Tết Nguyên đán là giai đoạn đặc biệt nhất trong năm của ngành dịch vụ tại Việt Nam: một bộ phận khách hàng về quê khiến nhiều quán đóng cửa nghỉ, trong khi những quán mở bán xuyên Tết tại các đô thị và khu du lịch lại đón lượng khách tăng mạnh từ nhu cầu gặp gỡ, du xuân. Quyết định mở hay nghỉ, và nếu mở thì tổ chức nhân sự, lương thưởng và menu ra sao, là bài toán quản trị cần được tính trước hàng tháng chứ không phải quyết định cảm tính những ngày cuối năm.
Bài viết này hệ thống những nội dung cốt lõi của kế hoạch trực Tết cho quán cafe và đồ uống.
Mục lục
- Quyết định mở bán xuyên Tết hay nghỉ: phép tính cần làm từ sớm
- Nhân sự và lương thưởng ngày Tết: minh bạch, đúng luật và có tình
- Menu ngày Tết: rút gọn để phục vụ nhanh, thêm điểm nhấn để khách nhớ
- Không khí quán và trải nghiệm khách trong những ngày đầu năm
- Sau Tết: tổng kết, tri ân đội ngũ và rút kinh nghiệm cho chu kỳ sau
- Bảo trì và tổng vệ sinh: việc nên làm trước thềm mùa Tết dù mở hay nghỉ
- Dòng tiền mùa Tết: chuẩn bị cho cả đỉnh doanh thu lẫn khoảng lặng sau lễ
- Truyền thông lịch hoạt động Tết: việc nhỏ cứu quán khỏi nhiều hiểu lầm
- An toàn trong những ngày vận hành với đội hình mỏng
- Lời kết: một mùa Tết được tổ chức tốt là tài sản cho cả năm
- Gợi ý phân đợt nghỉ cho đội ngũ ở quán mở xuyên Tết
- Lịch trình chuẩn bị ngược dòng: bắt đầu từ hai tháng trước Tết
Quyết định mở bán xuyên Tết hay nghỉ: phép tính cần làm từ sớm
Quyết định này nên dựa trên dữ kiện của chính điểm bán thay vì làm theo số đông: lưu lượng khách khu vực trong các kỳ Tết trước nếu quán đã hoạt động đủ lâu, đặc điểm khu vực là nơi người dân rời đi hay nơi du khách đổ về, và khả năng huy động nhân sự tình nguyện ở mức tối thiểu để vận hành. Một quán tại khu dân cư mà phần lớn khách quen về quê dài ngày có thể nghỉ Tết hoàn toàn hợp lý và dùng thời gian đó để bảo trì, tổng vệ sinh và cho đội ngũ nghỉ ngơi trọn vẹn.
Ngược lại, quán tại khu du lịch, phố đi bộ hoặc gần các điểm vui chơi xuân gần như bắt buộc phải mở vì đây là mùa doanh thu cao điểm nhất năm. Dù chọn phương án nào, quyết định cũng cần được chốt và thông báo sớm cho đội ngũ cũng như khách hàng qua các kênh của quán, để nhân viên chủ động kế hoạch cá nhân và khách không bị hụt hẫng.
Các con số chi phí trong phép tính này cần được xây dựng trên nền tảng quản trị chi phí bài bản như hướng dẫn trong bài cách tính giá cost đồ uống: công thức, ví dụ thực tế và ngưỡng cost an toàn cho quán.
Nhân sự và lương thưởng ngày Tết: minh bạch, đúng luật và có tình
Khung pháp lý lao động Việt Nam quy định rõ mức lương tối thiểu cho lao động làm việc vào ngày lễ, Tết — người sử dụng lao động cần tuân thủ đúng các quy định hiện hành về tiền lương làm thêm giờ và ngày lễ, đồng thời tham khảo văn bản cập nhật tại thời điểm áp dụng.
Trên nền tảng tuân thủ đó, các quán vận hành tốt xây dựng chính sách trực Tết theo hướng tình nguyện trước, bắt buộc sau: khảo sát nguyện vọng của đội ngũ từ sớm, ưu tiên sắp xếp cho nhân viên ở xa được về quê vào một trong hai đợt trước hoặc sau Tết, và có chính sách thưởng bổ sung, hỗ trợ ăn ở, đi lại cho những người ở lại trực trong những ngày cao điểm nhất. Lịch trực cần được công bố sớm và công bằng, tránh tình trạng dồn hết ngày khó cho một nhóm nhân viên cố định qua nhiều năm.
Đối với nhân viên thời vụ huy động riêng cho dịp Tết, quán vẫn phải đảm bảo đào tạo tối thiểu về các món trong menu rút gọn và quy trình phục vụ trước khi xếp ca độc lập. Sự minh bạch và chu đáo trong khâu này quyết định trực tiếp tinh thần phục vụ của đội ngũ trong những ngày khách đông và áp lực nhất, một yếu tố gắn liền với hình ảnh thương hiệu được xây dựng nhất quán như tinh thần trong bài xây dựng menu quán cafe, trà sữa: từ chọn món, định giá đến thiết kế menu bán chạy.
Menu ngày Tết: rút gọn để phục vụ nhanh, thêm điểm nhấn để khách nhớ
Với đội ngũ mỏng hơn thường lệ và lượng khách đông bất thường, menu ngày Tết nên được rút gọn có chủ đích vào những món bán chạy nhất, thao tác đơn giản nhất và ít phụ thuộc vào nguyên liệu tươi khó dự trữ trong những ngày chuỗi cung ứng nghỉ lễ. Song song với sự rút gọn, quán có thể bổ sung một đến hai món hoặc thức uống giới hạn mang chủ đề xuân — sử dụng nguyên liệu và tên gọi gợi không khí Tết — để tạo lý do truyền thông và cảm giác mới mẻ cho khách du xuân.
Nguyên liệu cho cả giai đoạn Tết cần được đặt hàng và dự trữ từ trước kỳ nghỉ của nhà cung cấp, với tính toán lượng tiêu thụ dựa trên kỳ Tết trước cộng hệ số an toàn hợp lý, đặc biệt với các mặt hàng thiết yếu như sữa, đá, ly và các nguyên liệu nền. Giá bán trong dịp Tết cần được niêm yết minh bạch nếu có phụ thu, theo đúng quy định và thông lệ địa phương, tránh mọi hình thức tăng giá thiếu thông báo gây mất thiện cảm.
Triết lý menu gọn mà hiệu quả này nhất quán với các nguyên tắc trong bài menu quán nên có bao nhiêu món: bài học từ những quán menu dài mà vẫn lỗ.
Không khí quán và trải nghiệm khách trong những ngày đầu năm
Khách ghé quán trong ngày Tết mang theo một tâm trạng đặc biệt: họ tìm kiếm không khí vui tươi, lời chúc đầu năm và những khoảnh khắc sum họp. Việc trang trí xuân ở mức vừa phải, lời chúc Tết thống nhất từ đội ngũ, và có thể là những nghi thức nhỏ như lì xì tượng trưng cho khách đầu tiên của năm hay cho trẻ em đi cùng gia đình, tạo ra giá trị cảm xúc vượt xa chi phí bỏ ra.
Đây cũng là dịp tốt để quán chăm sóc tệp khách du khách và khách vãng lai xa — những người chỉ ghé một lần trong năm nhưng có thể trở thành tiếng nói giới thiệu quán đến cộng đồng của họ. Đội ngũ trực Tết cần được dặn dò đặc biệt về sự kiên nhẫn và niềm nở, bởi lượng khách đông cùng thời gian chờ dài hơn thường lệ là điều kiện dễ phát sinh căng thẳng ở cả hai phía quầy.
Sau Tết: tổng kết, tri ân đội ngũ và rút kinh nghiệm cho chu kỳ sau
Ngay khi giai đoạn cao điểm kết thúc, quán nên tổ chức một buổi tổng kết ngắn gọn: đối chiếu doanh thu và chi phí thực tế với kế hoạch, ghi nhận những điểm vận hành tốt và những điểm nghẽn đã xảy ra, đồng thời thực hiện các cam kết thưởng, ngày nghỉ bù cho đội ngũ trực Tết một cách kịp thời và đầy đủ.
Việc ghi lại toàn bộ dữ kiện và bài học của kỳ Tết này vào hồ sơ vận hành sẽ biến mỗi mùa Tết thành một lần tổ chức dễ dàng hơn năm trước — từ dự báo lượng khách, đặt hàng nguyên liệu đến phân ca nhân sự. Một quán đối xử tử tế với đội ngũ sau mùa cao điểm cũng chính là quán có đội ngũ sẵn lòng ở lại trực cho những mùa cao điểm tiếp theo.
Cần tư vấn vận hành và xây dựng kế hoạch cho quán đồ uống theo mùa vụ, bạn có thể liên hệ hotline 1800 6128 của Namas để được hỗ trợ.
Bảo trì và tổng vệ sinh: việc nên làm trước thềm mùa Tết dù mở hay nghỉ
Khoảng thời gian trước Tết là cửa sổ lý tưởng cho những công việc bảo trì thường bị trì hoãn trong năm vì quán không thể dừng vận hành: vệ sinh sâu toàn bộ thiết bị pha chế và hệ thống lạnh, kiểm tra và thay thế các linh kiện hao mòn, sơn sửa những khu vực xuống cấp trong không gian và kiểm kê thanh lý toàn bộ tồn kho cũ.
Với quán nghỉ Tết dài ngày, cần thêm quy trình đóng quán chuẩn gồm xử lý hết nguyên liệu tươi, vệ sinh và ngắt các thiết bị không cần thiết, bảo quản hạt và nguyên liệu khô đúng cách để quay lại sau Tết với nguyên liệu còn đạt chuẩn. Một quán khởi động năm mới trong trạng thái thiết bị và không gian tốt nhất sẽ cho chất lượng ổn định ngay từ những ngày bán đầu tiên, thay vì loay hoay xử lý sự cố trong lúc khách đầu năm đang đông.
Dòng tiền mùa Tết: chuẩn bị cho cả đỉnh doanh thu lẫn khoảng lặng sau lễ
Đặc thù dòng tiền của giai đoạn này gồm hai mặt đối lập cần được tính cùng lúc: chi phí tăng mạnh trước và trong Tết do lương thưởng, giá nguyên liệu và chi phí dự trữ, trong khi ngay sau kỳ nghỉ lễ thường là một khoảng lặng doanh thu khi khách hàng thắt chặt chi tiêu và nhịp sống chưa trở lại bình thường. Quản trị dòng tiền khôn ngoan là trích lập sẵn quỹ dự phòng cho giai đoạn sau Tết từ chính doanh thu cao điểm, thay vì tiêu hết phần thặng dư của mùa lễ vào các quyết định mở rộng vội vàng.
Các quán có thâm niên thường coi mùa Tết là bài kiểm tra sức khỏe tài chính của cả năm: một quán đi qua được cả đỉnh lẫn đáy của chu kỳ này với dòng tiền ổn định mới thật sự có nền tảng tăng trưởng bền vững.
Truyền thông lịch hoạt động Tết: việc nhỏ cứu quán khỏi nhiều hiểu lầm
Một nguồn phàn nàn đầu năm rất phổ biến của khách hàng là thông tin giờ mở cửa ngày Tết không chính xác trên các kênh tìm kiếm và mạng xã hội, khiến khách cất công đến nơi mới biết quán nghỉ hoặc thay đổi giờ bán. Chủ quán cần chủ động cập nhật lịch hoạt động đặc biệt của dịp Tết trên hồ sơ Google, fanpage và các nền tảng giao hàng từ sớm, đồng thời thông báo rõ các thay đổi về menu rút gọn hoặc phụ thu nếu có.
Sự chủ động thông tin này thể hiện sự tôn trọng thời gian của khách trong những ngày đầu năm bận rộn và là một phần của chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đồng thời giúp quán tránh được những đánh giá tiêu cực oan uổng không xuất phát từ chất lượng sản phẩm.
An toàn trong những ngày vận hành với đội hình mỏng
Vận hành với đội ngũ ít người hơn thường lệ đồng nghĩa mỗi cá nhân gánh nhiều vai trò hơn, và rủi ro về an toàn lao động cũng như an ninh tài sản cần được chú ý đặc biệt: bố trí tối thiểu số người an toàn cho mỗi ca, đặc biệt ca tối và ca đóng cửa; quy định rõ quy trình xử lý tiền mặt và két trong những ngày doanh thu tiền mặt tăng cao; và đảm bảo luôn có kênh liên lạc khẩn cấp với quản lý hoặc chủ quán trong mọi ca trực.
Các quán tại khu vực vắng người trong dịp Tết càng cần rà soát hệ thống chiếu sáng, khóa cửa và camera trước kỳ nghỉ. Sự an toàn của con người luôn đứng trên doanh thu của bất kỳ ngày cao điểm nào — nguyên tắc mà người quản lý cần khẳng định rõ với đội ngũ trước khi bước vào mùa trực Tết.
Lời kết: một mùa Tết được tổ chức tốt là tài sản cho cả năm
Trực Tết không chỉ là câu chuyện của mười ngày doanh thu; cách một quán tổ chức giai đoạn này phản ánh trình độ quản trị tổng thể của nó — từ tuân thủ pháp luật lao động, quản trị dòng tiền theo chu kỳ, đến sự chu đáo với cả khách hàng và đội ngũ. Những quán đi qua nhiều mùa Tết với bài bản ngày càng hoàn thiện sẽ nhận ra đây chính là giai đoạn tích lũy niềm tin nội bộ và hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ nhất trong năm.
Chuẩn bị sớm, tính toán bằng dữ kiện và đối xử tử tế với con người là ba chìa khóa cho một mùa Tết thành công.
Gợi ý phân đợt nghỉ cho đội ngũ ở quán mở xuyên Tết
Với quán mở bán toàn bộ kỳ nghỉ, một mô hình nhân sự được nhiều nơi áp dụng hiệu quả là chia đội ngũ thành hai nhóm nghỉ luân phiên: một nhóm nghỉ đợt đầu kỳ để về quê ăn Tết với gia đình rồi quay lại trực đợt sau, nhóm còn lại làm ngược lại, đảm bảo quán luôn có đủ nhân lực nòng cốt mà mọi người đều có một cái Tết trọn vẹn phần nào bên gia đình.
Mô hình này đòi hỏi sự bàn bạc sớm và tinh thần tương trợ trong đội, đổi lại nó giảm rõ rệt cảm giác thiệt thòi và nguy cơ nghỉ việc hàng loạt sau Tết — hiện tượng mà nhiều quán dịch vụ phải đối mặt mỗi đầu năm khi nhân viên trực Tết cảm thấy không được ghi nhận xứng đáng.
Lịch trình chuẩn bị ngược dòng: bắt đầu từ hai tháng trước Tết
Để mọi hạng mục của kế hoạch trực Tết không dồn vào những tuần cuối năm vốn đã hỗn loạn nhất, các quán có kinh nghiệm thường làm việc với một lịch trình ngược dòng rõ ràng: hai tháng trước Tết là thời điểm chốt quyết định mở hay nghỉ và khảo sát nguyện vọng nhân sự; một tháng trước là lúc khóa lịch trực, ký xác nhận chính sách thưởng với đội ngũ và đặt phần lớn nguyên liệu dự trữ; hai tuần cuối dành cho đào tạo menu rút gọn, tổng vệ sinh, bảo trì thiết bị và truyền thông lịch hoạt động tới khách hàng.
Một lịch trình được viết ra và có người chịu trách nhiệm theo dõi như vậy biến mùa Tết từ một giai đoạn bị động ứng phó thành một dự án được quản lý chủ động — sự khác biệt mà khách hàng và đội ngũ đều cảm nhận được rất rõ.
