Thuê đơn vị setup quán cafe: khi nào đáng tiền, khi nào nên tự làm là câu hỏi tưởng như chỉ liên quan tới tiền bạc hoặc dịch vụ, nhưng thực chất nó quyết định nhịp vận hành của quán trong ít nhất một năm đầu tiên. Nhiều người mới dành gần như toàn bộ sự chú ý cho ngày khai trương, trong khi những vấn đề được bàn trong bài viết này lại âm thầm quyết định việc quán có đủ sức đi đường dài hay không. Bài viết đi vào từng khía cạnh một cách thực tế, với những con số và tỉ lệ ở mức tham khảo phổ biến, để bạn tự đối chiếu với hoàn cảnh của chính mình.
Một lưu ý trước khi đi vào chi tiết: mỗi quán có một bài toán riêng về mặt bằng, khu vực khách và nguồn vốn, nên không một lời khuyên nào đúng tuyệt đối cho mọi trường hợp. Điều bạn cần lấy từ bài viết là cách tư duy và những câu hỏi cần tự trả lời, thay vì một con số áp dụng máy móc. Khi cách tư duy đã rõ, việc điều chỉnh con số cho vừa với quán của mình sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Mục lục
Bài toán tự làm hay thuê setup
Tự setup giúp tiết kiệm một khoản phí dịch vụ và cho chủ quán cảm giác kiểm soát mọi thứ, nhưng đổi lại là thời gian thử sai kéo dài và nguy cơ mua sai thiết bị, chọn sai menu. Thuê đơn vị setup tốn tiền ngay từ đầu, nhưng mua được kinh nghiệm của những người đã làm nhiều quán và một quy trình có sẵn. Câu hỏi đúng không phải cách nào rẻ hơn tuyệt đối, mà là cách nào rẻ hơn khi tính cả chi phí của những sai lầm có thể tránh được.
Hãy thử viết những điều này ra giấy thay vì chỉ nghĩ trong đầu, bởi rất nhiều vấn đề của quán nhỏ bắt đầu từ khoảng cách giữa điều chủ quán tưởng và điều thực tế đang diễn ra. Một bảng tính đơn giản, một cuốn sổ ghi chép đều đặn và thói quen nhìn lại số liệu mỗi tuần sẽ giúp bạn phát hiện vấn đề khi chúng còn nhỏ, thay vì chỉ nhận ra khi tiền trong tài khoản đã xuống mức báo động.
Khi nào thuê setup đáng tiền
Thuê setup đặc biệt đáng tiền khi bạn là người mới hoàn toàn, khi mặt bằng có tiền thuê cao không cho phép thử sai lâu, khi mô hình quán phức tạp với nhiều nhóm đồ uống, hoặc khi bạn còn đang đi làm công việc khác và không thể túc trực toàn thời gian cho quá trình setup. Trong những trường hợp này, mỗi tuần rút ngắn được thời gian khai trương và mỗi sai lầm lớn tránh được đều có giá trị tiền bạc rất cụ thể.
Kinh nghiệm từ nhiều quán đã vận hành ổn định cho thấy những quyết định tốt nhất thường không đến từ cảm hứng nhất thời, mà đến từ việc so sánh ít nhất hai phương án với đầy đủ chi phí và rủi ro của từng phương án. Dù bạn đang cân nhắc một khoản chi hay một thỏa thuận với đối tác, hãy tập thói quen hỏi thêm một báo giá, một ý kiến thứ hai và một kịch bản xấu nhất có thể xảy ra, trước khi đặt bút ký hoặc chuyển tiền.
Nếu đang lên kế hoạch cho quán, phần bóc tách chi phí mở quán cafe cho người mới sẽ giúp bạn nối món đồ uống này với khâu chuẩn bị tổng thể, từ chọn nguyên liệu, định lượng cho tới cách sắp xếp công việc trong ca bán hàng.
Khi nào nên tự làm
Nếu mô hình của bạn nhỏ và đơn giản như một xe take away hoặc một quầy đồ uống trong khu vực đã quen thuộc, nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc tại quán hoặc đã học pha chế bài bản, và nếu ngân sách rất eo hẹp, tự setup từng bước có thể là lựa chọn hợp lý hơn. Nhiều chủ quán chọn con đường trung gian: tự làm phần không gian và thủ tục, chỉ thuê tư vấn riêng cho menu và đào tạo, vốn là phần khó tự làm nhất.
Cũng cần nói rõ rằng sự thận trọng không đồng nghĩa với chần chừ. Thị trường đồ uống thay đổi nhanh, mặt bằng tốt không chờ ai và mùa bán hàng cao điểm trôi qua rất nhanh. Thận trọng ở đây là làm rõ những điều có thể làm rõ trước khi quyết định, còn khi đã đủ thông tin, người làm kinh doanh cần quyết đoán và chịu trách nhiệm với lựa chọn của mình, thay vì mãi đi tìm một phương án hoàn hảo không tồn tại.
Cách chọn đơn vị setup đáng tin
Một đơn vị setup đáng tin phải có quán thật đang vận hành để bạn tới xem và nếm thử, có hợp đồng liệt kê hạng mục rõ ràng, và sẵn sàng nói về những gì họ không làm được. Hãy cảnh giác với những lời hứa doanh thu chắc chắn hoặc cam kết hoàn vốn trong thời gian ngắn, bởi không đơn vị nào kiểm soát được thị trường thay cho bạn. Giá trị thật của họ nằm ở quy trình, công thức và đào tạo, không nằm ở lời hứa.
Trong quá trình thực hiện, đừng ngại tìm tới những người đã đi trước để học phần kinh nghiệm không có trong sách vở. Đó có thể là chủ của một quán đang hoạt động tốt ở khu vực khác, một người thầy dạy pha chế và setup quán, hoặc chính nhà cung cấp nguyên liệu đã phục vụ nhiều quán tương tự. Những cuộc trò chuyện như vậy thường tiết kiệm cho bạn nhiều tiền hơn bất kỳ khóa học lý thuyết nào, miễn là bạn biết lắng nghe và chọn lọc.
Một tham chiếu hữu ích khác là quy trình setup quán cafe từ A đến Z, bởi một món ngon trên giấy chỉ thực sự hiệu quả khi nó được đặt trong một menu có cấu trúc rõ ràng và được đội ngũ thực hiện đúng chuẩn mỗi ngày.
Làm việc với đơn vị setup sao cho hiệu quả
Sau khi ký, chủ quán vẫn phải tham gia sâu vào các quyết định về menu, mức giá và phong cách quán, thay vì phó mặc toàn bộ rồi nhận lại một quán không giống mình. Hãy yêu cầu được nếm và duyệt từng món, được đào tạo cùng nhân viên và giữ lại toàn bộ tài liệu bàn giao. Giai đoạn hỗ trợ sau khai trương cũng cần được dùng triệt để để chỉnh những lỗi chỉ lộ ra khi quán vận hành với khách thật.
Một điểm nữa là mọi thỏa thuận và kế hoạch đều cần được xem lại sau một khoảng thời gian vận hành thực tế. Kế hoạch lập ra khi quán chưa mở cửa chắc chắn có những chỗ không còn đúng sau ba tháng bán hàng, và việc điều chỉnh chúng là dấu hiệu của sự tỉnh táo chứ không phải thất bại. Hãy đặt lịch xem lại định kỳ cho những vấn đề lớn của quán, giống như cách bạn kiểm kê nguyên liệu mỗi tuần.
Chi phí setup trong bức tranh tổng thể
Phí setup chỉ nên là một phần trong ngân sách mở quán và không bao giờ được ăn vào quỹ dự phòng vận hành sau khai trương. Một quán được setup đẹp nhưng không còn tiền dự phòng vẫn rủi ro như thường. Vì vậy, hãy quyết định thuê hay tự làm ngay từ khi lập ngân sách tổng, để mọi khoản đều nằm trong một kế hoạch thống nhất thay vì phát sinh theo cảm hứng.
Cuối cùng, hãy giữ cho mình một khoảng lùi cảm xúc khi đánh giá tình hình của quán. Người chủ quán vừa là người đầu tư, vừa là người vận hành, rất dễ hoặc quá lạc quan khi doanh thu vài ngày tăng, hoặc quá bi quan khi một tuần vắng khách. Nhìn vào số liệu theo tháng và theo quý, so sánh với cùng kỳ và với kế hoạch ban đầu, sẽ cho bạn bức tranh trung thực hơn nhiều so với cảm xúc của từng ngày.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới để so sánh cách làm, cách tính cost và cách trình bày, từ đó điều chỉnh phiên bản của quán mình sao cho vừa giữ được bản sắc vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Kết luận
Tóm lại, vấn đề về thuê đơn vị setup quán cafe không có đáp án đóng gói sẵn, nhưng nó hoàn toàn có thể được xử lý tốt nếu người chủ quán chịu khó tính toán trước, thỏa thuận rõ ràng và giữ lại cho mình những khoảng dự phòng cần thiết. Quán đồ uống là một cuộc chạy đường dài, và những quyết định tài chính, tổ chức được làm đúng ngay từ đầu sẽ lặng lẽ bảo vệ bạn trong suốt chặng đường đó. Nếu cần một nơi vừa học pha chế vừa được tư vấn setup thực tế, bạn có thể tìm hiểu thêm các chương trình của Namas, đơn vị có hơn 8 năm kinh nghiệm và hơn 20.000 học viên theo Namas công bố, hoặc liên hệ hotline 1800 6128 để được tư vấn trực tiếp.
Một nguyên tắc mà nhiều chủ quán rút ra sau vài tháng vận hành là công thức hay đến đâu cũng không cứu được một quy trình lỏng lẻo. Khi nhân viên thay ca liên tục, khi nguyên liệu hôm nay khác hôm qua, khi ly đồ uống ra chậm vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ cảm nhận sự thiếu ổn định trước cả khi họ kịp nhận xét về hương vị. Vì vậy, song song với việc hoàn thiện hương vị, quán cần chuẩn hóa thao tác, vị trí để đồ, thứ tự ra món và cách kiểm tra ly cuối cùng trước khi giao cho khách, những việc tưởng nhỏ nhưng quyết định trải nghiệm lặp lại.
Việc ghi chép lại quá trình thử nghiệm cũng quan trọng không kém việc nếm thử. Mỗi lần thay đổi định lượng, hãy ghi rõ ngày thử, loại nguyên liệu, tỉ lệ đã dùng và nhận xét của người nếm, kể cả những nhận xét trái chiều. Sau vài vòng thử, cuốn sổ đó trở thành tài sản thật của quán, giúp người chủ không phải thử lại từ đầu mỗi khi muốn đào tạo nhân viên mới hay khi nhà cung cấp thay đổi một loại nguyên liệu quen thuộc.
Ở góc độ kinh doanh, đừng quên quan sát hành vi của khách sau khi món đồ uống ra mắt được hai đến ba tuần. Tỉ lệ gọi lại, tỉ lệ khách chụp ảnh chia sẻ, số lời phàn nàn về độ ngọt hay độ chua và tốc độ ra món trong giờ đông đều là những tín hiệu đáng giá hơn nhiều lời khen xã giao trong ngày khai trương. Dựa trên những tín hiệu đó, quán điều chỉnh nhẹ định lượng hoặc cách giới thiệu món sẽ hiệu quả hơn hẳn việc thay đổi toàn bộ menu theo cảm tính.
Đào tạo nhân viên cho món mới cũng cần được làm bài bản, dù quán chỉ có hai ba người. Người pha chế cần được nếm phiên bản chuẩn, hiểu vì sao định lượng lại như vậy, biết lỗi nào thường gặp và cách xử lý khi nguyên liệu trong ngày không giống hệt ngày thường, chẳng hạn trái cây chua hơn hoặc ngọt hơn. Khi nhân viên hiểu bản chất thay vì chỉ thuộc lòng con số, chất lượng ly đồ uống sẽ ổn định hơn rất nhiều trong thực tế.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng menu của một quán nhỏ không cần quá dài. Một vài món làm thật tốt, ra món nhanh, cost kiểm soát được và được khách nhớ tên thường mang lại hiệu quả bền vững hơn một menu dày đặc nhưng món nào cũng ở mức trung bình. Mỗi công thức trong bài viết này vì thế nên được nhìn như một viên gạch để xây menu, chứ không phải một lời hứa rằng chỉ cần pha đúng từng mililit là quán sẽ đông khách.
Một nguyên tắc mà nhiều chủ quán rút ra sau vài tháng vận hành là công thức hay đến đâu cũng không cứu được một quy trình lỏng lẻo. Khi nhân viên thay ca liên tục, khi nguyên liệu hôm nay khác hôm qua, khi ly đồ uống ra chậm vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ cảm nhận sự thiếu ổn định trước cả khi họ kịp nhận xét về hương vị. Vì vậy, song song với việc hoàn thiện hương vị, quán cần chuẩn hóa thao tác, vị trí để đồ, thứ tự ra món và cách kiểm tra ly cuối cùng trước khi giao cho khách, những việc tưởng nhỏ nhưng quyết định trải nghiệm lặp lại.
Việc ghi chép lại quá trình thử nghiệm cũng quan trọng không kém việc nếm thử. Mỗi lần thay đổi định lượng, hãy ghi rõ ngày thử, loại nguyên liệu, tỉ lệ đã dùng và nhận xét của người nếm, kể cả những nhận xét trái chiều. Sau vài vòng thử, cuốn sổ đó trở thành tài sản thật của quán, giúp người chủ không phải thử lại từ đầu mỗi khi muốn đào tạo nhân viên mới hay khi nhà cung cấp thay đổi một loại nguyên liệu quen thuộc.
Ở góc độ kinh doanh, đừng quên quan sát hành vi của khách sau khi món đồ uống ra mắt được hai đến ba tuần. Tỉ lệ gọi lại, tỉ lệ khách chụp ảnh chia sẻ, số lời phàn nàn về độ ngọt hay độ chua và tốc độ ra món trong giờ đông đều là những tín hiệu đáng giá hơn nhiều lời khen xã giao trong ngày khai trương. Dựa trên những tín hiệu đó, quán điều chỉnh nhẹ định lượng hoặc cách giới thiệu món sẽ hiệu quả hơn hẳn việc thay đổi toàn bộ menu theo cảm tính.
Đào tạo nhân viên cho món mới cũng cần được làm bài bản, dù quán chỉ có hai ba người. Người pha chế cần được nếm phiên bản chuẩn, hiểu vì sao định lượng lại như vậy, biết lỗi nào thường gặp và cách xử lý khi nguyên liệu trong ngày không giống hệt ngày thường, chẳng hạn trái cây chua hơn hoặc ngọt hơn. Khi nhân viên hiểu bản chất thay vì chỉ thuộc lòng con số, chất lượng ly đồ uống sẽ ổn định hơn rất nhiều trong thực tế.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng menu của một quán nhỏ không cần quá dài. Một vài món làm thật tốt, ra món nhanh, cost kiểm soát được và được khách nhớ tên thường mang lại hiệu quả bền vững hơn một menu dày đặc nhưng món nào cũng ở mức trung bình. Mỗi công thức trong bài viết này vì thế nên được nhìn như một viên gạch để xây menu, chứ không phải một lời hứa rằng chỉ cần pha đúng từng mililit là quán sẽ đông khách.
