Đọc báo cáo doanh thu quán cafe: 5 con số cần thuộc

Đọc báo cáo doanh thu quán mỗi tuần là thói quen phân biệt chủ quán làm chủ được tình hình với chủ quán chỉ biết quán lời hay lỗ vào cuối tháng, khi mọi chuyện đã rồi. Nhiều quán có phần mềm bán hàng đầy đủ số liệu nhưng chủ quán chỉ nhìn vào một con số duy nhất là tổng doanh thu, rồi yên tâm khi nó tăng và lo lắng mơ hồ khi nó giảm mà không biết giảm ở đâu, vì sao, và cần sửa cái gì.

Một báo cáo tuần hữu ích không cần phức tạp. Nó cần trả lời được vài câu hỏi cốt lõi bằng năm con số mà chủ quán thuộc lòng và theo dõi như theo dõi sức khỏe của chính mình: doanh thu đang đi về đâu, khách có quay lại không, mỗi khách mang lại bao nhiêu, chi phí nguyên liệu có nằm trong tầm kiểm soát, và khung giờ nào đang kéo quán xuống. Bài viết này đi qua từng con số, cách đọc và hành động tương ứng khi con số đổi chiều.

Giảng viên hướng dẫn học viên trong lớp học pha chế tại Namas

Mục lục

Con số thứ nhất: doanh thu theo ngày và theo khung giờ
Con số thứ hai và ba: số hóa đơn và giá trị trung bình mỗi hóa đơn
Con số thứ tư: tỷ lệ chi phí nguyên liệu trên doanh thu
Con số thứ năm: tỷ lệ khách quay lại và món bán chạy thay đổi ra sao
Biến việc đọc báo cáo thành một nghi thức tuần cố định
Lời kết

Con số thứ nhất: doanh thu theo ngày và theo khung giờ

Tổng doanh thu tuần chỉ là bề mặt. Điều chủ quán cần nhìn là doanh thu được chia theo ngày trong tuần và theo khung giờ trong ngày, vì cấu trúc này cho thấy nhịp sống thật của quán: ngày nào mạnh, ngày nào yếu, giờ nào đông, giờ nào trống. Khi doanh thu tuần giảm, việc biết nó giảm ở sáng thứ bảy hay ở chiều các ngày thường sẽ dẫn đến hai hướng xử lý hoàn toàn khác nhau. Theo dõi cấu trúc này đều đặn còn giúp quán phát hiện sớm những thay đổi của khu vực, như một văn phòng chuyển đi hay một trường học đổi lịch, trước khi chúng trở thành cú sốc lớn.

Con số thứ hai và ba: số hóa đơn và giá trị trung bình mỗi hóa đơn

Doanh thu bằng số lượng hóa đơn nhân với giá trị trung bình mỗi hóa đơn, và hai thừa số này kể hai câu chuyện khác nhau. Doanh thu giảm vì ít hóa đơn hơn nghĩa là quán đang mất khách hoặc mất lượt ghé, vấn đề nằm ở sức hút và thói quen. Doanh thu giảm vì hóa đơn nhỏ đi nghĩa là khách vẫn đến nhưng gọi ít hơn, chi ít hơn, vấn đề nằm ở menu, giá hoặc khả năng gợi ý bán thêm. Nhầm lẫn hai tình huống này dẫn đến thuốc chữa sai bệnh: khuyến mãi ồ ạt khi vấn đề là khách không quay lại, hoặc đổi menu khi vấn đề là lượng khách sụt giảm. Nhìn hai con số cùng nhau mỗi tuần là cách chẩn đoán cơ bản nhất.

Nhìn rộng hơn, mọi nỗ lực tại quán đều phải quay về một câu hỏi gốc: ly đồ uống đã đủ chuẩn chưa và mức giá đã hợp lý chưa. Một quán chưa rõ cách tính giá cost đồ uống sẽ rất khó đầu tư cho bất cứ hoạt động nào một cách bền vững, vì mỗi quyết định chi tiền đều trở thành phỏng đoán. Cost nguyên liệu được xem là tham khảo phổ biến ở khoảng 25 đến 35 phần trăm giá bán, và giữ được kỷ luật đó là nền để các hoạt động phía trên phát huy tác dụng thay vì chỉ tạo thêm việc.

Con số thứ tư: tỷ lệ chi phí nguyên liệu trên doanh thu

Tỷ lệ chi phí nguyên liệu là con số dễ trượt khỏi tầm kiểm soát nhất nếu không được nhìn hằng tuần, vì nó bị ăn mòn bởi nhiều thứ nhỏ: định lượng tay quen tay, hao hụt, hư hao, làm lại món do lỗi, và cả những thất thoát khó nói. Một tỷ lệ tăng dần qua các tuần trong khi doanh thu không đổi là lời cảnh báo sớm về quy trình quầy bar hoặc khâu nhập hàng, và càng phát hiện sớm, khoản tiền cứu được càng lớn. Ngưỡng an toàn cụ thể khác nhau tùy mô hình quán, và được xem là số liệu tham khảo phổ biến ở mức khoảng 25 đến 35 phần trăm, nhưng điều quan trọng hơn con số tuyệt đối là xu hướng của chính quán mình.

Bên cạnh chi phí, cấu trúc thực đơn quyết định rất nhiều đến hiệu quả vận hành mỗi ngày. Khi quán đã cách xây dựng menu quán cafe, trà sữa một cách có chủ đích, từ việc chọn món chủ lực, món kéo khách đến món tạo lợi nhuận, nhân viên sẽ tư vấn tự tin hơn và khách cũng dễ ra quyết định hơn. Một thực đơn được xây đúng không chỉ là danh sách món, nó là bản đồ cho cả hoạt động truyền thông, đào tạo và nhập hàng của quán, giúp mọi việc khác trở nên nhẹ nhàng hơn.

Học viên thực hành pha chế tại quầy bar trong lớp học

Con số thứ năm: tỷ lệ khách quay lại và món bán chạy thay đổi ra sao

Con số cuối cùng, và cũng là con số nói về tương lai, là sức khỏe của tệp khách: bao nhiêu phần trăm doanh thu đến từ khách quen, và danh sách món bán chạy đang dịch chuyển thế nào. Một quán có doanh thu tuần ổn định nhưng tỷ lệ khách quen giảm dần đang sống nhờ khách mới bù vào, một trạng thái không bền. Ngược lại, món bán chạy thay đổi đột ngột có thể báo hiệu khẩu vị khu vực đang đổi hoặc một đối thủ vừa xuất hiện với món tương tự. Ghép con số này với bốn con số trên, chủ quán có được bức tranh tuần khá đầy đủ để ra quyết định: tuần này cần sửa menu, sửa vận hành, hay đẩy truyền thông.

Một điểm mà nhiều chủ quán bỏ qua là thực đơn càng dài, quán càng khó giữ chất lượng đồng đều. Bài học từ menu quán nên có bao nhiêu món cho thấy quán nhỏ thường hiệu quả hơn với một thực đơn vừa sức, nơi mỗi món đều được làm tốt và mỗi nguyên liệu đều quay vòng nhanh. Sự gọn gàng đó giúp giảm hư hao, giảm thời gian đào tạo và tăng tốc độ phục vụ, những yếu tố âm thầm quyết định trải nghiệm của khách không kém gì hương vị.

Biến việc đọc báo cáo thành một nghi thức tuần cố định

Số liệu chỉ có ích khi được nhìn đều đặn và dẫn đến hành động. Chủ quán nên chọn một thời điểm cố định trong tuần, dành khoảng ba mươi phút để xem năm con số trên, ghi lại một hai nhận xét ngắn và chọn tối đa một việc cần sửa trong tuần tới. Ghi chép này, tích lũy qua nhiều tháng, trở thành cuốn nhật ký kinh doanh quý giá của quán, giúp chủ quán nhớ chuyện gì đã xảy ra vào tuần doanh thu đột biến và quyết định nào từng hiệu quả. Ngược lại, việc ôm đồm sửa mọi thứ cùng lúc sau một tuần số liệu xấu thường chỉ tạo thêm nhiễu và khiến tuần sau không biết điều gì đã tạo ra thay đổi.

Yếu tố con người là mắt xích không thể bỏ qua trong bất kỳ thay đổi nào tại quán. Mọi ý tưởng của chủ quán đều phải đi qua đôi tay và thái độ của nhân viên ca làm việc mới thành hiện thực trước mặt khách. Vì vậy, mỗi thay đổi nên được giới thiệu kèm lý do rõ ràng, được tập dượt trong những ca vắng trước khi áp dụng vào giờ cao điểm, và được ghi nhận khi nhân viên làm tốt. Một đội ngũ hiểu mình đang làm gì và vì sao sẽ tự điều chỉnh trong những tình huống mà không có quy định nào lường trước được, và đó là thứ tài sản vận hành quý nhất của quán nhỏ.

Cuối cùng, mọi thay đổi đều cần một khoảng thời gian đủ dài để đánh giá công bằng. Thói quen của khách quanh một khu vực thay đổi chậm hơn nhiều so với kỳ vọng của chủ quán; một tuần số liệu xấu chưa nói lên điều gì, nhưng một tháng xu hướng rõ ràng thì không thể bỏ qua. Hãy đặt ra trước chỉ số sẽ theo dõi, mốc thời gian sẽ nhìn lại, và ngưỡng nào thì điều chỉnh, ngưỡng nào thì dừng lại. Cách làm có kỷ luật này biến việc kinh doanh quán từ chuỗi phản ứng cảm tính thành một quá trình học hỏi liên tục, trong đó mỗi tháng quán đều hiểu khách của mình hơn một chút.

Lời kết

Năm con số không làm quán giàu lên ngay, nhưng chúng ngăn quán nghèo đi trong im lặng. Khi chủ quán thuộc lòng doanh thu theo khung giờ, số hóa đơn, giá trị hóa đơn, tỷ lệ nguyên liệu và tỷ lệ khách quay lại, mọi quyết định từ đổi menu đến thuê thêm người đều có cơ sở, và quán được vận hành bằng sự hiểu biết thay vì cảm giác.

Một điều quan trọng nữa cần nhấn mạnh là mọi kế hoạch chỉ có giá trị khi nó được duy trì đủ lâu và được nhìn lại bằng thái độ trung thực. Chủ quán nên dành thời gian cuối mỗi tuần để ghi lại điều gì đã làm, kết quả quan sát được là gì và tuần tới sẽ giữ lại hay thay đổi điểm nào. Thói quen ghi chép nhỏ này, lặp lại qua nhiều tháng, sẽ trở thành vốn kinh nghiệm riêng không ai sao chép được của quán, giúp mỗi quyết định sau này đều đứng trên dữ kiện thật thay vì trí nhớ mơ hồ hay cảm xúc nhất thời của một ngày bán hàng không như ý.

Bên cạnh đó, hãy luôn đặt trải nghiệm của khách làm thước đo cuối cùng cho mọi thử nghiệm. Con số trên báo cáo là quan trọng, nhưng câu trả lời thật nằm ở việc khách có quay lại, có giới thiệu bạn bè và có cảm thấy quán đang ngày một tốt lên hay không. Khi hai tín hiệu này cùng đi lên, quán đang đi đúng hướng dù tốc độ có thể chưa nhanh như kỳ vọng ban đầu.

Kiến thức, Tin tức

Đọc báo cáo doanh thu quán mỗi tuần: 5 con số chủ quán phải thuộc lòng

Con số thứ nhất: doanh thu theo ngày và theo khung giờ

Con số thứ hai và ba: số hóa đơn và giá trị trung bình mỗi hóa đơn

Con số thứ tư: tỷ lệ chi phí nguyên liệu trên doanh thu

Con số thứ năm: tỷ lệ khách quay lại và món bán chạy thay đổi ra sao

Biến việc đọc báo cáo thành một nghi thức tuần cố định

Lời kết

Con số thứ nhất: doanh thu theo ngày và theo khung giờ

Con số thứ hai và ba: số hóa đơn và giá trị trung bình mỗi hóa đơn

Con số thứ tư: tỷ lệ chi phí nguyên liệu trên doanh thu

Con số thứ năm: tỷ lệ khách quay lại và món bán chạy thay đổi ra sao

Biến việc đọc báo cáo thành một nghi thức tuần cố định

Lời kết

Bài viết liên quan: