Phòng cháy chữa cháy hiếm khi nằm trong danh sách những việc người mở quán cafe háo hức tìm hiểu, nhưng đây lại là nhóm yêu cầu mà sự chủ quan có thể dẫn đến hậu quả không thể sửa chữa. Quán cafe là không gian tập trung đông người trong diện tích giới hạn, sử dụng nhiều thiết bị điện công suất lớn cùng lúc, có khu vực sinh nhiệt và thường chứa nhiều vật liệu dễ cháy trong trang trí.
Một sự cố cháy nổ tại quán không chỉ là câu chuyện thiệt hại tài sản, mà còn là an toàn tính mạng của khách, nhân viên và chính bạn, kèm theo trách nhiệm pháp lý rất nặng nề nếu cơ sở chưa đáp ứng các yêu cầu cơ bản.
Bài viết này giúp bạn hiểu khi nào quán cafe thuộc diện phải thực hiện các thủ tục và điều kiện phòng cháy chữa cháy ở mức độ nào, những hạng mục cần chuẩn bị thực tế tại quán và cách đưa nội dung này vào kế hoạch mở quán ngay từ giai đoạn chọn mặt bằng và thiết kế.
Quy định về phòng cháy chữa cháy được phân cấp theo quy mô, diện tích, số tầng và đặc điểm của công trình nơi quán đặt, nên nội dung ở đây mang tính định hướng để bạn xác định đúng trường hợp của mình và làm việc với cơ quan công an địa phương, thay vì áp dụng máy móc kinh nghiệm của một quán khác có quy mô hoàn toàn khác.
Mục lục
- Khi nào quán cafe phải đáp ứng yêu cầu phòng cháy chữa cháy
- Lối thoát nạn và bố trí mặt bằng an toàn
- Đặt quyết định này trong bức tranh tổng thể của quán
- Hệ thống điện và thiết bị: nguồn nguy cơ lớn nhất trong quán
- Trang bị phương tiện chữa cháy và huấn luyện con người
- Từ quyết định trên giấy đến vận hành thật mỗi ngày
- Đưa phòng cháy chữa cháy vào kế hoạch mở quán
- Lời kết cho người đang chuẩn bị
- Lưu ý thêm từ thực tế vận hành
Khi nào quán cafe phải đáp ứng yêu cầu phòng cháy chữa cháy
Mọi cơ sở kinh doanh đều phải bảo đảm an toàn cháy nổ ở mức cơ bản nhất như trang bị phương tiện chữa cháy tại chỗ, không che chắn lối thoát và sử dụng điện an toàn. Trên mức cơ bản đó, các yêu cầu và thủ tục được nâng dần theo mức độ nguy hiểm và quy mô: quán nằm trong tòa nhà chung cư, trung tâm thương mại hoặc công trình nhiều tầng thường phải tuân theo hệ thống phòng cháy của cả công trình và được thẩm duyệt, nghiệm thu trong tổng thể; quán quy mô lớn, nhiều tầng hoặc sức chứa đông có thể thuộc diện phải thẩm duyệt thiết kế và nghiệm thu về phòng cháy trước khi đưa vào hoạt động theo quy định hiện hành.
Điểm nhiều người mở quán bỏ sót là trách nhiệm không chỉ nằm ở bản thân mặt bằng quán mà còn ở công trình chứa nó. Một mặt bằng trông hoàn hảo về kinh doanh nhưng nằm trong công trình chưa được nghiệm thu phòng cháy hoặc lối thoát hiểm chung không đạt yêu cầu có thể khiến quán của bạn không thể hoàn thiện thủ tục dù phần nội thất bên trong làm đúng mọi thứ.
Vì vậy, tình trạng pháp lý về phòng cháy của tòa nhà là một trong những câu hỏi cần đặt ra cho chủ cho thuê ngay trong giai đoạn khảo sát mặt bằng, trước khi bạn bỏ tiền thi công vào một nơi có nền tảng thủ tục chưa rõ ràng.
Lối thoát nạn và bố trí mặt bằng an toàn
Yêu cầu quan trọng bậc nhất trong thực tế là lối thoát nạn: khách và nhân viên phải có đường thoát ra nơi an toàn một cách nhanh chóng khi có sự cố. Với quán nhiều tầng hoặc diện tích lớn, số lượng và chiều rộng lối thoát, cầu thang và cửa thoát hiểm phải đáp ứng quy định tương ứng và tuyệt đối không được dùng làm kho chứa đồ, không bị khóa hoặc bị bàn ghế che chắn trong giờ hoạt động.
Đây là lỗi vi phạm rất phổ biến ở các quán cafe tận dụng mọi mét vuông để kê thêm bàn hoặc trữ đồ, và nó vô hiệu hóa toàn bộ ý nghĩa của lối thoát hiểm vào đúng thời điểm cần nhất.
Trong thiết kế nội thất, bạn cũng cần cân nhắc vật liệu và bố cục theo hướng an toàn: hạn chế vật liệu trang trí dễ cháy lan ở diện rộng, đặc biệt quanh khu vực có nguồn nhiệt và thiết bị điện; bố trí khu vực bếp hoặc nơi đun nấu tách biệt hợp lý với khu vực khách; bảo đảm hệ thống chiếu sáng sự cố và biển chỉ dẫn thoát hiểm ở những vị trí cần thiết theo quy mô.
Những quyết định này nếu được tính từ bản vẽ sẽ gần như không làm tăng chi phí đáng kể, trong khi sửa đổi sau khi quán đã hoàn thiện và đi vào vận hành luôn đắt và phiền hơn nhiều.
Đặt quyết định này trong bức tranh tổng thể của quán
Mọi quyết định riêng lẻ khi mở quán đều liên kết chặt với nhau, và phòng cháy chữa cháy cho quán cafe cũng không đứng ngoài mối liên kết đó. Một lựa chọn tưởng như chỉ liên quan đến một hạng mục thường kéo theo hệ quả ở mặt bằng, nhân sự và dòng tiền. Vì vậy, trước khi chốt bất kỳ phương án nào, hãy đặt nó cạnh bản dự toán tổng thể và tự hỏi nó làm thay đổi những con số nào khác.
Nếu bạn chưa có một bản dự toán đủ chi tiết để trả lời câu hỏi đó, hãy bắt đầu từ việc bóc tách toàn bộ chi phí, như cách bài viết về chi phí mở quán cafe gồm những khoản nào đã hệ thống, để mọi quyết định về sau đều dựa trên một bức tranh đầy đủ thay vì những mảnh rời rạc.
Một thói quen rất đáng xây ngay từ giai đoạn chuẩn bị là ghi lại lý do đằng sau mỗi quyết định lớn. Vài tháng sau ngày khai trương, khi quán đã vận hành và bạn muốn rà soát lại vì sao mình chọn phương án hiện tại, những ghi chép này sẽ giúp phân biệt đâu là quyết định đúng cần giữ, đâu là quyết định bị hoàn cảnh lúc đó ép buộc và nên được thay đổi khi điều kiện đã khác.
Quán cafe là một công việc dài hơi, và người chủ có hệ thống ghi chép cùng đánh giá thường cải tiến nhanh hơn hẳn người chỉ dựa vào trí nhớ và cảm tính.
Hệ thống điện và thiết bị: nguồn nguy cơ lớn nhất trong quán
Phần lớn các vụ cháy tại cơ sở kinh doanh nhỏ bắt nguồn từ sự cố điện, và quán cafe là môi trường đặc thù nguy cơ cao vì số lượng thiết bị công suất lớn chạy đồng thời rất nhiều: máy pha, máy xay, lò nướng, tủ lạnh, máy làm đá, điều hòa và hệ thống chiếu sáng.
Yêu cầu cốt lõi là hệ thống điện phải được thiết kế và thi công đúng tải, có thiết bị bảo vệ phù hợp cho từng nhánh, dây dẫn và ổ cắm đạt chất lượng, tuyệt đối tránh thói quen cắm nối tiếp nhiều thiết bị công suất lớn vào cùng một ổ chia tạm bợ phía sau quầy bar. Đây cũng là lý do khâu tính tải điện cần được làm cùng thợ điện có chuyên môn ngay từ giai đoạn thiết kế quầy.
Bên cạnh điện, các nguồn nhiệt và nhiên liệu nếu quán có sử dụng như bếp gas cho khu đồ ăn, nến trang trí hoặc thiết bị hâm nóng cần được quản lý bằng quy tắc rõ ràng: vị trí đặt tách khỏi vật dễ cháy, van và đường dẫn được kiểm tra định kỳ, không tích trữ nhiên liệu vượt nhu cầu trong khu vực đông người. Nhân viên cần được hướng dẫn tắt và khóa các nguồn này đúng quy trình khi đóng cửa, vì không ít sự cố xảy ra vào ban đêm khi quán không người.
Một danh mục kiểm tra đóng cửa có mục riêng cho điện và nguồn nhiệt là biện pháp đơn giản mà hiệu quả, rẻ hơn bất kỳ thiết bị nào.
Trang bị phương tiện chữa cháy và huấn luyện con người
Về trang bị, quán cần có bình chữa cháy phù hợp chủng loại và số lượng theo quy mô, được đặt ở vị trí dễ thấy, dễ lấy và được kiểm tra, bảo dưỡng, nạp sạc đúng hạn. Bình chữa cháy hết hạn hoặc bị đồ đạc che khuất chỉ tạo cảm giác an toàn giả tạo. Tùy quy mô và yêu cầu áp dụng, cơ sở có thể cần thêm các trang bị như hệ thống báo cháy, đèn chiếu sáng sự cố hoặc họng nước chữa cháy của công trình.
Điều quan trọng là mọi trang bị đều phải khớp với hồ sơ và yêu cầu của công trình nơi quán hoạt động, nên việc tham khảo trực tiếp cơ quan phòng cháy tại địa bàn trước khi mua sắm số lượng lớn là bước nên làm.
Trang bị chỉ phát huy tác dụng khi con người biết dùng. Chủ quán và nhân viên cốt lõi cần được tập huấn kiến thức phòng cháy cơ bản và biết cách sử dụng bình chữa cháy, cách xử lý khi phát hiện cháy ở giai đoạn mới phát sinh, cách hướng dẫn khách thoát nạn và số điện thoại khẩn cấp. Theo quy định, nhiều cơ sở thuộc diện phải thành lập đội phòng cháy cơ sở và tổ chức tập huấn định kỳ cho nhân viên.
Dù quán của bạn thuộc diện nào, một buổi hướng dẫn nội bộ nghiêm túc mỗi khi có nhân viên mới và diễn tập xử lý tình huống giả định vài lần trong năm là khoản đầu tư thời gian rất nhỏ so với sự bình tĩnh mà nó mang lại khi sự cố thật xảy ra.
Từ quyết định trên giấy đến vận hành thật mỗi ngày
Quyết định đúng mới là một nửa công việc, nửa còn lại nằm ở cách nó được đưa vào vận hành mỗi ngày. Nếu bạn đã có một quy trình setup rõ ràng cho toàn bộ quán, hãy đưa nội dung của bài viết này thành một mục trong quy trình đó, có người phụ trách và có điểm kiểm tra cụ thể.
Bạn có thể tham khảo cách tổ chức toàn bộ quá trình trong bài viết về setup quán cafe từ A đến Z để bảo đảm hạng mục đang xét không bị rơi khỏi danh sách trong những ngày bận rộn nhất trước khai trương, thời điểm mà những việc không nằm trong quy trình thường bị lãng quên nhất.
Cuối cùng, hãy dành thời gian học từ những người đã đi trước thay vì trả học phí cho mọi bài học bằng chính tiền của mình. Tập hợp kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới cho thấy phần lớn sai lầm tốn kém đều lặp lại qua nhiều thế hệ chủ quán: đánh giá thấp chi phí cố định, xem nhẹ đào tạo con người, bỏ qua hồ sơ thủ tục và kỳ vọng doanh thu thiếu kiên nhẫn.
Đọc những bài học đó trong giai đoạn chuẩn bị có thể không giúp bạn tránh được mọi sai lầm, nhưng chắc chắn giúp bạn tránh được những sai lầm đắt nhất và phổ biến nhất.
Đưa phòng cháy chữa cháy vào kế hoạch mở quán
Cách làm hiệu quả nhất là xử lý nội dung này theo ba thời điểm. Khi chọn mặt bằng, hãy kiểm tra tình trạng thủ tục phòng cháy của công trình và điều kiện lối thoát sẵn có. Khi thiết kế và thi công, hãy chốt bố trí lối thoát, hệ thống điện và vật liệu trang trí theo hướng an toàn, đồng thời xác định với cơ quan chức năng địa bàn xem quán thuộc diện thủ tục nào để chuẩn bị hồ sơ song song.
Trước ngày khai trương, hoàn tất trang bị, hồ sơ và tập huấn cho nhân viên, rồi đưa việc kiểm tra định kỳ vào lịch vận hành của quán giống như kiểm kê hay bảo trì thiết bị.
Tóm lại, phòng cháy chữa cháy cho quán cafe không phải là thủ tục để làm cho xong, mà là một phần của trách nhiệm với con người đang ngồi trong quán của bạn mỗi ngày. Các yêu cầu sẽ khác nhau theo quy mô, nhưng tinh thần chung thì không đổi: thoát nạn thông suốt, điện an toàn, trang bị sẵn sàng và con người biết cách ứng xử.
Người chủ quán chuẩn bị tốt phần việc ít hào nhoáng này thường cũng là người vận hành quán chỉn chu ở mọi mặt khác, và khách hàng cảm nhận được sự chỉn chu đó dù họ không bao giờ phải dùng đến chiếc bình chữa cháy đặt gọn gàng ở góc quầy.
Lời kết cho người đang chuẩn bị
Nếu trong quá trình chuẩn bị, bạn nhận ra phần mình còn thiếu nhất là tay nghề pha chế và tư duy xây menu, việc học bài bản trước khi mở quán sẽ tiết kiệm hơn nhiều so với học bằng thử sai trên khách thật. Namas là đơn vị đào tạo pha chế gắn với thực tế vận hành qua các thương hiệu Lofita – Tea & Coffee và Sứ Cà Phê do chính đơn vị vận hành, với chương trình thực hành khoảng 80% thời lượng, chính sách hỗ trợ học lại và cập nhật công thức trọn đời cho học viên.
Khi cần tư vấn lộ trình học phù hợp với mô hình quán đang chuẩn bị, bạn có thể liên hệ hotline 1800 6128 để được trao đổi cụ thể.
Nhìn lại toàn bộ vấn đề về phòng cháy chữa cháy cho quán cafe, điểm chung quan trọng nhất là không có quyết định nào trong quá trình mở quán nên được đưa ra vội vàng hoặc tách rời khỏi bức tranh tổng thể. Hãy làm chậm lại ở những bước không thể sửa, kiểm chứng bằng quan sát và con số thật thay vì lời hứa, và giữ lại cho quán của mình đủ dự phòng cả về tiền bạc lẫn thời gian để xử lý những điều bất ngờ chắc chắn sẽ đến.
Một quán cafe được chuẩn bị như vậy có thể không mở nhanh nhất khu phố, nhưng sẽ là quán có nền móng vững nhất, và trong ngành này, nền móng mới là thứ quyết định ai còn ở lại sau năm đầu tiên.
Lưu ý thêm từ thực tế vận hành
Một lưu ý thực tế nữa liên quan đến cách bạn theo dõi kết quả sau khi đã ra quyết định là hãy chọn vài chỉ số đơn giản và nhìn chúng đều đặn theo tuần, thay vì đánh giá mọi thứ bằng cảm giác của những ngày đông hoặc vắng khách cá biệt. Với quán cafe, các chỉ số nền tảng gồm doanh thu trung bình ngày, số ly bán ra theo khung giờ, tỷ lệ chi phí nguyên liệu trên doanh thu và số khách quay lại mà bạn nhận diện được.
Những con số này không cần hệ thống phức tạp, một cuốn sổ hoặc bảng tính được cập nhật trung thực mỗi ngày là đủ để sau một tháng bạn đã có bức tranh đáng tin cậy đầu tiên về sức khỏe của quán, làm cơ sở cho mọi điều chỉnh tiếp theo về menu, nhân sự và chi phí.
