Những khoản chi phí ẩn khi mở quán cafe mà người mới hay quên tính là câu hỏi tưởng như chỉ liên quan tới tiền bạc hoặc dịch vụ, nhưng thực chất nó quyết định nhịp vận hành của quán trong ít nhất một năm đầu tiên. Nhiều người mới dành gần như toàn bộ sự chú ý cho ngày khai trương, trong khi những vấn đề được bàn trong bài viết này lại âm thầm quyết định việc quán có đủ sức đi đường dài hay không. Bài viết đi vào từng khía cạnh một cách thực tế, với những con số và tỉ lệ ở mức tham khảo phổ biến, để bạn tự đối chiếu với hoàn cảnh của chính mình.
Một lưu ý trước khi đi vào chi tiết: mỗi quán có một bài toán riêng về mặt bằng, khu vực khách và nguồn vốn, nên không một lời khuyên nào đúng tuyệt đối cho mọi trường hợp. Điều bạn cần lấy từ bài viết là cách tư duy và những câu hỏi cần tự trả lời, thay vì một con số áp dụng máy móc. Khi cách tư duy đã rõ, việc điều chỉnh con số cho vừa với quán của mình sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Mục lục
- Chi phí ẩn là gì và vì sao người mới hay bỏ sót
- Nhóm ẩn thứ nhất: mặt bằng và thi công phát sinh
- Nhóm ẩn thứ hai: giấy phép, phần mềm và các khoản phí định kỳ
- Nhóm ẩn thứ ba: nguyên liệu, hao hụt và đào tạo lại nhân viên
- Nhóm ẩn thứ tư: marketing và chăm sóc khách sau khai trương
- Cách lập ngân sách để chi phí ẩn không còn ẩn
- Kết luận
Chi phí ẩn là gì và vì sao người mới hay bỏ sót
Chi phí ẩn không phải những khoản bị ai đó giấu đi, mà là những khoản chỉ xuất hiện khi quán bắt đầu vận hành thật: tiền sửa một ổ điện không chịu tải, tiền in lại menu vì đổi giá, tiền nguyên liệu hỏng trong tuần đầu vì bảo quản sai, hay tiền thuê người dọn dẹp sau thi công. Người mới thường lập ngân sách dựa trên những khoản nhìn thấy được như mặt bằng, máy móc và bàn ghế, rồi tin rằng phần còn lại sẽ tự xoay xở được, cho tới khi hàng chục khoản nhỏ cùng lúc kéo đến trong tháng đầu tiên.
Hãy thử viết những điều này ra giấy thay vì chỉ nghĩ trong đầu, bởi rất nhiều vấn đề của quán nhỏ bắt đầu từ khoảng cách giữa điều chủ quán tưởng và điều thực tế đang diễn ra. Một bảng tính đơn giản, một cuốn sổ ghi chép đều đặn và thói quen nhìn lại số liệu mỗi tuần sẽ giúp bạn phát hiện vấn đề khi chúng còn nhỏ, thay vì chỉ nhận ra khi tiền trong tài khoản đã xuống mức báo động.
Nhóm ẩn thứ nhất: mặt bằng và thi công phát sinh
Mặt bằng hiếm khi bàn giao đúng hiện trạng như lời hứa miệng. Hệ thống điện không đủ tải cho máy pha và tủ lạnh cùng chạy, đường nước yếu, thoát nước nghẹt, tường ẩm phải xử lý lại, tất cả đều là tiền. Ngay cả khoản đặt cọc, tiền thuê trả trước và chi phí sang nhượng cũng thường bị tính thiếu một phần. Cách phòng ngừa hiệu quả nhất là khảo sát kỹ thuật cùng thợ trước khi ký hợp đồng, chụp ảnh hiện trạng và thỏa thuận rõ phần nào chủ nhà chịu, phần nào người thuê chịu, bằng văn bản.
Kinh nghiệm từ nhiều quán đã vận hành ổn định cho thấy những quyết định tốt nhất thường không đến từ cảm hứng nhất thời, mà đến từ việc so sánh ít nhất hai phương án với đầy đủ chi phí và rủi ro của từng phương án. Dù bạn đang cân nhắc một khoản chi hay một thỏa thuận với đối tác, hãy tập thói quen hỏi thêm một báo giá, một ý kiến thứ hai và một kịch bản xấu nhất có thể xảy ra, trước khi đặt bút ký hoặc chuyển tiền.
Nếu đang lên kế hoạch cho quán, phần bóc tách chi phí mở quán cafe cho người mới sẽ giúp bạn nối món đồ uống này với khâu chuẩn bị tổng thể, từ chọn nguyên liệu, định lượng cho tới cách sắp xếp công việc trong ca bán hàng.
Nhóm ẩn thứ hai: giấy phép, phần mềm và các khoản phí định kỳ
Đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy theo quy mô, phí phần mềm bán hàng, phí duy trì tên miền và các tài khoản quảng cáo đều là những khoản không lớn lẻ tẻ nhưng cộng lại thành một con số đáng kể mỗi năm. Nhiều chủ quán chỉ nhớ tới chúng khi cơ quan kiểm tra hỏi tới hoặc khi phần mềm hết hạn đúng giờ cao điểm. Hãy lập một lịch phí định kỳ theo tháng và theo năm ngay từ khi lập ngân sách, để không khoản nào trở thành cú sốc bất ngờ.
Cũng cần nói rõ rằng sự thận trọng không đồng nghĩa với chần chừ. Thị trường đồ uống thay đổi nhanh, mặt bằng tốt không chờ ai và mùa bán hàng cao điểm trôi qua rất nhanh. Thận trọng ở đây là làm rõ những điều có thể làm rõ trước khi quyết định, còn khi đã đủ thông tin, người làm kinh doanh cần quyết đoán và chịu trách nhiệm với lựa chọn của mình, thay vì mãi đi tìm một phương án hoàn hảo không tồn tại.
Nhóm ẩn thứ ba: nguyên liệu, hao hụt và đào tạo lại nhân viên
Tuần đầu vận hành gần như chắc chắn có hao hụt cao hơn bình thường: trà ủ thừa phải đổ, trái cây mua dư bị hỏng, nhân viên pha sai phải làm lại ly khác. Nếu tỉ lệ nghỉ việc cao, chi phí đào tạo lại còn lặp đi lặp lại nhiều lần trong năm. Đây là lý do các quán làm tốt thường tính sẵn một tỉ lệ hao hụt tham khảo vào cost và xây dựng tài liệu đào tạo chuẩn, thay vì coi mỗi lần nhân viên mới vào là một lần chủ quán phải dạy lại từ đầu bằng miệng.
Trong quá trình thực hiện, đừng ngại tìm tới những người đã đi trước để học phần kinh nghiệm không có trong sách vở. Đó có thể là chủ của một quán đang hoạt động tốt ở khu vực khác, một người thầy dạy pha chế và setup quán, hoặc chính nhà cung cấp nguyên liệu đã phục vụ nhiều quán tương tự. Những cuộc trò chuyện như vậy thường tiết kiệm cho bạn nhiều tiền hơn bất kỳ khóa học lý thuyết nào, miễn là bạn biết lắng nghe và chọn lọc.
Một tham chiếu hữu ích khác là quy trình setup quán cafe từ A đến Z, bởi một món ngon trên giấy chỉ thực sự hiệu quả khi nó được đặt trong một menu có cấu trúc rõ ràng và được đội ngũ thực hiện đúng chuẩn mỗi ngày.
Nhóm ẩn thứ tư: marketing và chăm sóc khách sau khai trương
Khai trương đông khách nhờ khuyến mãi không có nghĩa là quán đã có khách quen. Ngân sách cho những tuần sau đó, từ chụp ảnh món mới, in voucher cho khách quay lại, tới những chương trình nhỏ giữ chân khách cũ, thường bị cắt đầu tiên khi tiền eo hẹp, đúng lúc quán cần chúng nhất. Marketing không nhất thiết phải tốn kém, nhưng nó cần được dự trù như một khoản vận hành thường xuyên chứ không phải phần tiền còn thừa sau khi đã chi hết cho những việc khác.
Một điểm nữa là mọi thỏa thuận và kế hoạch đều cần được xem lại sau một khoảng thời gian vận hành thực tế. Kế hoạch lập ra khi quán chưa mở cửa chắc chắn có những chỗ không còn đúng sau ba tháng bán hàng, và việc điều chỉnh chúng là dấu hiệu của sự tỉnh táo chứ không phải thất bại. Hãy đặt lịch xem lại định kỳ cho những vấn đề lớn của quán, giống như cách bạn kiểm kê nguyên liệu mỗi tuần.
Cách lập ngân sách để chi phí ẩn không còn ẩn
Phương pháp thực tế nhất là lập ngân sách theo ba lớp: khoản chắc chắn phải chi, khoản có thể phát sinh với xác suất cao, và một quỹ dự phòng riêng không được động vào cho trang trí. Mỗi khoản lớn nên có ít nhất hai báo giá để so sánh, và sau khi quán vận hành được một tháng, hãy đối chiếu ngân sách với chi thực tế để rút kinh nghiệm cho những quyết định tiếp theo. Chính thói quen đối chiếu này mới là thứ giúp chủ quán trưởng thành nhanh nhất về mặt tài chính.
Cuối cùng, hãy giữ cho mình một khoảng lùi cảm xúc khi đánh giá tình hình của quán. Người chủ quán vừa là người đầu tư, vừa là người vận hành, rất dễ hoặc quá lạc quan khi doanh thu vài ngày tăng, hoặc quá bi quan khi một tuần vắng khách. Nhìn vào số liệu theo tháng và theo quý, so sánh với cùng kỳ và với kế hoạch ban đầu, sẽ cho bạn bức tranh trung thực hơn nhiều so với cảm xúc của từng ngày.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới để so sánh cách làm, cách tính cost và cách trình bày, từ đó điều chỉnh phiên bản của quán mình sao cho vừa giữ được bản sắc vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Kết luận
Tóm lại, vấn đề về chi phí ẩn khi mở quán cafe không có đáp án đóng gói sẵn, nhưng nó hoàn toàn có thể được xử lý tốt nếu người chủ quán chịu khó tính toán trước, thỏa thuận rõ ràng và giữ lại cho mình những khoảng dự phòng cần thiết. Quán đồ uống là một cuộc chạy đường dài, và những quyết định tài chính, tổ chức được làm đúng ngay từ đầu sẽ lặng lẽ bảo vệ bạn trong suốt chặng đường đó. Nếu cần một nơi vừa học pha chế vừa được tư vấn setup thực tế, bạn có thể tìm hiểu thêm các chương trình của Namas, đơn vị có hơn 8 năm kinh nghiệm và hơn 20.000 học viên theo Namas công bố, hoặc liên hệ hotline 1800 6128 để được tư vấn trực tiếp.
Một nguyên tắc mà nhiều chủ quán rút ra sau vài tháng vận hành là công thức hay đến đâu cũng không cứu được một quy trình lỏng lẻo. Khi nhân viên thay ca liên tục, khi nguyên liệu hôm nay khác hôm qua, khi ly đồ uống ra chậm vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ cảm nhận sự thiếu ổn định trước cả khi họ kịp nhận xét về hương vị. Vì vậy, song song với việc hoàn thiện hương vị, quán cần chuẩn hóa thao tác, vị trí để đồ, thứ tự ra món và cách kiểm tra ly cuối cùng trước khi giao cho khách, những việc tưởng nhỏ nhưng quyết định trải nghiệm lặp lại.
Việc ghi chép lại quá trình thử nghiệm cũng quan trọng không kém việc nếm thử. Mỗi lần thay đổi định lượng, hãy ghi rõ ngày thử, loại nguyên liệu, tỉ lệ đã dùng và nhận xét của người nếm, kể cả những nhận xét trái chiều. Sau vài vòng thử, cuốn sổ đó trở thành tài sản thật của quán, giúp người chủ không phải thử lại từ đầu mỗi khi muốn đào tạo nhân viên mới hay khi nhà cung cấp thay đổi một loại nguyên liệu quen thuộc.
Ở góc độ kinh doanh, đừng quên quan sát hành vi của khách sau khi món đồ uống ra mắt được hai đến ba tuần. Tỉ lệ gọi lại, tỉ lệ khách chụp ảnh chia sẻ, số lời phàn nàn về độ ngọt hay độ chua và tốc độ ra món trong giờ đông đều là những tín hiệu đáng giá hơn nhiều lời khen xã giao trong ngày khai trương. Dựa trên những tín hiệu đó, quán điều chỉnh nhẹ định lượng hoặc cách giới thiệu món sẽ hiệu quả hơn hẳn việc thay đổi toàn bộ menu theo cảm tính.
Đào tạo nhân viên cho món mới cũng cần được làm bài bản, dù quán chỉ có hai ba người. Người pha chế cần được nếm phiên bản chuẩn, hiểu vì sao định lượng lại như vậy, biết lỗi nào thường gặp và cách xử lý khi nguyên liệu trong ngày không giống hệt ngày thường, chẳng hạn trái cây chua hơn hoặc ngọt hơn. Khi nhân viên hiểu bản chất thay vì chỉ thuộc lòng con số, chất lượng ly đồ uống sẽ ổn định hơn rất nhiều trong thực tế.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng menu của một quán nhỏ không cần quá dài. Một vài món làm thật tốt, ra món nhanh, cost kiểm soát được và được khách nhớ tên thường mang lại hiệu quả bền vững hơn một menu dày đặc nhưng món nào cũng ở mức trung bình. Mỗi công thức trong bài viết này vì thế nên được nhìn như một viên gạch để xây menu, chứ không phải một lời hứa rằng chỉ cần pha đúng từng mililit là quán sẽ đông khách.
Một nguyên tắc mà nhiều chủ quán rút ra sau vài tháng vận hành là công thức hay đến đâu cũng không cứu được một quy trình lỏng lẻo. Khi nhân viên thay ca liên tục, khi nguyên liệu hôm nay khác hôm qua, khi ly đồ uống ra chậm vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ cảm nhận sự thiếu ổn định trước cả khi họ kịp nhận xét về hương vị. Vì vậy, song song với việc hoàn thiện hương vị, quán cần chuẩn hóa thao tác, vị trí để đồ, thứ tự ra món và cách kiểm tra ly cuối cùng trước khi giao cho khách, những việc tưởng nhỏ nhưng quyết định trải nghiệm lặp lại.
Việc ghi chép lại quá trình thử nghiệm cũng quan trọng không kém việc nếm thử. Mỗi lần thay đổi định lượng, hãy ghi rõ ngày thử, loại nguyên liệu, tỉ lệ đã dùng và nhận xét của người nếm, kể cả những nhận xét trái chiều. Sau vài vòng thử, cuốn sổ đó trở thành tài sản thật của quán, giúp người chủ không phải thử lại từ đầu mỗi khi muốn đào tạo nhân viên mới hay khi nhà cung cấp thay đổi một loại nguyên liệu quen thuộc.
Ở góc độ kinh doanh, đừng quên quan sát hành vi của khách sau khi món đồ uống ra mắt được hai đến ba tuần. Tỉ lệ gọi lại, tỉ lệ khách chụp ảnh chia sẻ, số lời phàn nàn về độ ngọt hay độ chua và tốc độ ra món trong giờ đông đều là những tín hiệu đáng giá hơn nhiều lời khen xã giao trong ngày khai trương. Dựa trên những tín hiệu đó, quán điều chỉnh nhẹ định lượng hoặc cách giới thiệu món sẽ hiệu quả hơn hẳn việc thay đổi toàn bộ menu theo cảm tính.
Đào tạo nhân viên cho món mới cũng cần được làm bài bản, dù quán chỉ có hai ba người. Người pha chế cần được nếm phiên bản chuẩn, hiểu vì sao định lượng lại như vậy, biết lỗi nào thường gặp và cách xử lý khi nguyên liệu trong ngày không giống hệt ngày thường, chẳng hạn trái cây chua hơn hoặc ngọt hơn. Khi nhân viên hiểu bản chất thay vì chỉ thuộc lòng con số, chất lượng ly đồ uống sẽ ổn định hơn rất nhiều trong thực tế.
