Mở quán cafe một mình hay hùn vốn với bạn? Những điều phải thỏa thuận bằng giấy trắng mực đen là câu hỏi tưởng như chỉ liên quan tới tiền bạc hoặc dịch vụ, nhưng thực chất nó quyết định nhịp vận hành của quán trong ít nhất một năm đầu tiên. Nhiều người mới dành gần như toàn bộ sự chú ý cho ngày khai trương, trong khi những vấn đề được bàn trong bài viết này lại âm thầm quyết định việc quán có đủ sức đi đường dài hay không. Bài viết đi vào từng khía cạnh một cách thực tế, với những con số và tỉ lệ ở mức tham khảo phổ biến, để bạn tự đối chiếu với hoàn cảnh của chính mình.
Một lưu ý trước khi đi vào chi tiết: mỗi quán có một bài toán riêng về mặt bằng, khu vực khách và nguồn vốn, nên không một lời khuyên nào đúng tuyệt đối cho mọi trường hợp. Điều bạn cần lấy từ bài viết là cách tư duy và những câu hỏi cần tự trả lời, thay vì một con số áp dụng máy móc. Khi cách tư duy đã rõ, việc điều chỉnh con số cho vừa với quán của mình sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Mục lục
Hùn vốn: giảm áp lực tiền nhưng tăng áp lực quan hệ
Mở quán cùng bạn bè giúp mỗi người bỏ ít vốn hơn, chia nhau công việc và có người cùng gánh những ngày đầu mệt mỏi. Nhưng cũng chính mô hình này tạo ra nhiều rạn nứt nhất khi tiền bạc và công sức không được thỏa thuận rõ ràng từ đầu. Phần lớn các cuộc chia tay trong kinh doanh không bắt đầu từ việc quán lỗ, mà bắt đầu từ cảm giác một bên làm nhiều hơn, hưởng ít hơn, trong khi bên kia lại nghĩ hoàn toàn ngược lại.
Hãy thử viết những điều này ra giấy thay vì chỉ nghĩ trong đầu, bởi rất nhiều vấn đề của quán nhỏ bắt đầu từ khoảng cách giữa điều chủ quán tưởng và điều thực tế đang diễn ra. Một bảng tính đơn giản, một cuốn sổ ghi chép đều đặn và thói quen nhìn lại số liệu mỗi tuần sẽ giúp bạn phát hiện vấn đề khi chúng còn nhỏ, thay vì chỉ nhận ra khi tiền trong tài khoản đã xuống mức báo động.
Thỏa thuận vốn góp và tỉ lệ sở hữu
Điều đầu tiên cần giấy trắng mực đen là mỗi người góp bao nhiêu, góp bằng tiền mặt hay bằng tài sản và công sức quy đổi, và tỉ lệ sở hữu tương ứng là bao nhiêu. Nếu một người góp thêm tiền giữa chừng khi quán cần vốn bổ sung, tỉ lệ sẽ thay đổi thế nào cũng cần được viết trước. Những thỏa thuận miệng kiểu anh em với nhau cần gì giấy tờ thường chỉ bền cho tới lần bất đồng đầu tiên về tiền.
Kinh nghiệm từ nhiều quán đã vận hành ổn định cho thấy những quyết định tốt nhất thường không đến từ cảm hứng nhất thời, mà đến từ việc so sánh ít nhất hai phương án với đầy đủ chi phí và rủi ro của từng phương án. Dù bạn đang cân nhắc một khoản chi hay một thỏa thuận với đối tác, hãy tập thói quen hỏi thêm một báo giá, một ý kiến thứ hai và một kịch bản xấu nhất có thể xảy ra, trước khi đặt bút ký hoặc chuyển tiền.
Nếu đang lên kế hoạch cho quán, phần bóc tách chi phí mở quán cafe cho người mới sẽ giúp bạn nối món đồ uống này với khâu chuẩn bị tổng thể, từ chọn nguyên liệu, định lượng cho tới cách sắp xếp công việc trong ca bán hàng.
Ai làm việc gì và công sức được trả thế nào
Cần phân định rõ ai phụ trách pha chế và chất lượng, ai phụ trách tài chính và nhà cung cấp, ai phụ trách marketing và nhân sự. Người trực tiếp làm việc tại quán toàn thời gian nên được nhận lương cho công việc đó, tách bạch với phần lợi nhuận chia theo tỉ lệ vốn. Đây là điểm nhiều nhóm bạn bỏ qua nhất, dẫn tới cảnh người đứng quầy cả ngày cảm thấy mình đang làm không công cho những người chỉ góp tiền rồi đi làm việc khác.
Cũng cần nói rõ rằng sự thận trọng không đồng nghĩa với chần chừ. Thị trường đồ uống thay đổi nhanh, mặt bằng tốt không chờ ai và mùa bán hàng cao điểm trôi qua rất nhanh. Thận trọng ở đây là làm rõ những điều có thể làm rõ trước khi quyết định, còn khi đã đủ thông tin, người làm kinh doanh cần quyết đoán và chịu trách nhiệm với lựa chọn của mình, thay vì mãi đi tìm một phương án hoàn hảo không tồn tại.
Cơ chế ra quyết định và xử lý bất đồng
Nhóm hùn vốn cần thỏa thuận những quyết định nào cần tất cả đồng ý, chẳng hạn vay thêm tiền, mở thêm chi nhánh, thay đổi mô hình, và những quyết định nào người phụ trách mảng đó được tự quyết trong một hạn mức nhất định. Đồng thời cần một cơ chế xử lý khi bế tắc kéo dài, ví dụ nhờ một người thứ ba đáng tin hòa giải, hoặc một bên mua lại phần vốn của bên còn lại theo cách định giá đã thỏa thuận trước.
Trong quá trình thực hiện, đừng ngại tìm tới những người đã đi trước để học phần kinh nghiệm không có trong sách vở. Đó có thể là chủ của một quán đang hoạt động tốt ở khu vực khác, một người thầy dạy pha chế và setup quán, hoặc chính nhà cung cấp nguyên liệu đã phục vụ nhiều quán tương tự. Những cuộc trò chuyện như vậy thường tiết kiệm cho bạn nhiều tiền hơn bất kỳ khóa học lý thuyết nào, miễn là bạn biết lắng nghe và chọn lọc.
Một tham chiếu hữu ích khác là quy trình setup quán cafe từ A đến Z, bởi một món ngon trên giấy chỉ thực sự hiệu quả khi nó được đặt trong một menu có cấu trúc rõ ràng và được đội ngũ thực hiện đúng chuẩn mỗi ngày.
Thỏa thuận rút vốn và chia tay êm đẹp
Nghe có vẻ xui xẻo khi vừa khởi nghiệp đã bàn chuyện chia tay, nhưng đây lại là phần thỏa thuận bảo vệ tình bạn tốt nhất. Cần viết rõ khi nào một thành viên được rút vốn, phần vốn được định giá ra sao, thời gian thanh toán trong bao lâu, và người ở lại có quyền ưu tiên mua lại hay không. Khi mọi thứ đã rõ từ đầu, việc chia tay nếu xảy ra sẽ là một thủ tục kinh doanh, thay vì một cuộc tranh cãi cảm xúc kéo dài.
Một điểm nữa là mọi thỏa thuận và kế hoạch đều cần được xem lại sau một khoảng thời gian vận hành thực tế. Kế hoạch lập ra khi quán chưa mở cửa chắc chắn có những chỗ không còn đúng sau ba tháng bán hàng, và việc điều chỉnh chúng là dấu hiệu của sự tỉnh táo chứ không phải thất bại. Hãy đặt lịch xem lại định kỳ cho những vấn đề lớn của quán, giống như cách bạn kiểm kê nguyên liệu mỗi tuần.
Khi nào nên mở quán một mình
Nếu bạn có đủ vốn cho một mô hình nhỏ, muốn toàn quyền quyết định và sẵn sàng tự đứng quầy trong giai đoạn đầu, mở quán một mình có thể là con đường gọn gàng hơn. Hùn vốn chỉ thật sự có lợi khi các bên bù trừ được cho nhau về vốn, kỹ năng hoặc thời gian, chứ không phải chỉ vì sợ làm một mình. Hãy chọn bạn đồng hành bằng lý trí như chọn một khoản đầu tư, dù người đó có thân thiết tới đâu.
Cuối cùng, hãy giữ cho mình một khoảng lùi cảm xúc khi đánh giá tình hình của quán. Người chủ quán vừa là người đầu tư, vừa là người vận hành, rất dễ hoặc quá lạc quan khi doanh thu vài ngày tăng, hoặc quá bi quan khi một tuần vắng khách. Nhìn vào số liệu theo tháng và theo quý, so sánh với cùng kỳ và với kế hoạch ban đầu, sẽ cho bạn bức tranh trung thực hơn nhiều so với cảm xúc của từng ngày.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới để so sánh cách làm, cách tính cost và cách trình bày, từ đó điều chỉnh phiên bản của quán mình sao cho vừa giữ được bản sắc vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Kết luận
Tóm lại, vấn đề về hùn vốn mở quán với bạn không có đáp án đóng gói sẵn, nhưng nó hoàn toàn có thể được xử lý tốt nếu người chủ quán chịu khó tính toán trước, thỏa thuận rõ ràng và giữ lại cho mình những khoảng dự phòng cần thiết. Quán đồ uống là một cuộc chạy đường dài, và những quyết định tài chính, tổ chức được làm đúng ngay từ đầu sẽ lặng lẽ bảo vệ bạn trong suốt chặng đường đó. Nếu cần một nơi vừa học pha chế vừa được tư vấn setup thực tế, bạn có thể tìm hiểu thêm các chương trình của Namas, đơn vị có hơn 8 năm kinh nghiệm và hơn 20.000 học viên theo Namas công bố, hoặc liên hệ hotline 1800 6128 để được tư vấn trực tiếp.
Một nguyên tắc mà nhiều chủ quán rút ra sau vài tháng vận hành là công thức hay đến đâu cũng không cứu được một quy trình lỏng lẻo. Khi nhân viên thay ca liên tục, khi nguyên liệu hôm nay khác hôm qua, khi ly đồ uống ra chậm vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ cảm nhận sự thiếu ổn định trước cả khi họ kịp nhận xét về hương vị. Vì vậy, song song với việc hoàn thiện hương vị, quán cần chuẩn hóa thao tác, vị trí để đồ, thứ tự ra món và cách kiểm tra ly cuối cùng trước khi giao cho khách, những việc tưởng nhỏ nhưng quyết định trải nghiệm lặp lại.
Việc ghi chép lại quá trình thử nghiệm cũng quan trọng không kém việc nếm thử. Mỗi lần thay đổi định lượng, hãy ghi rõ ngày thử, loại nguyên liệu, tỉ lệ đã dùng và nhận xét của người nếm, kể cả những nhận xét trái chiều. Sau vài vòng thử, cuốn sổ đó trở thành tài sản thật của quán, giúp người chủ không phải thử lại từ đầu mỗi khi muốn đào tạo nhân viên mới hay khi nhà cung cấp thay đổi một loại nguyên liệu quen thuộc.
Ở góc độ kinh doanh, đừng quên quan sát hành vi của khách sau khi món đồ uống ra mắt được hai đến ba tuần. Tỉ lệ gọi lại, tỉ lệ khách chụp ảnh chia sẻ, số lời phàn nàn về độ ngọt hay độ chua và tốc độ ra món trong giờ đông đều là những tín hiệu đáng giá hơn nhiều lời khen xã giao trong ngày khai trương. Dựa trên những tín hiệu đó, quán điều chỉnh nhẹ định lượng hoặc cách giới thiệu món sẽ hiệu quả hơn hẳn việc thay đổi toàn bộ menu theo cảm tính.
Đào tạo nhân viên cho món mới cũng cần được làm bài bản, dù quán chỉ có hai ba người. Người pha chế cần được nếm phiên bản chuẩn, hiểu vì sao định lượng lại như vậy, biết lỗi nào thường gặp và cách xử lý khi nguyên liệu trong ngày không giống hệt ngày thường, chẳng hạn trái cây chua hơn hoặc ngọt hơn. Khi nhân viên hiểu bản chất thay vì chỉ thuộc lòng con số, chất lượng ly đồ uống sẽ ổn định hơn rất nhiều trong thực tế.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng menu của một quán nhỏ không cần quá dài. Một vài món làm thật tốt, ra món nhanh, cost kiểm soát được và được khách nhớ tên thường mang lại hiệu quả bền vững hơn một menu dày đặc nhưng món nào cũng ở mức trung bình. Mỗi công thức trong bài viết này vì thế nên được nhìn như một viên gạch để xây menu, chứ không phải một lời hứa rằng chỉ cần pha đúng từng mililit là quán sẽ đông khách.
Một nguyên tắc mà nhiều chủ quán rút ra sau vài tháng vận hành là công thức hay đến đâu cũng không cứu được một quy trình lỏng lẻo. Khi nhân viên thay ca liên tục, khi nguyên liệu hôm nay khác hôm qua, khi ly đồ uống ra chậm vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ cảm nhận sự thiếu ổn định trước cả khi họ kịp nhận xét về hương vị. Vì vậy, song song với việc hoàn thiện hương vị, quán cần chuẩn hóa thao tác, vị trí để đồ, thứ tự ra món và cách kiểm tra ly cuối cùng trước khi giao cho khách, những việc tưởng nhỏ nhưng quyết định trải nghiệm lặp lại.
Việc ghi chép lại quá trình thử nghiệm cũng quan trọng không kém việc nếm thử. Mỗi lần thay đổi định lượng, hãy ghi rõ ngày thử, loại nguyên liệu, tỉ lệ đã dùng và nhận xét của người nếm, kể cả những nhận xét trái chiều. Sau vài vòng thử, cuốn sổ đó trở thành tài sản thật của quán, giúp người chủ không phải thử lại từ đầu mỗi khi muốn đào tạo nhân viên mới hay khi nhà cung cấp thay đổi một loại nguyên liệu quen thuộc.
Ở góc độ kinh doanh, đừng quên quan sát hành vi của khách sau khi món đồ uống ra mắt được hai đến ba tuần. Tỉ lệ gọi lại, tỉ lệ khách chụp ảnh chia sẻ, số lời phàn nàn về độ ngọt hay độ chua và tốc độ ra món trong giờ đông đều là những tín hiệu đáng giá hơn nhiều lời khen xã giao trong ngày khai trương. Dựa trên những tín hiệu đó, quán điều chỉnh nhẹ định lượng hoặc cách giới thiệu món sẽ hiệu quả hơn hẳn việc thay đổi toàn bộ menu theo cảm tính.
Đào tạo nhân viên cho món mới cũng cần được làm bài bản, dù quán chỉ có hai ba người. Người pha chế cần được nếm phiên bản chuẩn, hiểu vì sao định lượng lại như vậy, biết lỗi nào thường gặp và cách xử lý khi nguyên liệu trong ngày không giống hệt ngày thường, chẳng hạn trái cây chua hơn hoặc ngọt hơn. Khi nhân viên hiểu bản chất thay vì chỉ thuộc lòng con số, chất lượng ly đồ uống sẽ ổn định hơn rất nhiều trong thực tế.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng menu của một quán nhỏ không cần quá dài. Một vài món làm thật tốt, ra món nhanh, cost kiểm soát được và được khách nhớ tên thường mang lại hiệu quả bền vững hơn một menu dày đặc nhưng món nào cũng ở mức trung bình. Mỗi công thức trong bài viết này vì thế nên được nhìn như một viên gạch để xây menu, chứ không phải một lời hứa rằng chỉ cần pha đúng từng mililit là quán sẽ đông khách.
