Một quán cafe đẹp nằm ngay trong khuôn viên homestay hoặc khu nghỉ dưỡng luôn là hình ảnh hấp dẫn với người làm nghề đồ uống: lượng khách có sẵn, không gian đã được đầu tư và không phải lo tìm mặt bằng phố xá đắt đỏ. Nhưng đằng sau bức tranh đó là một quan hệ hợp tác cần được tính toán rất kỹ giữa người vận hành quán và chủ đầu tư khu nghỉ.
Bài viết này phân tích mô hình quán cafe trong homestay resort: các hình thức hợp tác phổ biến, cách chia sẻ doanh thu hợp lý và những điều khoản phải chốt rõ ràng trước khi ký kết.
Mục lục
- Vì sao chủ homestay và resort muốn có quán cafe trong khuôn viên
- Các mô hình hợp tác phổ biến và ưu nhược điểm từng mô hình
- Thiết kế menu và dịch vụ cho khách lưu trú
- Vận hành theo nhịp mùa vụ và nhịp lưu trú
- Những điều khoản dễ gây tranh chấp cần chốt trước
- Kết luận
- Đánh giá một cơ hội hợp tác trước khi nhận lời
- Trường hợp nên từ chối một cơ hội hợp tác
Vì sao chủ homestay và resort muốn có quán cafe trong khuôn viên
Với chủ đầu tư khu lưu trú, một quán cafe vận hành tốt mang lại nhiều giá trị hơn tiền thuê mặt bằng. Nó hoàn thiện trải nghiệm của khách lưu trú với bữa sáng, ly cà phê chiều và không gian thư giãn không cần rời khỏi khuôn viên; nó tạo ra những góc hình ảnh đẹp giúp khu nghỉ được khách chia sẻ trên mạng xã hội; và nó biến khoảng thời gian chờ nhận phòng hoặc sau trả phòng thành trải nghiệm dễ chịu thay vì khó chịu.
Nhiều khu nghỉ nhỏ không đủ quy mô để tự vận hành một bộ phận F&B chuyên nghiệp, nên việc hợp tác với một đơn vị quán cafe bên ngoài là giải pháp tối ưu cho cả hai phía. Hiểu được giá trị mình mang lại, người vận hành quán sẽ đàm phán ở vị thế tốt hơn nhiều so với tâm thế đi thuê mặt bằng đơn thuần.
Các mô hình hợp tác phổ biến và ưu nhược điểm từng mô hình
Mô hình thứ nhất là thuê mặt bằng cố định trong khuôn viên khu nghỉ, đơn giản và rõ ràng nhất: quán trả tiền thuê hằng tháng và toàn quyền quyết định vận hành cùng doanh thu. Mô hình này phù hợp khi khu nghỉ đã có lượng khách ổn định có thể dự đoán, nhưng người thuê phải chịu toàn bộ rủi ro mùa vụ du lịch. Mô hình thứ hai là chia sẻ doanh thu, trong đó quán không trả thuê cố định hoặc trả ở mức thấp, thay vào đó chia một tỉ lệ doanh thu cho chủ đầu tư.
Mô hình này san sẻ rủi ro mùa thấp điểm và gắn lợi ích hai bên với nhau, đổi lại đòi hỏi hệ thống ghi nhận doanh thu minh bạch và mức độ tin tưởng cao. Mô hình thứ ba là chủ đầu tư đầu tư toàn bộ cơ sở và thiết bị, người vận hành chỉ đóng góp tay nghề và quản lý để hưởng lương cộng phần trăm hiệu quả; phù hợp với người có nghề nhưng ít vốn, tuy nhiên quyền quyết định về lâu dài sẽ bị giới hạn.
Dù chọn mô hình nào, nguyên tắc quan trọng là mọi thỏa thuận phải được lập thành hợp đồng văn bản với thời hạn đủ dài để người vận hành yên tâm đầu tư công sức xây dựng thương hiệu, kèm điều khoản rõ ràng về việc gia hạn và xử lý khi một bên muốn chấm dứt sớm. Rất nhiều tranh chấp trong mô hình này bắt nguồn từ những thỏa thuận miệng ban đầu khi quan hệ còn tốt đẹp.
Người chuẩn bị bước vào hợp tác nên bóc tách toàn bộ chi phí và dòng tiền dự kiến của từng mô hình như cách làm trong chi phí mở quán cafe gồm những khoản nào trước khi đặt bút ký bất kỳ văn bản nào.
Khách của quán trong khu nghỉ có hành vi rất khác khách phố. Họ có nhiều thời gian, muốn trải nghiệm bản sắc địa phương và sẵn sàng chi trả cho những sản phẩm có câu chuyện. Menu vì thế nên kết hợp một trục đồ uống chuẩn quốc tế như espresso và các món quen thuộc cho khách xa nhà, với một trục đặc sản địa phương như cà phê vùng trồng gần đó, trà thảo mộc bản địa và trái cây theo mùa của vùng.
Dịch vụ bữa sáng đi kèm lưu trú thường là hạng mục quan trọng nhất trong thỏa thuận với chủ đầu tư, cần được định nghĩa rõ về thực đơn, giờ phục vụ và cách tính vào gói phòng. Ngoài khách lưu trú, nếu khu nghỉ cho phép đón khách bên ngoài vào quán, đây là nguồn doanh thu cộng thêm đáng kể vào cuối tuần nhưng cần quy định rõ về bãi xe, lối đi và an ninh để không ảnh hưởng trải nghiệm của khách ở lại.
Vận hành theo nhịp mùa vụ và nhịp lưu trú
Doanh thu của quán trong khu nghỉ gắn chặt với công suất phòng: mùa cao điểm du lịch có thể quá tải trong khi mùa thấp điểm vắng lặng kéo dài. Người vận hành cần xây dựng kế hoạch nhân sự linh hoạt, kết hợp nhân viên chính thức với nhân viên thời vụ được đào tạo trước mùa cao điểm, đồng thời thiết kế menu có thể co giãn theo sản lượng.
Quan hệ phối hợp hằng ngày với bộ phận lễ tân và buồng phòng của khu nghỉ cũng rất quan trọng: thông tin về lượng khách lưu trú, giờ đoàn khách đến và các sự kiện riêng trong khuôn viên giúp quán chuẩn bị nguyên liệu chính xác, tránh cả lãng phí lẫn thiếu hụt. Sự phối hợp nhịp nhàng này là một phần của quy trình vận hành tổng thể mà người làm quán cần nắm vững như trong setup quán cafe từ A đến Z, áp dụng vào bối cảnh đặc thù của khu nghỉ dưỡng.
Những điều khoản dễ gây tranh chấp cần chốt trước
Điều khoản thứ nhất là phạm vi độc quyền: quán có phải là đơn vị đồ uống duy nhất trong khuôn viên hay chủ đầu tư được quyền mở thêm điểm bán khác. Điều khoản thứ hai là trách nhiệm đầu tư và sửa chữa hạ tầng, điện nước, xử lý rác thải và côn trùng thuộc về bên nào. Điều khoản thứ ba là hình ảnh thương hiệu: quán dùng thương hiệu riêng hay thương hiệu của khu nghỉ, và sau khi kết thúc hợp tác, các yếu tố thương hiệu được xử lý ra sao.
Điều khoản thứ tư là giờ giấc hoạt động và các quy định về tiếng ồn, sự kiện riêng của khách thuê toàn bộ khu nghỉ. Điều khoản thứ năm là cơ chế đối soát doanh thu nếu áp dụng mô hình chia sẻ, bao gồm quyền kiểm tra của mỗi bên và thời điểm thanh toán.
Việc dành thời gian đàm phán kỹ năm nhóm điều khoản này trước khi bắt đầu sẽ giúp hai bên tránh được phần lớn mâu thuẫn về sau, bởi những bài học đắt giá trong kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới cho thấy tranh chấp hợp tác thường gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với khó khăn kinh doanh thông thường.
Khi quán cafe nằm trong khuôn viên homestay, nhân viên cần nắm được thông tin cơ bản về lịch nhận trả phòng và các hoạt động chung của khu lưu trú. Khách thường hỏi quán nhiều điều ngoài menu, từ giờ ăn sáng đến điểm tham quan gần nhất. Trả lời được những câu hỏi này bằng thái độ thân thiện sẽ nâng trải nghiệm chung của khách lên rõ rệt. Nắm thông tin của khu lưu trú giúp nhân viên tránh trả lời qua loa với khách nghỉ dưỡng.
Một rủi ro dễ bị xem nhẹ là phụ thuộc quá lớn vào lượng khách của duy nhất một đối tác lưu trú. Khi khu nghỉ vắng khách vì lý do ngoài tầm kiểm soát, quán cũng mất doanh thu theo. Vì vậy, ngay từ đầu nên thỏa thuận rõ quán có được đón khách bên ngoài vào dùng dịch vụ hay không và lối đi cho nhóm khách này được bố trí thế nào. Thỏa thuận rõ về khách ngoài giúp hai bên tránh tranh cãi về sau.
Menu cho khách lưu trú nên có vài món mang dấu ấn địa phương được giới thiệu bằng câu chuyện ngắn gọn, vì khách đi nghỉ thường thích trải nghiệm đặc sản nơi mình đến. Tuy vậy, khâu chuẩn bị cần tính đến tính mùa vụ của nguyên liệu địa phương, tránh đưa vào menu cố định những món chỉ có nguyên liệu ngon trong vài tháng ngắn ngủi trong năm. Món địa phương theo mùa nên kèm thời gian phục vụ để khách không hụt hẫng khi quay lại.
Vào mùa thấp điểm, thay vì ngồi chờ khách, quán có thể phối hợp với chủ lưu trú xây dựng các gói trải nghiệm nhỏ như buổi pha chế thử, tiệc trà chiều cho nhóm khách đặt trước hoặc góc chụp ảnh theo mùa. Những hoạt động này giúp không gian luôn có sức sống và tạo thêm lý do để khách cũ quay lại khu nghỉ vào dịp khác trong năm.
Về nhân sự, quán trong khu nghỉ nên đào tạo chéo để một người có thể quán xuyến cả quầy khi lượng khách mỏng vào ngày thường, nhưng vẫn gọi thêm hỗ trợ kịp thời khi cuối tuần đông lên. Bài toán nhân sự linh hoạt này quyết định trực tiếp khả năng có lãi của mô hình, vì chi phí con người là khoản nặng nhất trong những tháng vắng khách.
Cuối cùng, hai bên đối tác nên ngồi lại định kỳ để nhìn vào số liệu thật gồm lượng khách lưu trú, tỷ lệ khách ghé quán và món được ưa chuộng nhất theo từng giai đoạn. Những buổi trao đổi dựa trên dữ kiện như vậy giúp quan hệ hợp tác ngày càng thực chất, tránh để những khó chịu nhỏ tích tụ thành mâu thuẫn lớn khi mùa vụ không như kỳ vọng ban đầu.
Kết luận
Mở quán cafe trong homestay hay khu nghỉ dưỡng là mô hình hợp tác giàu tiềm năng khi người vận hành mang lại giá trị trải nghiệm thật cho khu nghỉ và hai bên thỏa thuận minh bạch về tài chính, trách nhiệm và thương hiệu ngay từ đầu. Với hợp đồng rõ ràng và sự phối hợp vận hành tốt, đây có thể là con đường vào nghề ít rủi ro mặt bằng nhất cho người có tay nghề vững.
Tại Namas, học viên được trang bị cả kỹ thuật pha chế với thực hành chiếm khoảng 80% thời lượng lẫn tư duy vận hành để tự tin bước vào những mô hình hợp tác như thế này. Hotline 1800 6128 sẵn sàng tư vấn cho người đang có cơ hội hợp tác tương tự.
Đánh giá một cơ hội hợp tác trước khi nhận lời
Trước khi ký kết, người vận hành nên tự mình khảo sát khu nghỉ như một nhà đầu tư: xem xét vị trí và khả năng tiếp cận của khu, chất lượng phòng và mức giá phòng đang bán, đối tượng khách chủ đạo, công suất phòng thực tế qua các mùa trong năm trước nếu có số liệu, và phong cách truyền thông của khu nghỉ trên các nền tảng đặt phòng.
Một khu nghỉ có điểm đánh giá tốt và lượng khách ổn định là đối tác đáng giá hơn nhiều so với một khu nghỉ mới mở với tương lai chưa rõ ràng, dù điều kiện thuê ban đầu có hấp dẫn đến đâu. Người vận hành cũng nên dành vài ngày ở lại khu nghỉ với tư cách khách để trải nghiệm thực tế nhịp sinh hoạt, giờ cao điểm của khách và những khoảng trống dịch vụ mà quán của mình sẽ lấp vào. Quyết định hợp tác kéo dài nhiều năm xứng đáng được đầu tư công sức tìm hiểu như vậy.
Một lợi ích dài hạn của mô hình này thường bị đánh giá thấp là cơ hội xây dựng thương hiệu cá nhân của quán trong một bối cảnh đẹp sẵn có. Khách lưu trú chụp ảnh, đánh giá và nhắc tên quán trên các nền tảng du lịch tạo ra lượng truyền thông tự nhiên mà quán phố phải tốn nhiều công sức mới có được. Nếu quán vận hành tốt và giữ được bản sắc riêng, khi hợp đồng kết thúc, người vận hành vẫn mang theo được danh tiếng và tệp khách trung thành để mở điểm bán độc lập của riêng mình.
Nhìn theo hướng đó, giai đoạn hợp tác trong khu nghỉ có thể là bước đệm chiến lược cho sự nghiệp kinh doanh dài hạn, miễn là các điều khoản về thương hiệu và chấm dứt hợp tác được xử lý công bằng cho cả hai phía ngay từ đầu.
Trường hợp nên từ chối một cơ hội hợp tác
Không phải lời mời hợp tác nào cũng là cơ hội. Người vận hành nên cân nhắc từ chối khi chủ đầu tư yêu cầu đầu tư lớn nhưng chỉ đồng ý hợp đồng ngắn hạn thiếu cam kết, khi tỉ lệ chia sẻ doanh thu khiến quán không thể có lãi kể cả trong mùa cao điểm theo tính toán thận trọng, hoặc khi khu nghỉ có dấu hiệu vận hành thiếu chuyên nghiệp như đánh giá khách hàng thấp kéo dài và đội ngũ quản lý thay đổi liên tục.
Từ chối một hợp tác không phù hợp để bảo toàn vốn và thời gian cho cơ hội tốt hơn là quyết định của người làm kinh doanh trưởng thành, cũng quan trọng không kém kỹ năng nắm bắt cơ hội.
Tóm lại, quán cafe trong homestay và khu nghỉ dưỡng là mô hình mà thành công được quyết định bởi chất lượng của quan hệ hợp tác nhiều không kém chất lượng của ly cà phê. Người vận hành bước vào mô hình này với sự chuẩn bị kỹ về tài chính, hợp đồng và hiểu biết về khách lưu trú sẽ có cơ hội xây dựng một điểm bán đẹp cả về doanh thu lẫn trải nghiệm, trong khi người chỉ nhìn thấy bối cảnh đẹp mà bỏ qua các điều khoản nền tảng rất dễ trả giá trong mùa thấp điểm đầu tiên.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng khách lưu trú đánh giá tổng thể khu nghỉ qua từng điểm chạm nhỏ, và quán cafe thường là điểm chạm được nhớ đến nhiều nhất vì gắn với những khoảnh khắc thư giãn nhất trong chuyến đi. Phục vụ tốt tệp khách này không chỉ mang lại doanh thu tại chỗ mà còn tạo ra những lời giới thiệu xuyên vùng miền khi khách trở về nhà và kể về chuyến đi của họ. Đó là giá trị lan tỏa mà không mô hình quán phố nào có được một cách tự nhiên như vậy.
