không thể đánh giá chỉ qua lời nói.

Điều quan trọng là đào tạo phải đi kèm cơ hội thăng tiến nhìn thấy được. Nhân viên sẽ không đầu tư công sức học hỏi nếu họ cảm thấy vị trí cao hơn luôn dành cho người được tuyển từ bên ngoài. Khi một phụ bar thấy đồng nghiệp của mình được lên bartender sau quá trình kèm cặp rõ ràng, đó là thông điệp đào tạo mạnh mẽ hơn bất kỳ buổi họp truyền cảm hứng nào.

Giữ người giỏi: lương quan trọng, nhưng không phải tất cả

Nhiều bar trưởng nghĩ rằng nhân viên nghỉ việc chỉ vì lương nơi khác cao hơn. Thực tế, khảo sát trong ngành dịch vụ cho thấy lý do nghỉ việc phổ biến còn gồm lịch ca bất công, không được học thêm điều mới, bị quản lý quát mắng trước mặt khách và cảm giác công việc không có tương lai. Đây đều là những yếu tố nằm trong tầm ảnh hưởng trực tiếp của bar trưởng, không cần chờ chủ đầu tư quyết định.

Giữ người giỏi bắt đầu từ việc ghi nhận đúng lúc. Một lời cảm ơn cụ thể sau ca đông khách, một lần nhắc tên trong cuộc họp vì đã xử lý tốt tình huống khó, hay việc tin tưởng giao cho họ đào tạo nhân viên mới đều là những cách ghi nhận chi phí bằng không nhưng hiệu quả rất rõ. Người giỏi thường rời đi lặng lẽ sau nhiều lần cảm thấy nỗ lực của mình không được nhìn thấy, chứ hiếm khi vì một sự việc đơn lẻ.

Lộ trình phát triển cá nhân là yếu tố giữ người dài hạn. Bar trưởng nên có những cuộc trao đổi ngắn định kỳ với từng thành viên: bạn muốn trở thành bartender chính, muốn học về quản lý kho hay muốn thử sức với việc xây dựng menu. Khi nhân viên thấy người quản lý thực sự quan tâm đến hướng đi của mình, họ có xu hướng ở lại và đóng góp nhiều hơn mức tối thiểu được yêu cầu.

Dù vậy, cũng cần thực tế rằng không phải ai nghỉ việc cũng là tổn thất cần níu kéo bằng mọi giá. Có những người không còn phù hợp với văn hóa đội hoặc liên tục vi phạm kỷ luật cơ bản, và việc giữ họ lại để tránh tuyển mới sẽ làm tổn thương tinh thần của những người đang làm tốt. Quản trị nhân sự giỏi là biết phân biệt giữa việc giữ người giỏi và việc tránh né quyết định khó.

Xử lý mâu thuẫn và kỷ luật trong đội quầy bar

Mâu thuẫn trong đội quầy bar thường bùng lên từ những chuyện rất nhỏ: ai đó phải rửa ly quá nhiều, một người bị cho là được ưu tiên ca tốt, hoặc một sai sót trong ca bị đổ lỗi qua lại. Bar trưởng khôn ngoan sẽ xử lý mâu thuẫn ngay khi nó còn nhỏ, bằng cách nghe riêng từng phía và đưa cuộc nói chuyện trở về dữ kiện cụ thể thay vì cảm xúc và suy đoán cá nhân.

Kỷ luật cần rõ ràng và nhất quán. Nội quy của quầy về giờ giấc, đồng phục, sử dụng điện thoại, nếm thử đồ uống và xử lý tiền tip nên được viết thành văn bản và phổ biến từ ngày đầu nhân viên vào làm. Khi vi phạm xảy ra, bar trưởng xử lý theo đúng khung đã công bố, không nặng tay với người này và nhẹ tay với người khác vì mối quan hệ cá nhân ngoài công việc.

Một nguyên tắc được nhiều quản lý giàu kinh nghiệm chia sẻ là góp ý riêng, khen ngợi công khai. Không ai trưởng thành hơn sau một lần bị phê bình trước mặt cả đội và khách hàng. Ngược lại, những góp ý thẳng thắn nhưng kín đáo, tập trung vào hành vi cụ thể và cách làm tốt hơn trong lần tới, thường được tiếp nhận nghiêm túc và tạo ra thay đổi thật sự trong ca làm việc tiếp theo.

Tuyển người mới: chậm một chút để đỡ mệt về sau

Áp lực thiếu người khiến nhiều bar trưởng nhận vội bất kỳ ai nộp hồ sơ, để rồi mất nhiều tuần đào tạo một người không phù hợp với nhịp làm việc ban đêm. Một buổi thử việc thực tế, trong đó ứng viên được quan sát cách di chuyển, giữ vệ sinh khu vực làm việc và giao tiếp với đồng đội, thường cho nhiều thông tin hơn một cuộc phỏng vấn dài chỉ toàn câu hỏi lý thuyết.

Với vị trí phụ bar, thái độ quan trọng hơn kinh nghiệm, vì kỹ năng có thể đào tạo khá nhanh còn thói quen làm việc cẩu thả thì rất khó sửa. Với vị trí bartender, ngoài tay nghề, bar trưởng cần kiểm tra khả năng làm việc dưới áp lực và thái độ với khách, vì quầy bar là nơi nhân viên tiếp xúc trực tiếp và liên tục với khách hàng trong suốt ca làm việc của mình.

Sau khi nhận người, giai đoạn thử việc cần có người kèm cặp cụ thể và mốc đánh giá rõ ràng. Nhân viên mới được chỉ cho một người hướng dẫn chính sẽ học nhanh và ít lúng túng hơn so với việc phải tự hỏi hết người này đến người khác. Về phía quản lý, việc đánh giá sớm giúp phát hiện kịp thời những điểm chưa phù hợp, tránh để tình trạng kéo dài gây ảnh hưởng đến cả đội.

Xây dựng văn hóa đội: thứ không ghi trong nội quy

Bên cạnh quy trình và nội quy, mỗi đội quầy bar đều có một văn hóa riêng: cách mọi người gọi nhau trong ca, cách người cũ đối xử với người mới, cách đội phản ứng khi một thành viên mắc lỗi trước mặt khách. Văn hóa này được tạo thành chủ yếu từ hành vi mỗi ngày của bar trưởng, người mà cả đội quan sát và vô thức bắt chước nhiều hơn bất kỳ khẩu hiệu nào treo trên tường.

Một đội có văn hóa tốt thường có thói quen hỗ trợ nhau tự nhiên: ai rảnh tay sẽ rửa ly giúp, ai thấy đồng đội đang quá tải sẽ bước vào phụ mà không cần chờ lệnh. Những thói quen này không tự nhiên xuất hiện, chúng được xây bằng việc bar trưởng luôn làm gương, ghi nhận hành vi hỗ trợ đồng đội và không để tinh thần mạnh ai nấy làm tồn tại lâu trong ca.

Văn hóa đội cũng thể hiện ở cách mọi người nói về khách và về nghề. Khi đội giữ được sự tôn trọng với khách ngay cả trong phòng nghỉ, chất lượng phục vụ ở quầy sẽ ổn định hơn nhiều. Và khi các thành viên tự hào về nghề của mình, chẳng hạn cùng nhau nghiên cứu một ly kinh điển như Manhattan và câu chuyện phía sau ly cocktail cổ điển, việc học nghề trở thành niềm vui chung thay vì nghĩa vụ bị ép buộc.

Họp giao ca ngắn: thói quen nhỏ, hiệu quả lớn

Nhiều đội quầy bar mạnh có một thói quen chung là dành khoảng mười phút trước giờ mở cửa để họp giao ca nhanh. Bar trưởng điểm lại những việc quan trọng của buổi tối: có đặt bàn nhóm đông hay không, món nào sắp hết nguyên liệu, chương trình khuyến mãi nào đang chạy và ai phụ trách vị trí nào trong ca. Mười phút này giúp cả đội bước vào ca với cùng một bức tranh, thay vì mỗi người tự đoán việc của mình.

Họp giao ca cũng là lúc bar trưởng chuyển tải những lưu ý từ ca trước một cách có hệ thống, thay vì để thông tin thất lạc giữa các ca trực khác nhau. Một chai rượu sắp hết, một vị khách quen có yêu cầu đặc biệt, hay một thiết bị đang trục trặc đều là những thông tin nhỏ nhưng nếu bị bỏ sót sẽ gây ra sự cố đúng vào giờ cao điểm, thời điểm đội ít có khả năng xử lý nhất.

Về lâu dài, thói quen họp ngắn đầu ca còn xây dựng kỷ luật thời gian cho cả đội. Khi mọi người biết buổi họp bắt đầu đúng giờ cố định, việc đến trễ trở nên nổi bật và tự giảm dần mà không cần nhiều lời nhắc nhở. Đây là ví dụ điển hình cho việc quản trị nhân sự hiệu quả thường nằm ở những hệ thống nhỏ được duy trì đều đặn, chứ không nằm ở những quyết định lớn lao thỉnh thoảng mới xuất hiện.

Kết luận: quản trị nhân sự là năng lực cốt lõi của bar trưởng

Xếp ca công bằng, đào tạo có lộ trình, ghi nhận đúng lúc và kỷ luật nhất quán là bốn trụ cột của quản trị nhân sự tại quầy bar. Chúng nghe không hào nhoáng bằng những màn biểu diễn pha chế, nhưng lại là yếu tố quyết định một quầy bar có đội ngũ ổn định, tay nghề đồng đều và tinh thần làm việc bền bỉ qua nhiều mùa cao điểm hay không.

Với những bartender đang hướng tới vị trí quản lý, việc trau dồi kỹ năng con người nên bắt đầu sớm, song song với việc học nghề. Các khóa học bartender bài bản tại Học viện Namas, với thời lượng thực hành khoảng 80%, là một nền tảng có thể tham khảo để xây tay nghề vững trước khi bước lên vai trò dẫn dắt đội ngũ. Cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ hotline 1800 6128 để được hỗ trợ.

Bài viết liên quan:

Mở quán cafe bằng cà phê bột pha sẵn (hòa tan) được không? Vì sao quán chuyên nghiệp không làm vậy Chi phí mở quán cafe tại Bình Dương: giá mặt bằng, thi công và nhân công tham khảo theo khu vực Làm trân châu tại nhà từ bột năng: vui tay mà ăn ngon như ngoài quán Cách làm chè thập cẩm Huế để bán: công thức, bảo quản và gợi ý ghép menu quán