Trong mọi quyết định khi mở quán cafe, thuê mặt bằng là quyết định khó sửa nhất và cũng tốn kém nhất khi sửa sai. Chọn nhầm thiết bị có thể bán lại, menu chưa hợp có thể làm lại, nhưng mặt bằng sai vị trí hoặc hợp đồng sai điều khoản sẽ trói quán của bạn trong nhiều tháng, thậm chí nhiều năm. Dù vậy, phần lớn người thuê mặt bằng lần đầu vẫn ra quyết định chủ yếu bằng cảm giác: thấy mặt tiền đẹp, thấy khu vực đông người qua lại một lần ghé xem, rồi đặt cọc nhanh vì sợ người khác thuê mất. Chín điều cần kiểm tra trong bài viết này được đúc kết để thay cảm giác đó bằng một quy trình rà soát có thứ tự, việc nào cũng làm được trong vài ngày trước khi bạn đặt bút ký.
Một lưu ý trước khi đi vào chi tiết: kiểm tra kỹ không có nghĩa là nghi ngờ mọi chủ nhà hay kéo dài thương lượng vô tận, mà là bảo đảm cả hai bên cùng hiểu rõ những gì đã thỏa thuận và ghi lại bằng văn bản. Phần lớn tranh chấp mặt bằng trong ngành quán cafe không bắt nguồn từ ý xấu, mà từ những điều hai bên tưởng là hiển nhiên nhưng chưa từng nói ra: ai chịu tiền sửa đường ống cũ, quán có được lắp biển hộp đèn hay không, giá thuê năm sau tăng theo cơ chế nào. Chín điểm dưới đây sẽ giúp bạn biến những điều hiển nhiên đó thành điều khoản rõ ràng trước khi tiền cọc rời khỏi tay.
Mục lục
- Kiểm tra lưu lượng khách thật và tính pháp lý của mặt bằng
- Kiểm tra hạ tầng điện, nước và khả năng cải tạo
- Đặt quyết định này trong bức tranh tổng thể của quán
- Kiểm tra giá thuê, cơ chế tăng giá và thời hạn hợp đồng
- Kiểm tra tiền cọc, bàn giao và các chi phí đi kèm
- Từ quyết định trên giấy đến vận hành thật mỗi ngày
- Kiểm tra môi trường xung quanh và thời điểm đặt cọc
- Lời kết cho người đang chuẩn bị
- Lưu ý thêm từ thực tế vận hành
Kiểm tra lưu lượng khách thật và tính pháp lý của mặt bằng
Điều thứ nhất cần kiểm tra là lưu lượng và đúng tệp khách, không phải lưu lượng chung chung. Hãy đến mặt bằng vào ít nhất ba khung giờ khác nhau trong cả ngày thường và ngày cuối tuần, quan sát người qua lại thuộc nhóm nào, di chuyển bằng gì và có thói quen dừng lại mua đồ uống ở khu vực đó không. Một con đường đông xe máy lao qua với tốc độ cao có thể kém giá trị hơn một con đường nhỏ mà người dân đi bộ đi chợ mỗi sáng. Đồng thời hãy nhìn các quán đồ uống hiện có quanh đó: họ đông vào giờ nào, bán mức giá bao nhiêu và phục vụ ai, vì đó là bức tranh thật nhất về nhu cầu của khu vực.
Điều thứ hai là tính pháp lý và quyền cho thuê của mặt bằng. Bạn cần xác nhận người cho thuê thực sự có quyền cho thuê, mặt bằng có đang tranh chấp hay nằm trong diện quy hoạch, giải tỏa đã công bố hay không, và việc kinh doanh ăn uống tại địa chỉ đó có vướng quy định nào của khu vực. Với mặt bằng thuộc nhà tập thể, chung cư hoặc khu vực có ban quản lý, hãy hỏi rõ quy định về giờ hoạt động, bảng hiệu, để xe và tiếng ồn. Những câu hỏi này làm lúc chưa ký thì dễ, làm lúc đã thi công xong thì gần như không còn tác dụng.
Kiểm tra hạ tầng điện, nước và khả năng cải tạo
Điều thứ ba là hạ tầng điện nước hiện tại có gánh nổi một quán cafe hay không. Quầy bar với máy pha, máy xay, tủ lạnh, máy làm đá cùng điều hòa và chiếu sáng chạy đồng thời là một tải điện đáng kể, và nhiều mặt bằng nhà ở cũ không được thiết kế cho mức tải đó. Hãy kiểm tra công suất điện, tình trạng dây dẫn và khả năng nâng cấp, đồng thời xem áp lực nước và đường thoát nước tại vị trí định đặt quầy và khu rửa. Chi phí cải tạo hạ tầng này nếu phát sinh sau khi ký hợp đồng thường do người thuê chịu, và con số có thể đủ lớn để phá vỡ dự toán của một quán nhỏ.
Điều thứ tư là quyền cải tạo và lắp đặt: bạn có được thay đổi mặt tiền, lắp biển hiệu kích thước bao nhiêu, khoan cắt để đi đường ống, lắp hệ thống hút mùi và điều hòa ở vị trí nào. Một số mặt bằng trong khu vực quản lý chặt hoặc nhà mặt phố thuộc diện bảo tồn có những giới hạn rất cụ thể về mặt tiền, và việc phát hiện giới hạn đó sau khi đã thiết kế xong biển hiệu là trải nghiệm không ai muốn có. Hãy đưa những hạng mục cải tạo chính vào thỏa thuận bằng văn bản, kèm cam kết hoàn trả mặt bằng ở trạng thái nào khi kết thúc hợp đồng để tránh tranh cãi vào thời điểm nhạy cảm nhất.
Đặt quyết định này trong bức tranh tổng thể của quán
Mọi quyết định riêng lẻ khi mở quán đều liên kết chặt với nhau, và việc thuê mặt bằng mở quán cafe cũng không đứng ngoài mối liên kết đó. Một lựa chọn tưởng như chỉ liên quan đến một hạng mục thường kéo theo hệ quả ở mặt bằng, nhân sự và dòng tiền. Vì vậy, trước khi chốt bất kỳ phương án nào, hãy đặt nó cạnh bản dự toán tổng thể và tự hỏi nó làm thay đổi những con số nào khác. Nếu bạn chưa có một bản dự toán đủ chi tiết để trả lời câu hỏi đó, hãy bắt đầu từ việc bóc tách toàn bộ chi phí, như cách bài viết về chi phí mở quán cafe gồm những khoản nào đã hệ thống, để mọi quyết định về sau đều dựa trên một bức tranh đầy đủ thay vì những mảnh rời rạc.
Một thói quen rất đáng xây ngay từ giai đoạn chuẩn bị là ghi lại lý do đằng sau mỗi quyết định lớn. Vài tháng sau ngày khai trương, khi quán đã vận hành và bạn muốn rà soát lại vì sao mình chọn phương án hiện tại, những ghi chép này sẽ giúp phân biệt đâu là quyết định đúng cần giữ, đâu là quyết định bị hoàn cảnh lúc đó ép buộc và nên được thay đổi khi điều kiện đã khác. Quán cafe là một công việc dài hơi, và người chủ có hệ thống ghi chép cùng đánh giá thường cải tiến nhanh hơn hẳn người chỉ dựa vào trí nhớ và cảm tính.
Kiểm tra giá thuê, cơ chế tăng giá và thời hạn hợp đồng
Điều thứ năm là nhìn giá thuê trong bức tranh nhiều năm thay vì chỉ tháng đầu tiên. Hãy hỏi rõ lộ trình tăng giá theo từng năm hoặc theo cơ chế nào, vì một mặt bằng giá khởi điểm dễ chịu nhưng tăng mạnh mỗi năm có thể đắt hơn một mặt bằng giá cao hơn nhưng ổn định trong ba năm. Đồng thời, đối chiếu tiền thuê với kịch bản doanh thu thận trọng của quán thay vì kịch bản kỳ vọng, để bảo đảm tỷ lệ tiền thuê trên doanh thu ở mức mà các nhóm chi khác vẫn còn đường sống. Mặt bằng tốt đến mấy cũng trở thành gánh nặng nếu giá thuê buộc quán phải đông khách phi thường ngay từ tháng đầu mới hòa vốn.
Điều thứ sáu là thời hạn hợp đồng và điều khoản chấm dứt. Thời hạn cần đủ dài để bạn khấu hao phần thi công đã bỏ vào mặt bằng, thông thường quán có đầu tư thi công đáng kể không nên ký hợp đồng quá ngắn mà không có quyền ưu tiên gia hạn. Điều khoản chấm dứt trước hạn từ cả hai phía, mức bồi thường và thời gian báo trước cũng cần rõ ràng, cùng với số phận của phần tài sản bạn đã lắp đặt. Đây là phần người thuê hay bỏ qua vì không muốn nghĩ đến kịch bản xấu ngay lúc bắt đầu, nhưng chính nó quyết định bạn mất bao nhiêu nếu kịch bản xấu xảy ra.
Kiểm tra tiền cọc, bàn giao và các chi phí đi kèm
Điều thứ bảy là tiền cọc và điều kiện hoàn cọc. Hãy ghi rõ số tiền cọc tương đương bao nhiêu tháng thuê, cọc được dùng để khấu trừ những khoản nào, và trong thời gian bao lâu sau khi bàn giao lại mặt bằng thì phần còn lại được hoàn trả. Trên thực tế, không ít chủ quán mất một phần tiền cọc vì những tranh luận về hiện trạng mặt bằng lúc bàn giao, nên việc lập biên bản bàn giao kèm ảnh chụp chi tiết từng khu vực ngay ngày nhận mặt bằng là việc nhỏ mà giá trị lớn. Biên bản này cũng nên ghi lại chỉ số điện nước và tình trạng các thiết bị có sẵn đi kèm nếu có.
Điều thứ tám là toàn bộ các chi phí đi kèm ngoài tiền thuê: phí quản lý nếu có, tiền gửi xe, phí vệ sinh khu vực, chi phí điện nước tính theo giá nào, và các khoản đóng góp địa phương nếu phát sinh. Một mặt bằng tưởng rẻ có thể không còn rẻ khi cộng đủ các khoản này mỗi tháng. Hãy yêu cầu chủ nhà liệt kê bằng văn bản hoặc ít nhất xác nhận rõ trong trao đổi để bạn đưa vào dự toán vận hành. Đồng thời làm rõ trách nhiệm sửa chữa các hư hỏng thuộc về kết cấu và hệ thống sẵn có của mặt bằng trong thời gian thuê, tránh tình trạng hỏng đường ống cũ cũng mặc nhiên do quán chịu vì là bên đang sử dụng.
Từ quyết định trên giấy đến vận hành thật mỗi ngày
Quyết định đúng mới là một nửa công việc, nửa còn lại nằm ở cách nó được đưa vào vận hành mỗi ngày. Nếu bạn đã có một quy trình setup rõ ràng cho toàn bộ quán, hãy đưa nội dung của bài viết này thành một mục trong quy trình đó, có người phụ trách và có điểm kiểm tra cụ thể. Bạn có thể tham khảo cách tổ chức toàn bộ quá trình trong bài viết về setup quán cafe từ A đến Z để bảo đảm hạng mục đang xét không bị rơi khỏi danh sách trong những ngày bận rộn nhất trước khai trương, thời điểm mà những việc không nằm trong quy trình thường bị lãng quên nhất.
Cuối cùng, hãy dành thời gian học từ những người đã đi trước thay vì trả học phí cho mọi bài học bằng chính tiền của mình. Tập hợp kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới cho thấy phần lớn sai lầm tốn kém đều lặp lại qua nhiều thế hệ chủ quán: đánh giá thấp chi phí cố định, xem nhẹ đào tạo con người, bỏ qua hồ sơ thủ tục và kỳ vọng doanh thu thiếu kiên nhẫn. Đọc những bài học đó trong giai đoạn chuẩn bị có thể không giúp bạn tránh được mọi sai lầm, nhưng chắc chắn giúp bạn tránh được những sai lầm đắt nhất và phổ biến nhất.
Kiểm tra môi trường xung quanh và thời điểm đặt cọc
Điều thứ chín là môi trường vận hành xung quanh trong dài hạn: kế hoạch sửa đường, xây dựng công trình lớn gần đó, sự thay đổi của các điểm hút khách trong khu vực như trường học, bệnh viện hay khu văn phòng sắp di dời. Không ai dự đoán được mọi thay đổi, nhưng một vòng hỏi thăm các hộ kinh doanh lâu năm quanh đó thường cho bạn những thông tin mà không tờ quảng cáo cho thuê nào nhắc tới. Hãy cũng kiểm tra thực tế chỗ để xe cho khách và nhân viên vào giờ cao điểm, yếu tố nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến việc khách có chọn quán của bạn hay đi tiếp đến quán khác thuận tiện hơn.
Sau khi chín điều trên đã được rà soát, thời điểm đặt cọc nên là lúc thỏa thuận chính đã rõ ràng và sẵn sàng chuyển thành hợp đồng, chứ không phải cọc miệng để giữ chỗ trong khi mọi điều khoản vẫn còn mơ hồ. Nếu chủ nhà gây áp lực phải cọc ngay trước khi bạn kịp kiểm tra, hãy xem đó là một tín hiệu cần thận trọng thay vì lý do để vội vàng. Một mặt bằng thực sự tốt sẽ vẫn là lựa chọn tốt sau hai ngày bạn kiểm tra kỹ, còn một quyết định sai về mặt bằng thì phải trả giá trong suốt thời gian thuê. Trong kinh doanh quán cafe, chậm lại hai ngày ở bước này là khoản đầu tư rẻ nhất bạn từng thực hiện.
Lời kết cho người đang chuẩn bị
Nếu trong quá trình chuẩn bị, bạn nhận ra phần mình còn thiếu nhất là tay nghề pha chế và tư duy xây menu, việc học bài bản trước khi mở quán sẽ tiết kiệm hơn nhiều so với học bằng thử sai trên khách thật. Namas là đơn vị đào tạo pha chế gắn với thực tế vận hành qua các thương hiệu Lofita – Tea & Coffee và Sứ Cà Phê do chính đơn vị vận hành, với chương trình thực hành khoảng 80% thời lượng, chính sách hỗ trợ học lại và cập nhật công thức trọn đời cho học viên. Khi cần tư vấn lộ trình học phù hợp với mô hình quán đang chuẩn bị, bạn có thể liên hệ hotline 1800 6128 để được trao đổi cụ thể.
Nhìn lại toàn bộ vấn đề về việc thuê mặt bằng mở quán cafe, điểm chung quan trọng nhất là không có quyết định nào trong quá trình mở quán nên được đưa ra vội vàng hoặc tách rời khỏi bức tranh tổng thể. Hãy làm chậm lại ở những bước không thể sửa, kiểm chứng bằng quan sát và con số thật thay vì lời hứa, và giữ lại cho quán của mình đủ dự phòng cả về tiền bạc lẫn thời gian để xử lý những điều bất ngờ chắc chắn sẽ đến. Một quán cafe được chuẩn bị như vậy có thể không mở nhanh nhất khu phố, nhưng sẽ là quán có nền móng vững nhất, và trong ngành này, nền móng mới là thứ quyết định ai còn ở lại sau năm đầu tiên.
Lưu ý thêm từ thực tế vận hành
Bạn cũng nên xây dựng thói quen rà soát định kỳ toàn bộ quán theo một danh mục cố định, chẳng hạn vào một buổi cố định mỗi tháng: kiểm tra tình trạng thiết bị và lịch bảo trì, đọc lại các phàn nàn lặp lại của khách, rà soát hạn dùng và cách bảo quản nguyên liệu, đối chiếu giá đầu vào với bảng cost hiện tại, và xem lại những điều khoản đang chạy như hợp đồng thuê hay hợp đồng nhà cung cấp sắp đến mốc quan trọng nào. Thói quen rà soát này giúp quán của bạn luôn trong trạng thái được chăm sóc chủ động, và phần lớn vấn đề tốn kém trong ngành này đều trở nên rẻ đi rất nhiều khi được phát hiện ở giai đoạn chúng mới chỉ là dấu hiệu nhỏ.
