Vốn 150 triệu mở quán cafe được không? Gợi ý mô hình và cách phân bổ tiền

Một trăm năm mươi triệu đồng đưa bạn đến một ngưỡng khá thú vị khi mở quán cafe: không còn phải cắt gần như mọi thứ như các mức vốn nhỏ hơn, nhưng cũng chưa đủ để vừa thuê mặt bằng đẹp, vừa thi công cầu kỳ, vừa sắm thiết bị cao cấp cùng lúc. Đây là mức vốn của những lựa chọn có thứ tự ưu tiên. Người phân bổ khéo sẽ có một quán nhỏ hoàn chỉnh, vận hành thong thả và còn dự phòng; người phân bổ theo cảm xúc sẽ có một quán trông rất ổn ở vài hạng mục và thiếu hụt ở chính những hạng mục quyết định vận hành mỗi ngày. Bài toán của 150 triệu vì thế không phải là có mở được quán hay không, mà là mở theo cấu hình nào để mỗi phần của quán đều đạt mức đủ tốt.

Bài viết này gợi ý mô hình và khung phân bổ cho số vốn 150 triệu, nhấn vào những điểm khác biệt so với mức 100 triệu: bạn có thêm dư địa cho mặt bằng tốt hơn một chút, thiết bị pha chế ở cấu hình an tâm hơn và không gian đủ chỉn chu để giữ khách ngồi lại. Các con số vẫn là tham khảo phổ biến và cần được điều chỉnh theo mặt bằng thực tế bạn nhắm tới. Điều không thay đổi ở mọi mức vốn, kể cả mức này, là nguyên tắc giữ quỹ dự phòng vận hành và không để chi phí cố định hằng tháng vượt quá khả năng chịu đựng của doanh thu giai đoạn đầu.

150 triệu hơn 100 triệu ở những điểm nào

Phần dư địa thêm khoảng năm mươi triệu so với mốc dưới nên được dùng để giảm rủi ro chứ không phải để tăng độ hoành tráng. Ba hướng dùng hiệu quả nhất thường là nâng mặt bằng lên một vị trí thuận tiện hơn trong cùng khu vực khách mục tiêu, nâng thiết bị pha chế lên cấu hình cho tốc độ và độ ổn định tốt hơn vào giờ cao điểm, và tăng quỹ dự phòng thêm khoảng một tháng vận hành. Cả ba hướng đều không làm quán trông khác biệt nhiều trong ảnh chụp, nhưng làm quán khác biệt rất rõ ở tháng thứ ba và thứ tư, khi những quán mở quá tay ở các mốc vốn tương tự bắt đầu hụt dòng tiền.

Một hướng dùng nữa cũng đáng cân nhắc là đầu tư cho con người và kỹ năng: một khóa học pha chế và vận hành bài bản cho chính chủ quán cùng nhân sự cốt lõi trước ngày khai trương. Ở quy mô quán nhỏ, chất lượng đồ uống và khả năng quản lý cost của người chủ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh không kém gì vị trí mặt bằng. Khoản chi này thường nhỏ so với tổng vốn nhưng tác dụng của nó kéo dài suốt vòng đời quán, trong khi nhiều hạng mục trang trí chỉ tạo ấn tượng trong vài tuần đầu rồi trở nên bình thường trong mắt khách quen.

Khung phân bổ tham khảo cho 150 triệu

Một khung phân bổ cân bằng có thể hình dung như sau: nhóm mặt bằng gồm cọc và thuê đầu kỳ giữ ở khoảng một phần tư đến một phần ba tổng vốn; nhóm thi công và nội thất cơ bản ở mức tương đương hoặc thấp hơn một chút, ưu tiên quầy bar, điện nước, sàn và khu vực vệ sinh đạt chuẩn trước khi nghĩ đến các chi tiết trang trí; nhóm thiết bị pha chế chiếm tỷ trọng đáng kể với cấu hình máy pha, máy xay và thiết bị phụ trợ đủ phục vụ giờ cao điểm của một quán vài chục chỗ ngồi. Cách chia này giúp không nhóm nào bị bóp nghẹt và vẫn còn chỗ cho nguyên liệu, giấy tờ cùng dự phòng.

Nhóm thường bị đánh giá thấp trong dự toán ở mốc vốn này là chi phí trước khai trương: thời gian thi công vẫn phải trả tiền thuê, chạy thử tốn nguyên liệu, đào tạo nhân viên tốn lương trước khi có doanh thu. Nếu cộng dồn, giai đoạn từ khi ký mặt bằng đến ngày mở bán có thể kéo dài bốn đến tám tuần và tiêu tốn một khoản không nhỏ mà nhiều bảng dự toán bỏ trống. Hãy đưa giai đoạn này thành một dòng riêng trong dự toán của bạn, vì nó có thật và vì quỹ dự phòng sẽ bị bào mòn lặng lẽ nếu bạn mặc định giai đoạn chuẩn bị là miễn phí.

Vì sao cần nhìn quyết định này cùng toàn bộ kế hoạch mở quán

Một quán cafe vận hành tốt là kết quả của nhiều quyết định nhỏ ăn khớp với nhau, và vấn đề được bàn trong bài viết này là một trong những mắt xích như vậy. Khi mắt xích này được xử lý đúng, nó làm nhẹ đi áp lực cho các phần khác: vận hành trơn tru hơn, dòng tiền dễ thở hơn và khách nhận được trải nghiệm nhất quán hơn. Ngược lại, một mắt xích bị xử lý qua loa thường không gây hậu quả ngay lập tức mà âm thầm tạo ra những trục trặc lặp lại, khiến chủ quán phải liên tục chữa cháy ở những nơi tưởng như không liên quan. Nhìn quyết định trong mối liên kết tổng thể vì thế không phải là cẩn thận thừa, mà là cách làm việc của những quán sống lâu.

Điểm khởi đầu thực tế nhất là rà soát lại toàn bộ các nhóm việc và chi phí của dự án, đối chiếu với nguồn lực hiện có của bạn. Bài viết phân tích chi phí mở quán cafe gồm những khoản nào có thể giúp bạn làm bước rà soát này một cách có hệ thống, trước khi quay lại chốt phương án cho vấn đề đang xét. Nhiều chủ quán chia sẻ rằng chính bước rà soát tổng thể này mới là lúc họ phát hiện những khoản thiếu sót lớn nhất, chứ không phải trong lúc đang mải mê xử lý một hạng mục cụ thể nào.

Chọn cấu hình quán: chỗ ngồi, mang đi hay cân bằng

Với 150 triệu, bạn đủ sức làm một quán cân bằng giữa khách ngồi lại và khách mang đi, nhưng vẫn phải chọn trọng tâm dựa trên mặt bằng cụ thể. Mặt bằng gần trường học và khu văn phòng thường mạnh về mang đi và giờ cao điểm ngắn, cần quầy ra món nhanh và quy trình gói đồ uống chắc chắn. Mặt bằng trong khu dân cư yên tĩnh lại mạnh về khách ngồi lâu, cần chỗ ngồi thoải mái, wifi và ổ điện tốt, không gian đủ dễ chịu để khách quay lại làm việc hoặc gặp gỡ. Cấu hình nội thất và thiết bị nên đi theo trọng tâm đó thay vì dàn trải cả hai hướng ở mức nửa vời.

Menu cũng nên phản ánh cấu hình đã chọn. Quán thiên về ngồi lại có thể phát triển thêm nhóm đồ uống pha chế cầu kỳ hơn một chút và vài món bánh hoặc đồ ăn nhẹ hợp tác với đối tác bên ngoài để tăng giá trị hóa đơn. Quán thiên về mang đi nên giữ menu gọn, chuẩn hóa mạnh và đầu tư vào tốc độ. Điểm chung là ở mốc vốn này bạn đã có thể xây dựng một món chủ lực mang dấu ấn riêng cho quán, thứ khiến khách nhắc đến quán bằng tên món thay vì chỉ bằng vị trí, và đó là tài sản thương hiệu rẻ nhất mà một quán nhỏ có thể tạo ra.

Giữ chi phí cố định trong tầm kiểm soát

Vốn mở quán càng tăng, cám dỗ nâng chi phí cố định hằng tháng càng lớn: mặt bằng giá cao hơn, thêm nhân viên cho nhàn, thuê thêm dịch vụ bên ngoài. Nhưng quán sống hay chết được quyết bởi chi phí cố định so với doanh thu ổn định, không phải bởi tổng vốn ban đầu. Trước khi ký bất kỳ cam kết cố định nào, hãy thử tính kịch bản doanh thu thận trọng của ba tháng đầu và xem tổng chi phí cố định gồm thuê, lương, điện nước và các phí định kỳ chiếm bao nhiêu phần. Nếu tỷ lệ đó khiến bạn phải đạt doanh thu cao ngay từ tháng đầu mới hòa vốn, cấu hình đang quá nặng so với thực tế.

Một kỷ luật hữu ích là tách rõ quyết định một lần và quyết định lặp lại hằng tháng. Chi một lần cho thiết bị tốt có thể là quyết định đúng vì nó phục vụ nhiều năm, trong khi cam kết chi hằng tháng cao sẽ lặp lại kể cả trong những tháng ế ẩm nhất. Với 150 triệu, bạn nên để phần lớn sự nâng cấp nằm ở nhóm chi một lần và giữ nhóm chi lặp lại ở mức gầy nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ. Đó là cách cấu trúc tài chính của quán nhỏ khỏe mạnh thường trông như thế nào khi nhìn từ bên trong.

Điều làm nên sự khác biệt sau ngày khai trương

Sau ngày khai trương, lợi thế cạnh tranh của một quán nhỏ hiếm khi nằm ở một yếu tố đơn lẻ mà nằm ở sự nhất quán của cả hệ thống, trong đó có cách bạn xử lý vấn đề được bàn trong bài viết này. Để giữ được sự nhất quán đó, việc của chủ quán là định kỳ quay lại kiểm tra từng hạng mục theo đúng quy trình đã thiết lập từ đầu, chỉnh sửa nhỏ và liên tục thay vì để mọi thứ trôi đi rồi sửa lớn một lần. Khung quy trình trong bài viết về setup quán cafe từ A đến Z vẫn là tài liệu nên được mở lại trong giai đoạn này, vì nhiều hạng mục chỉ bộc lộ vấn đề sau vài tháng vận hành thật.

Một nguồn chất liệu quý khác cho giai đoạn hậu khai trương là những câu chuyện và bài học của người đi trước trong cùng hoàn cảnh. Những kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới được đúc kết từ các quán đã vận hành thật sẽ giúp bạn nhận diện sớm các dấu hiệu quen thuộc của rắc rối, từ dòng tiền mỏng dần đến chất lượng đồ uống trượt nhẹ mà khách không nói thẳng. Người chủ quán chịu khó đối chiếu quán của mình với những bài học đó thường phát hiện vấn đề ở giai đoạn nó còn rẻ để sửa, và đó là khác biệt âm thầm giữa một quán ngày càng vững và một quán ngày càng mệt mỏi.

Kế hoạch dùng vốn sau ngày mở bán

Một phần việc ít người làm nhưng rất nên làm trước khi khai trương là viết sẵn kế hoạch cho giai đoạn sau mở bán: mốc doanh thu nào thì bổ sung nhân sự ca cao điểm, điều kiện nào thì mở rộng menu, khi nào thì cân nhắc nâng cấp không gian. Viết trước giúp bạn tránh các quyết định bột phát theo cảm xúc của vài ngày đông khách hoặc vài ngày vắng khách. Thêm vào đó, hãy duy trì thói quen đối chiếu dự toán với thực chi theo từng nhóm ngay trong tháng đầu, vì chênh lệch giữa dự toán và thực tế ở lần mở quán đầu tiên là nguồn bài học đắt giá nhất cho mọi quyết định về sau.

Tóm lại, 150 triệu là mức vốn đủ để mở một quán cafe nhỏ hoàn chỉnh và có chiều sâu nếu bạn dùng phần dư địa để giảm rủi ro và nâng chất lượng cốt lõi, thay vì chạy theo độ hoành tráng bề mặt. Mô hình gợi ý là quán vài chục chỗ ngồi ở khu vực có tệp khách rõ ràng, thiết bị đủ tốt cho giờ cao điểm, menu có món chủ lực và quỹ dự phòng bảo toàn được ít nhất hai đến ba tháng vận hành. Người mở quán ở mốc vốn này thành công thường không phải người chi nhiều nhất vào quán, mà là người giữ được sự cân bằng lâu nhất giữa tham vọng và sức chịu đựng của dòng tiền.

Lời kết cho người đang chuẩn bị

Dù chuẩn bị kỹ đến đâu, người mở quán lần đầu vẫn có những khoảng trống kiến thức chỉ lộ ra khi bắt tay vào làm thật, và khoảng trống phổ biến nhất nằm ở kỹ năng pha chế cùng cách xây menu có cost hợp lý. Đây là lý do nhiều chủ quán chọn học một khóa pha chế bài bản ngay trong giai đoạn chuẩn bị, tại những đơn vị có kinh nghiệm vận hành quán thật như Namas với các thương hiệu Lofita – Tea & Coffee và Sứ Cà Phê, nơi học viên được thực hành khoảng 80%, được hỗ trợ học lại và cập nhật công thức trọn đời. Bạn có thể liên hệ hotline 1800 6128 của Namas để được tư vấn hướng học phù hợp với kế hoạch quán của mình.

Nhìn lại toàn bộ vấn đề về quán cafe với vốn 150 triệu, điểm chung quan trọng nhất là không có quyết định nào trong quá trình mở quán nên được đưa ra vội vàng hoặc tách rời khỏi bức tranh tổng thể. Hãy làm chậm lại ở những bước không thể sửa, kiểm chứng bằng quan sát và con số thật thay vì lời hứa, và giữ lại cho quán của mình đủ dự phòng cả về tiền bạc lẫn thời gian để xử lý những điều bất ngờ chắc chắn sẽ đến. Một quán cafe được chuẩn bị như vậy có thể không mở nhanh nhất khu phố, nhưng sẽ là quán có nền móng vững nhất, và trong ngành này, nền móng mới là thứ quyết định ai còn ở lại sau năm đầu tiên.

Lưu ý thêm từ thực tế vận hành

Một khía cạnh thường bị đánh giá thấp là giao tiếp với khách trong giai đoạn đầu để thu thập phản hồi đúng cách. Thay vì hỏi chung chung đồ uống có ngon không, hãy hỏi những câu cụ thể về độ ngọt, độ đậm, thời gian chờ và cảm giác về không gian, đồng thời ghi lại những nhận xét lặp lại từ nhiều khách khác nhau thay vì phản ứng thái quá với một ý kiến đơn lẻ. Khách hàng đầu tiên của một quán mới thường có thiện chí góp ý cao hơn nhiều so với sau này, và kho phản hồi trong những tuần đầu này là tài nguyên miễn phí giúp bạn tinh chỉnh sản phẩm và phục vụ trước khi những ấn tượng đầu tiên kịp cố định thành danh tiếng lâu dài của quán.

Lưu ý thêm từ thực tế vận hành

Về phía con người, đừng quên rằng chính bạn cũng là một nguồn lực cần được quản lý trong kế hoạch mở quán. Những tuần quanh ngày khai trương là giai đoạn cường độ làm việc cao nhất, và một chủ quán kiệt sức sẽ ra quyết định kém sáng suốt đúng vào lúc quán cần sự tỉnh táo nhất. Hãy xếp lịch làm việc và nghỉ ngơi cho chính mình như xếp cho nhân viên, phân quyền những việc có thể phân, và giữ thói quen nhìn lại toàn cảnh mỗi tuần thay vì cuốn theo từng sự cố nhỏ mỗi ngày. Sự bền bỉ của người chủ trong năm đầu tiên có sức ảnh hưởng đến vận mệnh của quán không kém bất kỳ khoản đầu tư nào đã được liệt kê trong dự toán.

Bài viết liên quan:

Cách pha soda dưa hấu bạc hà không cồn, đẹp mắt để đưa vào menu quán cafe, trà chanh Công thức nước ép ổi để bán: chọn quả, định lượng và cách tránh bị tách nước, thâm màu Cách làm sốt dâu tây cho quán: công thức, ứng dụng lên món và bảo quản Setup quầy bar rượu nhỏ trong nhà hàng, quán cafe: thiết bị và nhóm rượu nền cần có